| Дейности за придобиване и въвеждане на ИКТ базиран софтуер за управление на бизнес процесите в Анимо Софтуер ООД – Единна система за управление на ресурсите (ERP): Към настоящия момент основното ограничение пред развитието на компанията се корени в липсата на единна управленска система (ERP), която да събира, разпределя и обобщава в едно информацията от извършваните услуги - събирането на информацията става чрез служителите, частично се обобщава в различни опростени системи, които нямаt връзка между тях, липсват записи за редица извършени операции, което не позволява проследимост, мониторинг и контрол. Към момента компанията не разполага с необходимия времеви и човешки ресурс за собствена разработка на такава система.
Липсата на ERP затруднява управлението на дейностите, води до дублиране на дейности от различните служители, пречи на предлагането на гъвкави пакетни услуги спрямо стари клиенти и на привличането на нови такива и като цяло е пречка пред разширяването на пазарния дял на фирмата. Всичко това води до застой в развитието на компанията и е причина внедряването на ERP да бъде определен като водещ приоритет в плана за развитие на фирмата.
Анимо Софтуер е идентифицирала следните нужди, обуславящи необходимостта от своевременното внедряване на ERP:
– нужда от обединяване на информацията поради ползването на сериозен документооборот и липсата на единна автоматизирана система;
– необходимост от бързо и надеждно изготвяне на справки за нуждите на ръководството и клиентите;
– нужда от автоматично анализиране на постъпилия обем работа и крайния резултат – ръчното обработване на такъв вид данни, води до голям разход на време и усилия;
– нужда от по-гъвкава комуникация м/у служителите, реакция и срокове, с цел по-конкурентни условия;
Изпълнението на дейността се състои в закупуване и внедряване на ERP, което ще интегрира и управлява цялата информация и всички дейности, предоставяйки възможности за цялостно управление и контрол на процесите: комуникация с потенциални и реални клиенти; офериране; заявки; история на ремонти и възникнали проблеми; складови наличности, внедряване на продукти, разработване на нов софтуер и др.
Системата обхваща всички елементи от дейността на компанията, като включва следните модули, подробно описани в раздел 11 от формуляра:
1) Продажби – различни разновидности на продажба;
2) Покупки – възможност за различни видове плащания;
3) Оферти и заявки – осигурява възможност за създаване на оферти, без да създава реален документ за продажба;
4) Договори и периодични услуги на клиенти – автоматично генериране на проформа фактури за всички активни договори и всички детайли по тях;
5) Финанси и счетоводство – поддържа цялата необходима документация за отчитане според българското законодателство;
6) Настройки и права – административен модул;
7) Менажиране на връзките с клиенти, доставчици и подизпълнители (CRM модул);
8) Планиране на посещенията при клиентите с цел изпълнението на договорите за поддръжка;
9) Хелпдеск - за директна комуникация на клиентите на фирмата имащи договор за хардуерна или софтуерна поддръжка.
Изпълнението на настоящата дейност е необходимото условие, идентифицирано от мениджърския екип, за развитие на управленския капацитет и растеж на Анимо Софтуер ООД, чрез въвеждането на ИКТ, което ще доведе и до интернационализация на предлаганите услуги.
Внедряването на ERP в дружеството по същество представлява организационна иновация, тъй като за първи път ще се въведе цялостна управленска система на производствените операции, чрез която ще се постигне:
– пълната проследимост на процесите;
– минимизиране на „човешка грешка”;
– оценка на ресурса „време”;
– прехвърляне на заявките м/у различните служители, при нужда;
– обратна връзка, особено при евентуално неудовлетворение на клиента;
– организиране на удобен и улеснен масив от информация, чрез който лесно да се представят данни – „история на потенциални и реални клиенти-офериране-изпълнение”.
