| Закупуване на специализирано техническо оборудване, необходимо за внедряване на иновацията в бизнес процесите: 1. Планиране и подготовка на структура, функционалност и дизайн на Интернес сайт и система
1.1. Подготовка на задание към екипа за програмиране с пълно описание на желаните функционалности на системата за управление и взаимовръзките между тях
1.2. Подготовка на задание за дизайн и изработка на интернет страницата с описание на видимата за потребителя част и системата за управление на процесите
Описание на проекта и основна задача за изпълнение
Орехеро е детски учебен и арт център, който активно развива свои собствени събития, насочени както към деца, така и към родители. От 2024 година центърът разполага със собствено пространство за събития, което предлага широки възможности за организиране на детски партита и разнообразни събития за деца и родители. За ефективното управление на тези събития, както и за предоставянето и гарантирането на висок стандарт на изпълнение и качество на всеки формат, OreHHerO ще разработи и внедри своя собствена система за управление на събития, която ще използва от една страна 10 годишния опит на центъра като място за събития и организатор, а от друга страна - световният опити най-добри практики при планирането и управлението на събития. Това, което отличава предложението на OreHHerO и за което диференциране ще спомогне настоящия проект е специфичната ниша и обхват - искаме да предложим на домакините и организаторите на малки затворени събития да използват инструменти за управление на събития, които са създадени специално за техните нужди, специално за тяхното събитие и конкретно за мястото, което даваме под наем. По този начин, използвайки една обща платформа - OreHHerO като основен домакин с мястото, което отдава под наем и основен организатор с всички допълнителни услуги, които може да предложи и инициаторът на събитието (клиент на услугата) ще получат заедно един по-прозрачен, по-ефективен и по-лесен за управление процес по подготовката и провеждането на всяко събитие.
За целта на заданието и описанието на проекта, използваме следните основни понятия:
Мястото - мястото за провеждане на събития е споделеното пространство за деца на детски учебен и арт център Орехеро и се намира на ул. Оборище 22А, разполага с 180 кв.м. закрито пространство (етаж от къща) и 500 кв м двор.
Клиент - всеки инициатор и организатор на събитие, който иска да използва Мястото
Формата - формата за запитване и резервация на сайта на Мястото
Задачата за изпълнение включва изработка на интернет страница, свързана със система за вътрешно управление на процесите със следите технически изисквания:
- Интернет страница с описание на услугите и форма за запитване и резервация и възможност за индивидуален достъп
Интернет страницата ще представи информация за мястото и възможностите, които предлага за организиране на събития със снимков и видео материал и ще даде възможност на всеки клиент, желаещ да организира събитие да попълни Формата за запитване и резервация, част от която е и уникален калкулатор за изчислениена първоначалната стойност на събитието. Така клиентът получава пълна яснота за това не само дали желаната от него дата е свободна, а и къкъв би бил разходът за планираното събитие.
- Форма за резервация с калкулатор за предварителната стойност на събитието
Формата е разположена на сайта и включва набор от полета, календар за избор на дата и часови диапазон за провеждане, както и калкулаторза изчисляване на стойността на планираното събитие, който работи по предварително въведени и остойностени пера (наем, варианти на менюта за кетеринг, допълнителни услуги), които се променят на база на въведения брой гости.
- Система за вътрешно управление на събитията
Системата приема всички въведени от формата за запитване и резервация данни, след потвърждение на офертата към въведените автоматично данни започват да се доват нови, които могат да бъдат достъпни и за клиента посредством потребителско име и парола. По този начин клоентът следи статуса на своето събитие - бюджет, брой гости, промени в менюто и друти. |
41 348.25
|
0.00
|
| Внедряване на иновацията - дизайн и програмиране на Интернет сайт и вътрешна система за управление на процесите: Задачите за изпълнение като част от втората основна дейност в изпълнение на проекта, включват изработка на Интернет страница, която ще представи възможностите за организиране на събития и ще съдържа уникалната форма за запитване и резервация, разширена с калкулатор за предварително изчисление на бюджета на планираното събитие. Паралелно ще бъде изготвена и вътрешната система за управление на събития, която ще получава информация автоматично от формата за запитвания и ще се актуализира и управлява активно от екипа, работещ по организирането на събития.
- Интернет страница с описание на услугите и форма за запитване и резервация
Интернет страницата ще представи информация за мястото и възможностите, които предлага за организиране на събития със снимков и видео материал и ще даде възможност на всеки клиент, желаещ да организира събитие да попълни Формата за запитване и резервация, част от която е и уникален калкулатор за изчисление на първоначалната стойност на събитието. Така клиентът получава пълна яснота за това не само дали желаната от него дата е свободна, а и къкъв би бил разходът за планираното събитие. Едва след като види стойността на събитието, клиентът изпраща формата за запитване, която се входира в системата и съответно се получава по мейл от екипа за управление на събития, който преминава към подготовка на оферта и потвърждаване на резервацията.
- Форма за резервация с калкулатор за предварителната стойност на събитието
Формата е разположена на сайта и включва набор от полета, календар за избор на дата и часови диапазон за провеждане, както и калкулатор за изчисляване на стойността на планираното събитие, който работи по предварително въведени и остойностени пера (наем, варианти на менюта за кетеринг, допълнителни услуги), които се променят на база на въведения брой гости. В приложението с разписаната структура на формата е представена настоящата форма за запитване и новите функционалности, които следва да се отразят след приключване на проекта.
