| Организация и управление на проекта/Organization and project management: За целите на ефективното управление на проекта се предвижда сформиране на екип за организация и управление на проекта /ЕОУП/ в състав: ръководител проект, финансов експерт, технически експерт. Всички от експертите са служители на общината и са определени със Заповед на кмета. Целта е ефикасно управление на проекта, координиране на работата на ЕОУП, както и отчитане реализацията на дейностите. Всички предвидени длъжности по проекта, са резултат от преценката на Бенефициента за нуждите му, спрямо характера и мащабите на проектното предложение. Предвидените длъжности не се дублират по никакъв начин, като за всеки член на екипа са планирани различни и специфични задължения и отговорности. Работата на всеки представител на екипа ще допринесе за постигане на целите по проекта, както и за достигане на предвидените индикатори. През цялото времетраене на проекта екипът по проекта ще провежда екипни срещи, на които ще се обсъжда текущото изпълнение, евентуални трудности и проблеми при реализация на дейностите. Ще подготвя доклади по проекта /съгласно изискванията на ПО/, като следи за постигане на заложените индикатори. Екипът ще изготвя междинни технически и финансови отчети, а в края на проекта, ще бъдат изготвени окончателен технически и финансов отчет. Екипът ще следи за прецизното оформяне на всички приложими документи, съгласно указанията, и ще работят съвместно с представителите на партньора.
The efficient management of project determines a team of experts including team leader, financial expert and technical. All of the experts are working in the Municipality and will be defined by a mayor’s order. The main goal is the efficient management of the project, coordination of the team and evaluation of the results. All of the experts are evaluated and approved by the Beneficiary for the specific needs of the project proposal. There are no duplicates of activities and in the specific responsibilities for the team members The executed work from every one of the team members will contribute for the achieving of the project indicators and targets. During the whole execution the team will make regular meetings, where they will discuss the current status of the implementation of the energy efficiency measures, problems and ways to overcome them. They will make project reports to keep tracks of the indicators. The team will make regular financial reports, and after the project completion will make final technical and financial report. The team will follow and track for precise document organization and will work in close cooperation with the Partner. |
56 718.00
|
55 669.66
|
| Информация и публичност/Information and communication activities.: Целта на дейността е да се информира обществеността за целите, дейностите и резултатите по настоящия проект. След стартиране на процедурата за обществена поръчка и избран изпълнител, ще се сключи договор с общината. На изпълнителя ще му бъде възложено изработването на информационна табела /съдържаща името на проекта, основната цел, бенефициент и участието на партньор/, съгласно Наръчник за комуникация и дизайн по ФМ на ЕИП 2014-2021г, която ще се постави на видно място в общината и изработването на обозначителна табела за СМР. Предвижда се провеждането на две пресконференции с представители на местните и регионални печатни и електронни медии, на администрацията и гражданството, съответно в началото и в края на проекта.
Първата пресконференция предвижда запознаване на обществеността с целите, дейностите и очакваните резултати по проекта. На пресконференцията, в края на проекта, ще се представят постигнатите резултати. За популяризиране дейностите по проекта и очакваните резултати се предвиждат минимум 4 бр. прессъобщения в местния и/или регионален печат. На изпълнителя ще му бъде предоставена необходимата информация за дейностите и целите на проекта за да започне подготовката на печатните материали /листовки/ за началната пресконференция и семинара за обмяна на опит с партньора. След одобрението от екипа, същите ще бъдат изработени на български език - 200бр. и английски език-100бр., както и за заключителната пресконференция, листовки с включени резултатите, съответно на български език-200бр. и на английски език-100бр. През целия период на изпълнение на дейността изпълнителя ще подготви минимум 2 публикации в интернет страници.
Представители на партньора ще вземат участие в семинара с цел обмяна на опит и в организираната заключителна пресконференция. Популяризирането на дейностите на проекта в хода на тяхното реализиране, както и постигнатите резултати ще бъдат редовно публикувани, обновявани и допълвани на електронната страница на общината.