Обобщено, въвеждането на ERP система ще позволи по-добро планиране на всички дейности, анализиране, подобрен контрол и оптимално използване на ресурсите в предприятието. |
320 000.00
|
319 800.00
|
| Дейност за инвестиции в ново оборудване, допринасящо за въвеждането на ИКТ базиран софтуер за управление на бизнес процесите в Анимо Софтуер ООД: Анимо Софтуер ООД по настоящем не разполага с необходимите за въвеждането и функционирането на ERP система оборудване и хардуерни ресурси. Хардуерният капацитет към момента е достатъчен единствено за осъществяване на настоящата дейност на дружеството чрез обезпечение с необходимите сървъри и работни станции на местата на осъществяване на дейността. След предварителен анализ направен от специалистите на компанията и препоръки от потенциални доставчици относно хардуерните потребности, които ще има ERP системата, се установява, че Анимо Софтуер ООД ще трябва да закупи и въведе в експлоатация нов сървър със съответния капацитет, бързина и инфраструктура, както и оборудване, за гарантиране на безпрепятственото функциониране на ERP системата.
Изпълнението на дейността се състои в закупуване и въвеждане в експлоатация на:
1) Сървърна конфигурация – 1бр. – На този сървър ще бъдат инсталирани базите данни и всички модули на ERP. Сървърът ще се монтира в гр. Ловеч, в помещение на дружеството. Конфигурацията ще бъде доставена със спецификации, отговарящи на съвременните технологии, за да може в максимална степен да покрие изискванията за обем и безпроблемно функциониране на ERP системата в продължителен период от време. Сървърът ще осигури и необходимата независимост на системата на софтуерно и хардуерно ниво.
2) Непрекъсваем токоизточник (UPS) – 1бр. – токонепрекъсваемото захранване е необходимо, за да се гарантира безпроблемно функциониране на ERP системата и съхранението на данните в случай на внезапно спиране на тока. Тъй като цялата информация за процесите в предприятието ще се съхранява на сървъра, е от изключително голямо значение да се осигури помощно захранване, така че в случай на авария да не се изгуби важна информация и работните процеси в предприятието да не спират. Поради тази причина захранването ще бъде инсталирано в сървърното помещение.
Наличието на UPS е допълващият елемент на ERP системата, осигуряващ сигурност и защита от непредвидени събития. Посочените активи ще гарантират качеството на предлаганите услуги (чрез предотвратяване на възможността за загуба на информация и осигуряване на работен режим на системата), което е съществен елемент в контекста на визията за развитие на дружеството и изпълнението на настоящия проект.
Изпълнението на настоящата дейност е необходимо условие за качественото внедряване на Единната система за управление на ресурсите (ERP). Наличието на подходящо оборудване, осигуряващо функционирането на ERP системата и обезпечаване в пълна степен на работните процеси, е основен фактор за подобряване на производствените и работни процеси в дружеството, което неминуемо ще доведе и до постигането на търсения повишен управленски капацитет. |
24 000.00
|
24 000.00
|
| Дейност за услуга по въвеждане на интегрирана система за управление на качеството и околната среда в съответствие с международни стандарти ISO 9001 и ISO 14001: Политиката на фирмата е насочена към перспективно пазарно развитие, въвеждане на европейски/международни стандарти, внедряване на нови технологии и възможности за пълноценно вписване и развитие в актуалната среда. Продуктите и услугите на Анимо са изцяло съобразени с нормативната база и изисквания на РБ и ЕС, но към момента в дружеството няма внедрени системи за управление.
Изпълнението на дейността се състои в разработване и въвеждане на интегрирана система за управление (ИСУ) на качеството и околната среда в съответствие с международни стандарти ISO 9001 и ISO 14001.
ИСУ представлява инструмент, внедряването на който ще даде възможност на Анимо да гарантира на своите клиенти и партньори способността си трайно да предоставя бързи и качествени услуги.
Изпълнението на дейността ще осигури ефективност на управленските процеси и качествени и адекватни бизнес решения и услуги предоставяни от фирмата. Това ще доведе до трайно подобряване на качеството на услугите, съкращаване на срока за предоставянето им, минимизиране на вредното влияние върху околната среда и осигуряване на по-високо доверие в клиентите, повишавайки конкурентоспособността на дружеството в национален и международен мащаб.