- Система за вътрешно управление на събитията
Системата приема всички въведени от формата за запитване и резервация данни, а след потвърждение на офертата към въведените автоматично данни започват да се добавят нови, които могат да бъдат достъпни и за клиента посредством потребителско име и парола. По този начин клиентът следи статуса на своето събитие - бюджет, брой гости, промени в менюто и друти. данните в системата се въвеждат от мениджърите събития като те са отговорни за отразяването на всички промени. Освен пълно описание и данни на клиента, параметри на офертата и проекта, допълнително могат да се добавят различни файлове и документи, свързани с изпълнението - така се генерира своеабразен архив за всеки клиент. Един клиент може да има множество проекти/събития, всяко събитие съдържа своите задачи в хода на изпълнение, разпределени по ангажираните с изпълнението лица. Обединяващият модул за всички ползватели на системата е календарът, който дава информация за всички текущи проекти и планирани събития и се грижи за правилното управление на времето за отдаване на пространството и спестява риска от припокриване на събития и задачи.
- Индивидуален достъп
Индивидуалният достъп се получава от клиента след потвърждаване на офертата (и капариране). Индивидуалният достъп се осъществява през предварително създаден линк, който се генерира директно от системата и който отвежда клиента на подстраница на основния сайт, на тази подстраница клиентът въвежда своето потребителско име и парола и получава достъп до всички предварително въведени от него във формата данни плюс няколко допълнения: актуален брой гости и съответно бюджет, както и достъп до всички допълнителни документи и материали - напр. файл със самата оферта, фактура, снимки от събитието, видео и т.н. Веднъж въведен, клиентът получава достъп до всички организирани събития като вече приключилите остават в архив, а текущите могат да се следят като напредък и статус. |
172 500.00
|
0.00
|
| Допълнителни услуги, свързани с внедряване на иновацията в бизнес процесите: По време на този етап ще се пусне в действие, както Интернет страницата, така и "скритата" за потребителите част от системата за управление на процесите. Това пускане представлява премахване на паролите за достъп до основния адрес на изработената страница и генериране на индивидуални пароли за достъп до екипа, който ще работи със системата за управление на процесите. Самото пускане в действие е маркиращ момент, ключова дата, която се предшества от сериозна подготовка - техническо подсигуряване и маркетингово планиране, така че след поставеното начало да могат да започнат активните действия по промотирането на мястото и услугите, които то предлага.
3. Пускане в действие
3.1. Осигуряване на необходимото оборудване за пълното функциониране и поддръжка
3.1.1. Закупуване и свързване на компютри, таблети и файлов сървър - предвидената техника включва файлов сървър (позициониран на място), на който ще се съхраняват всички генерирани преди събитията и от събитията материали като снимки и видео, в допълнение два професионални компютъра за цялостно управление на събитията и процесите, свързани с подготовката и за генериране на съдържание и визии плюс един таблет за работа на терен по време на събитията - снимки, управление на музика, менюта и заявки в движение
3.1.2. Подсигуряване на услугите, предоставяни от избраните доставчици - домейни, хостинг, интернет, наем на сървър, техническа поддръжка
3.1.3. Тестване на всички системи и отстраняване на грешки и неизправности
3.2. Маркетингова кампания
3.2.1. Създаване на план за активно поддържане с информация на Интернет страница и всички профили в социалните мрежи с минимална честота на публикуване - веднъж седмично - споделен комуникационен календар, който се подготвя един месец в аванс и се актуализира в началото на всяка седмица
3.2.2. Подготовка на план и бюджетза реклама в Google по клучови думи - прецизиране на уадитория, определяне на бюджет и период на платеното промотиране - за дефиниране на аудиториите се приемат профилите на потребителските персони, а насочването на трафика е към конкретни подстраници на сайта с услуги или активни промоции
3.2.3. Разработване на ключови събития, които да бъдат промотирани с допълнителна реклама в социалните мрежи - едно събитие на тримесечие, което да бъде създадено като отворено за външна публика с цел привличане на повече внимание и интерес и активна промоциа на това събитие в социалните мрежи като за регистрация се използва съществуващата форма за запитване, към която в падащо меню се добавя конкретното събитие (напр. Коледен фест или Великден)
3.2.4. Разработване и изпълнение на PR план на база платени публикации, интервюта и истатии в избрани медии - този етап включва идентифициране на ключови медийни партньорство и формиране на микс от платени и безплатни форми на медийно присъствие за разширяване на периметъра на покритие, целта на тези публикации е да представят мястото за провеждане на събития като локация със съответните услуги и атрибути
3.2.5. Разработване и внедряване на политика за партньорства и отстъпки на база на препоръки, взаимно споделени публикации, общи събития и бранд колаборации - въвеждането на няколко основни константни правила за фиксирани отстъпки към партньори и клиенти и за условията за колаборация - напр. всеки партньор, който ни предостави %отстъпка от продуктите или услугите си, получава същия % отстъпка от нашите услуги и всеки клиент, който иска а използва мястото безплатно може да го направи в замяна на препоръка, довеждане на нов клиент и споделяне в социалните мрежи. |
2 400.00
|
0.00
|
