| Изготвяне на организационен модел и приоритизиране на дейностите за въвеждане на принципа на споделени услуги: Описание
Изпълнението на дейността спомага за постигане на специфична цел 1 на проекта. В рамките на дейността ще бъдат изпълнени следните под-дейности:
1.1 Събиране и обобщаване на информация за текущото състояние на изпълнението на общите административни дейности в България
1.2 Преглед на добри практики от други държави членки на ЕС в областта на прилагането на принципа на споделените услуги
1.3 Изготвяне на детайлен анализ на възможностите за извеждане на функции на общата администрация на ниво първостепенен разпоредител с бюджет
1.4 Разработване на организационен модел за въвеждане на принципа на споделените услуги в работата на централната администрация
1.5 Приоритизация на сферите и дейностите и разработване на пътна карта за въвеждане на принципа на споделени услуги
1.6 Преглед, анализ и оценка на законодателството и разработване на проекти на изменения и допълнения на действащата нормативна уредба с оглед въвеждане на принципа на споделените услуги .
С оглед разпределението на дейностите, които извършва при подпомагане на съответния орган на държавната власт, администрацията се разделя на обща и специализирана. Общата администрация подпомага осъществяването на правомощията на органа на държавна власт като ръководител на административната структура, осигурява дейността на специализираната администрация и извършва техническите дейности по административното обслужване на гражданите и бизнеса. Специализираната администрация подпомага осъществяването на правомощия на органа на власт, свързани със специалната му компетентност.
Съгласно действащия организационен модел всяка една структура поддържа своя собствена администрация за извършване на общите административни дейности, което води до липса на ефективност и ефикасност при изразходването на публичните ресурси.
В рамките на тази дейност ще се събере и обобщи информация за текущото състояние, с оглед изготвяне на цялостен анализ по отношение на броя на заетите служители в сферата на общите административни дейности, по системите на отделните министерства, както и на разходите за тяхната издръжка. Фокусът ще бъде поставен върху служители с функции в областта на финансово-счетоводни дейности, ИТ и управление на човешките ресурси, тъй като опитът на останалите държави-членки в ЕС показва, че най-голям ефект за намаляване на разходите на администрациите и подобряване на ефективността в изпълнението на възложените им общи административни дейности може да бъде постигнат посредством интервенции именно в тези сфери.
Събирането на информация ще обхване и използваните информационни системи за деловодство и документооборот, финансово управление и контрол, управление на човешки ресурси и др., както и стойностите и ангажиментите по договорите, сключени от отделните администрации за тяхната поддръжка. Това се налага от наличието на различни подходи на структуриране на дейностите, както и практиката по разработване и поддържане на разнородни информационни системи води до неефикасно разходване на публични ресурси. Често тези системи не са съвместими помежду си, което от своя страна затруднява обмена на информация и данни между тях.
Ще бъде събрана информация за служителите в териториалните звена, изпълняващи дейност, присъща на общата администрация и обхвата на нуждите на тези звена от споделени услуги. Тази необходимост е обоснована от факта, че възможните решения при въвеждане на споделени услуги трябва да се съобразят с наличието на значителен брой териториални звена на регионално, областно и общинско ниво, за които трябва да бъде осигурен механизъм за достъп до споделените услуги.
Продължава в Приложение №1, прикачено в Раздел 12 на настоящото проекто предложенише. |
941 133.60
|
949 513.70
|
| Пилотно създаване на две централизирани звена/структури за предоставяне на споделени услуги: Изпълнението на дейността спомага за постигане на специфична цел 2 на проекта. Дейността ще включва изпълнението на следните основни под-дейности
2.1 Избор и ангажиране на пилотни администрации и/или общи административни дейности
2.2 Извършване на реинженеринг на работните процеси
2.3 Изготвяне на предложения за необходимите нормативни промени за конкретното въвеждане на споделени услуги в приоритизираните сфери и дейности
2.4 Организационно структуриране на звена за предоставяне на споделени услуги
2.5 Разработване на обучителна програма и провеждане на обучения на служителите
2.6 Анализ и предложения за надграждане на информационната система за управление на човешките ресурси
Въз основа на приоритизацията на областите и системите на министерствата за въвеждане на споделените услуги, извършена по Дейност 1 и изготвената в резултат на това пътна карта за провеждане на инициативата, Световната банка ще предложи 2 пилотни системи и/или приоритетни общи административни дейности, с висока степен на готовност, където са налице необходимите предпоставки за създаване на звена за предоставяне на споделени услуги в рамките на проекта, които следва да бъдат одобрени от възложителя.