The aim of that activity is to give information about the targets, activities and results of the project. After the selection of the construction company, the contractor will be assigned to make an information board /consisting the project name, main targets, beneficiary and partner’s participation/, according to the local requirements and put it in a good visible spot in the Municipality. He also has to make an information board for construction.
Two press conferences with the participation of the local and regional Medias, administration representatives and resident, will be held in the beginning and at the end of the project. The firs press conference aims to give information about the expected targets, indicators, activities and expected results from the project. The second press conferee will give detailed explanation of the project execution and achieved results. For the promotion of the project and expected results, minimum 4 press releases in the local and/or regional media will be given. The contractor will have all of the needed information for the activities and targets, for the creation of leaflets for the kick-off press conference and future seminar with the Norwegian partner. There will be at least 200 leaflets in Bulgarian language and 100 in English for the first press conference and at least the same amount of leaflets for the second press conference. The contractor will make at least 2 publications in the internet sites. A special seminar for exchange of experience will be held with the Partner’s representatives. They will also take part in the end press conference. The promotion of the activities, level of execution and achieved results will be regularly updated on the internet site of Municipality.
|
10 000.00
|
9 564.00
|
| Извършване на строително-монтажни работи за реконструкцията и модернизация на читалище Просвета/Implementation of construction works for reconstruction and modernization of цommunity center Prosveta: Преди започване на строително-ремонтните работи се правят снимки на сградата, която подлежи на реконструкция. Тези снимки ще останат в архива на проекта и ще послужат като доказателство за извършената работа след приключване на дейностите по проекта. След стартиране на процедурата за обществена поръчка и избран изпълнител, ще се сключи договор с общината. Изпълнителя на строително-ремонтните работи, работещ под надзора на Бенефициента, чрез Техническия експерт и на експертите на Строителния надзор, ще извърши следните дейности:
- Доставка и монтаж на топлоизолационни системи за обновяване на сградата;
- Доставка и монтаж на нови прозорци;
- Доставка на оборудването за отоплителната инсталация и фотоволтаичната инсталация за собствено потребление по Спецификация;
- Обезопасяване на работната зона;
- Демонтаж на стари отоплителни уреди и инсталации;
- Монтаж на новите термопомпи и отоплителна инсталация;
- Монтаж на фотоволтаичния генератор за собствено потребление;
- Монтаж на системите за мониторинг и управление;
- Почистване на обекта преди издаването му;
- Провеждане на функционални изпитания на готовите системи, съобразно изискванията на ЗУТ
Before the beginning of the construction works the project’s, management team will make detailed photos of building. They will be kept in the archive of the project and will be used as a proof of the executed work and the project completion.
After the completion of the procurement for the construction’s contractor, a contract will be signed by both sides.The selected contractor, under the supervison of the Beneficiary (technical expert from the team) and the experts from the Construction’s supervision, will execute the following activities:
- Delivery and mounting of thermal insulating systems for the renovation of the building;
- Delivery and mounting of new windows;
- Delivery of the equipment for the heating system and the photovoltaic generator for own consumption according to the Specification and technical design;
- Safety measures in the working zone;
- Demounting of the old heating appliances and installations;
- Installation of new heat pumps and heating system in the building;
- Installation of the photovoltaic generator;
- Installation of energy management system that includes monitoring and control of the energies.
- Cleaning of the constructions site
- Execution of the functional test on the completed systems according to the local legislation.
|
592 026.00
|
667 899.55
|
| Осъществяване на Строителен и Авторски надзор/Implementation of independent construction supervision and author’s supervision: Поддейност 1.Извършване на Строителен надзор: Инвестиционният проект попада в трета категория строежи, съгласно ЗУТ. За да се гарантира качественото изпълнение на проекта, се предвижда избор на Строителен надзор, избран по ЗОП, чрез екип от правоспособни квалифицирани лица. Ще се следи за качеството и количеството на влаганите материали и съответствието им с пазарните ценови нива, както и за качеството на СМР и изпълнението на предварителните линейни графици. Това гарантира максимална защита интересите на Възложителя, при минимални разходи от негова страна. Ще бъдат съставяни отчетни документи, с които се документират количеството, обемът и стойността и етапността на извършените видове СМР и съответствието им със сключените договори за изпълнение. Строителният надзор осигурява постоянни проверки на мястото на изпълнение на СМР.