От друга страна изпълнението на дейности 1 и 2 – закупуване и въвеждане в експлоатация на ERP и необходимото оборудване за неговото функциониране, е пряко свързано с предоставянето на бързи и качествени услуги, както и покриване на част от изискванията на стандарти ISO 9001 и ISO 14001. Внедрената софтуерна система ще позволи следене на работните процеси на всеки един етап, което ще допринесе до изпълнението на изискването на интегрираната система за идентификация и проследимост. Цялостната инвестиция в ERP и оборудване ще бъде предпоставка за изпълнение на клаузата от стандартите ISO 9001 и ISO 14001, свързана с притежаването на необходимите ресурси от организацията, осигуряващи постигането на съответствие на предлаганите услуги. От друга страна, подобряването на вътрешно-организационните процеси и внедряването на последователна политика в управлението на документооборота ще спомогне за намаляване на прякото използване на хартия и други материали, което ще има пряк положителен ефект върху околната среда.
Съществен принос върху опазването на околната среда и постигането на изискванията на стандарт ISO 14001 ще окажат предоставяните чрез внедряваната ERP система: бързо идентифициране и отстраняване на част от техническите проблеми, прецизно определяне на графика на служителите, поддържащи хардуера в офисите на клиентите. По този начин ще се намали съществено потреблението на гориво, което рефлектира директно върху намаляване на вредните газове и опазване на околната среда. Разработената и внедрена ИСУ ще подобри значително организационната структура в предприятието и ще предостави точната методика за постигане на поставените от ръководството на фирмата цели в областта на качеството и опазването на околната среда. ИСУ ще осигури постигане на планиране и отчетност на дейностите, както и непрекъсваем контрол на предоставяните услуги, осигуряващ своевременно предприемане на превантивни и коригиращи действия. Ще бъдат точно идентифицирани задълженията, правомощията и взаимоотношенията на служителите във фирмата, във връзка с ефективното функциониране на ИСУ.
Постигането на съответствие с международно признати стандарти в сферата на качеството и околната среда ще осигури стратегически подход при идентифицирането, управлението и контрола на процесите, оказващи въздействие върху околната среда, както и непрекъснато подобряване на въздействието върху нея. Това ще доведе до ограничаване на замърсяването, минимизиране на екологичните рисковете, намаляване на разхода на материали и ресурси. Тези положителни промени ще спомогнат за подобряване на управленския капацитет на дружеството и постигане на общата цел на настоящото проектно предложение–повишаване на конкурентоспособността на Анимо. |
12 000.00
|
11 800.00
|
| Дейност за услуга по сертифициране на интегрирана система за управление на качеството и околната среда в съответствие с международни стандарти ISO 9001 и ISO 14001: Сертификационните услуги по настоящото проектно предложение са свързани с извършването на одит на разработените системи за управление на качеството и околната среда от акредитиран сертифициращ орган и издаване на сертификати за съответствие с международни стандарти ISO 9001 и ISO 14001 на Анимо Софтуер ООД.
През 12-и месец от изпълнението на проекта ще бъде проведена процедура за избор на изпълнител на услугата.
Процедурата по сертификация стартира след подписване на договор с избрана сертифицираща организация. В съществената си част сертификационния процес включва следните основни дейности:
1. Провеждане на предварителен одит.
Целта на предварителния одит е да се открият слабите места, грешките и отклоненията от изискванията на стандартите. Етапите, през които преминава предварителния одит са: предварителна проверка на документацията на интегрираната система (Наръчник, процедури, процеси, работни инструкции) и провеждане на предварителен одит на място. Предварителният одит се извършва от член на одиторския екип, определен за извършване на сертификационния одит. Резултатите от него се документират в доклад от предварителен одит.
2. Провеждане на сертификационен одит на място, включващ преглед на документацията на фирмата и практическото приложение на системата.