Поддейност 2. Авторски надзор
Съгласно ЗУТ, проектантите, изготвили проектите, упражняват авторски надзор по време на строителството през целия период. Предвижда се лицата, упражняващи авторски надзор, да участват при съставянето на всички отчетни документи, да следят за точното изпълнение на работните проекти. При необходимост от изменения, ще изготвят екзекутивна документация. Предвиден е контрол за качеството на материалите и изработката, според заложените в разработените работни проекти. Лицата, упражняващи авторски надзор, попълват в два екземпляра формуляр ежемесечно, в който задължително се отразява информация за посещенията на обектите, взетите решения и друга информация, която осигурява качественото изпълнение на заложените СМР. Формулярите се подписват от лицата, упражняващи авторски надзор и от техническия експерт на Възложителя.
Sub-activity 1. Implementation of independent construction supervision: The investment project is category 3 according to ZUT. For the qualitative execution of the project, the municipality will make a procurement for construction supervision consisting of team of qualified experts. They will assure the quality and the quantity of the of the materials and their compliance with the market price levels as well as the quality of construction works and the strict following of the time schedules.
This guarantees the maximal protection for the Beneficiary with minimal expenses from his side. The team of the construction’s supervision will create regular reports for the quantity, quality, value of the executed construction works and their compliance with the signed contract.
The Construction supervision makes constant site visits in the construction area.
Sub-activity 2 Author’s supervision According to ZUT, the project makers, execute author’s supervision during the whole construction period. The authors of the project will also take part in the creation of the reports and to follow for the exact implementation of the project. If any changes are needed, they will create executables in the project’s documentation. They will make supervision of the quality of the materials according to the project. They fill every month special form, regarding the information of the sites visits, decisions taken and additional information needed for the construction works. Those forms are signed both from the author’s supervision representative and the technical expert from the Beneficiary.
|
23 000.00
|
15 000.00
|
| Обмяна на опит с партньора от Норвегия/Experience exchange with Norwegian partner: Организиран семинар „Предизвикателството: Енергийната ефективност и ВЕИ в Норвегия“ в два модула. В първия, представители на партньора ще представят добри примери и практики от Норвегия, относно сгради с близко до нулево потребление на енергия, възможности за мониторинг и управление на консумацията на енергия, тенденции и добри практики в областта на ЕЕ и ВЕИ. Във втория, ще се представят успешни проекти, реализирани на територията на Норвегия и България, с участие на норвежки партньори и възможности за финансиране на проекти. Основната цел на семинара е обмяна на опит и добри практики, представени от представители на партньора по проекта - Мпенерги АС, Норвегия и изграждане на капацитета на Община Стралджа, свързан с енергийната ефективност и въвеждането на възобновяеми енергийни източници.
Organization of a seminar „The Challenge: Energy efficiency and RES in Norway” in two modules. In the first module, Partner’s representatives will show good examples and projects from Norway for “Nearly zero-energy buildings”, possibilities for energy management, monitoring and regulation, new trends and future technologies in the area of Eenergy efficiency and renewable energy sources. In the second module will focus on successful projects implementations in Bulgaria and Norway with the possible participation of Bulgarian and Norwegian partners and the last part will be showing the different financial possibilities and mechanisms for project financing. The main goal of the seminar is the exchange of experience and good examples, given by the partner for the project MPEnergi, Norway and improving the capacity of the Straldzha Municipality in the field of energy efficiency and renewable energy sources.
|
7 840.30
|
5 006.87
|
| Финансов одит на проекта/Financial audit: Извършване на независим финансов одит: Одитът се извършва, за да се гарантира правилното и коректно разходване на средствата по проекта и изпълнението на бюджета, както и да се потвърди правомерността, целесъобразността и ефективността на разходваните средства, в съответствие с международните одиторски стандарти, при съблюдаване на изискванията на приложимото национално законодателство и съотносимите към него нормативни актове, осигуряващи принципите на прозрачност, устойчивост и добро финансово управление. Одитът на проекта ще бъде осъществен от регистриран одитор, член на Института на дипломираните експерт-счетоводители или от фирма за одит, които ще осъществяват текущ контрол върху разходването на средства през целия период на проекта.