Преди началото на сертификационния одит Възложителят получава предварително съгласуван план за одит. В плана се посочват участниците в одита – водещ одитор, одитори, експерти. В рамките на сертификационния одит се оценява функционирането и ефективността на внедрената интегрирана система за управление. Внедрената системата трябва да отговаря на изискванията на използваните за основа стандарти, на съответните законови и вътрешно фирмени предписания на фирмата възложител. Отклоненията от изискванията на стандартите, от вътрешните правила и от законовите предписания се отразяват на място от одиторите в доклади за отклонения. По време на заключителен разговор одиторите оповестяват резултата от одита и съобщават своето становище по отношение на цялостния резултат от сертифицирането.
3. Изготвяне на подробен доклад от сертифициращия орган.
След провеждането па сертификационния одит се изготвя Доклад от одит, който се изпраща на фирмата - възложител и на ръководителя на сертифициращата организация.
4. Предприемане на коригиращи действия при необходимост.
Ако при одита са установени критични отклонения и са документирани в доклади за отклонения, тези отклонения трябва да бъдат отстранени преди да бъде издаден сертификата.
5. Одит на предприетите коригиращи действия (ако е приложимо).
След определянето и въвеждането на коригиращи действия се провежда допълнителен одит на коригиращите действия. Обхвата на допълнителния одит се определя от ръководителя на сертифициращата организация след обсъждане с водещия одитор. Проверяват се само онези направления, при които са констатирани отклонения.
6. Издаване на сертификати за съответните внедрени и работещи системи за управление съгласно съответния стандарт.
Сертификатите се издават за съгласуваната с Възложителя и проверената от одиторите област на приложение. Сертификатите са валидни за период от три години, при условие, че поне веднъж годишно успешно се провеждат контролни одити и се изготвят доклади за резултата от тях до ръководителя на сертификационната организация. |
7 000.00
|
6 800.00
|
| Дейност по визуализация на проекта: Целта на конкретната дейност е да информира широката общественост и участниците в проекта за приноса на Оперативна програма „Иновации и конкурентоспособност“ 2014-2020, съфинансирана от Европейския съюз чрез ЕФРР. Реализацията на тази дейност е задължително и необходимо условие за успеха на проекта като същата допълнително ще даде възможност за популяризиране на постигнатите цели и резултати. Осъществяването на дейността създава условия за мултипликационен ефект, както по отношение на възможността други компании да приложат същия модел, така и по отношение на продължаване на създадените добри практики при осъществяване на подобни дейности.
Предвидено е мерките за визуализация в рамките на проекта, да бъдат реализирани, от външен изпълнител избран, съгласно условията и реда, предвидени в ЗУСЕСИФ и приложимата, нормативна уредба.
Предвидените дейности за информиране на широката общественост и участниците в проекта са:
1) Публикуване на информация за проекта и източника на финансиране на интернет страницата на фирмата;
2) Отпечатване и поставяне на информационна табела – плакат (1 бр.) с информация за проекта и източника на финансиране – в офиса на компанията;
3) Отпечатване и поставяне на стикери, оповестяващи финансовия принос на Оперативна програма „Иновации и конкурентоспособност“ 2014-2020, съфинансирана от Европейския съюз чрез ЕФРР (2 броя) върху всеки актив, закупен по проекта.
4) Създаване на документи, свързани с изпълнението на проекта, с включена информация за източника на финансиране - в пълно съответствие с изискванията на Единния наръчник за прилагане на правилата за информация и комуникация 2014-2020 г.
5) Поставяне на информация за полученото финансиране в близост до сертификатите за съответствие със стандарти ISO 9001 и ISO 14001.
При изпълнението на дейността и целия проект кандидатът ще спази всички задължителни мерки за информация и комуникация и въведените единни стандарти при визуализацията, съгласно правилата на Приложение XII на Регламент (ЕС) № 1303/2013, изискванията, описани в Единния наръчник за прилагане на правилата за информация и комуникация 2014 -2020 г. и Ръководството на бенефициента за изпълнение на договори по Оперативна програма “Конкурентоспособност и иновации”. |
520.00
|
170.00
|