Допустимостта на разходите в случая се определя като правилно и коректно изразходване на безвъзмездната помощ, в съответствие със срока, условията и изискванията, заложени в Договора за получаване на безвъзмездна финансова помощ, а именно: всички декларирани разходи да са действително извършени и допустими, в съответствие с изискванията на европейското и националното законодателство, относно допустимост на разходите по програми, съфинансирани от Кохезионния фонд и Европейския фонд за регионално развитие на ЕС; първичните счетоводни документи (фактури, протоколи и пр.) и документите с еквивалентна доказателствена стойност са налични и валидни: одиторът следва да се увери, че всички документи на база на които са извършени разходи са налични в оригинал, съдържат всички необходими реквизити и действително се отнасят за разхода, който следва да оправдават; неправомерно изплатените суми са възстановени по надлежния ред: одиторът следва да провери дали неправомерно изплатените суми, ако има такива, са възстановени по надлежния ред и дали са осчетоводени коректно; счетоводни системи и осчетоводявания: одиторът трябва да провери дали Община Стралджа поддържа счетоводна система за отчитане на дейностите по проекта.
Financial audit of the project: the audit is needed for assuring the correct spending of the money in the project, that strictly follows the approved budget and also to assure the legality, appropriateness and effectiveness of the spending in compliance with the international auditing standards, while covering the requirements of the local legislation ensuring the principles of transparency sustainability and financial management . The audit will be made by a registered auditor, member of the Institute of certified public accountants or by a special auditing company and will make constant control on the spendings during the project execution. The admissibility of the expenses is determined as a correct spending of the nonrepayable grants during the time schedule and the conditions in the contract with the Program operator. All of the declared expenses must be certified and approved by the auditor for certainty that they cover all of the national and European norms for admissibility of the expenses for programs, financed by the Cohesion Fund and the European fund for regional development of the EU. . Also, the auditor must approve that all of the documents – protocols, invoices etc. are present on paper and as a document as an original, that they consist of all of the necessary details and information , that they are valid and all of the payments are made in the correct way. If there are any illegally pay money, they have to be restored following the norms. The last task is to check if everything is strictly written in the accounting program of the Municipality.
|
7 000.00
|
6 960.00
|
| Превод на всички документи от проекта на английски и български език и осигурен устен превод на съвместни мероприятия / Document translation and verbal translation in the events: Всички документи от изпълнението на проектните дейности и резултатите от тях ще бъдат преведени на български език (ако идват от Мпенерги АС, Норвегия ) и на английски език (ако идват от Община Стралджа). Осигурен устен превод от фирмата изпълнител при провеждане на мероприятията по проекта с участие на представители на партньора.
All of the documents for the implementation and the results of the project will be translated in Bulgarian (if they come from MPenergi AS, Norway) and in English (if they come from Straldzha municipality). All of the seminars and conferences with the participation of Norwegian Partners will use a licensed interpreter to cover both languages
|
5 500.00
|
5 499.99
|
| Изготвяне на процедури за външно възлагане/Preparations of procedures for outsorcing.: Изготвяне на документации за всички провеждани тръжни процедури по външно възлагане при изпълнение на проекта. Консултиране по време на оценяване на предложенията на участниците. Изготвяне на документация за изпълнение с избраните изпълнители.
Preparation and organization for all of the needed procurments for outsorsing during the projects. Consultany during the evaluation of the submited propousals. preparation of contracts and documents for the execution with the selected contractors. |
8 000.00
|
7 920.00
|