По отношение на избраните пилотни системи и/или сфери ще бъде извършен пълен реинженеринг на работните процеси по извършване на общоадминистративните дейности в сферата на управление на човешките ресурси или финансово-счетоводните дейности. Реинженерингът ще включва описание на работните процеси в текущо състояние, посредством използването на графични модели за описание, след което работните процеси ще бъдат проектирани и в бъдещо състояние, на базата на направените изменения и подобрения по тях, предложени от изпълнителя. За всеки работен процес ще бъде създадена цялостна процесна карта.
Ще бъде направен преглед на специфичната законова и подзаконова уредба, регламентираща дейността на конкретните пилотни системи, с цел отстраняване на констатирани несъответствия и ограничения, които биха затруднили или възпрепятствали въвеждането на споделени услуги в тях. Ще бъдат разработени проекти за изменение и допълнение на съответните нормативни актове, придружени с мотиви и оценка на въздействието.
На база на събраната информация по дейност 1 ще бъде направен преглед на конкретните информационни системи, използвани от администрациите в пилотните системи по отношение на управлението на човешките ресурси и финансово-счетоводните дейности, както и ангажиментите на тези администрации по тяхната актуализация и поддръжка. Ще бъде избрана най-подходящата система във всяка област, която най-добре отговаря на нуждите на обслужваните администрации и на критериите за ефикасност на разходите, за да бъде използвана от звената за предоставяне на споделени услуги.
Изпълнителят ще изготви предложения за доработка и надграждане на системата за управление на човешките ресурси – ЕИСУЧРДА, с цел отразяване на изменените работни процеси и гарантиране на ефективния обмен на информация и данни, както вътре в системата на съответното министерство, така и с останалите администрации.
На база на постигнатите резултати по предходните дейности, изпълнителят ще спомогне за структурирането на звена за предоставяне на споделени услуги, които обслужват няколко пилотни администрации и започване на тяхното функциониране. На база на извършените анализи, както и на създадените процесни карти, отразяващи работните процеси в бъдещо състояние, екипът ще препоръча най-подходящия модел за структуриране на звената и за регламентиране на вътрешните процедури. За всяка пилотна администрация ще бъде изготвен наръчник с описание на практическите стъпки, които служителите трябва да следват при изпълнение на актуализираните работни процеси.
Продължава в Приложение №2, прикачено в Раздел 12 на настоящото проектно предложение. |
698 494.80
|
708 492.50
|
| Разработване на методологическа рамка за въвеждане на споделени услуги: Изпълнението на дейността спомага за постигане на специфична цел 1 и 2 на проекта. Дейността ще включва изпълнението на следните основни под-дейности:
3.1 Разработване на стандарти за сравнителен анализ (бенчмаркинг) за оценка на текущото представяне на звената за споделени услуги спрямо останалите администрации;
3.2 Разработване на функционални модели, с цел разграничаване на функциите и отговорностите между доставчиците и потребителите на споделените услуги;
3.3 Разработване на типови стандарти и споразумения за ниво на обслужване.
Стандартите по 3.1 и 3.3 и моделите по 3.2 в своята съвкупност формират необходимата Методологическата рамка за въвеждане на споделените услуги.
В момента в държавната администрация в България не съществуват обективни критерии, чрез които да могат да се измерват ефективността и ефикасността в нейната работа. Различните модели на работа затрудняват обмена на добри практики и лишават администрациите от възможност да направят реална оценка на тяхното представяне в сравнение с останалите.
За да може да бъде оценена ефективността и ефикасността в работата на създадените звена за споделени услуги изпълнителят ще разработи стандарти за извършване на сравнителен анализ (бенчмаркинг). Целта на тези стандарти ще бъде осъществяване на текущ мониторинг върху работата на тези звена от страна на административното ръководство на съответната администрация и оценка на тяхното представяне по отношение на критериите за ефективност и ефикасност спрямо останалите администрации, където не са въведени споделени услуги.
Изпълнителят ще разработи функционални модели, които ясно разграничават функциите и отговорностите на звената за споделени услуги от една страна и на администрациите, които те обслужват от друга. По този начин няма да се позволи дублиране на функции между тях, както и ще се въведе ясно разграничение на отговорността. Ще бъдат изготвени също така типови стандарти и споразумения за ниво на обслужване. Чрез тях ще бъде гарантирано, че звената за споделени услуги предоставят услуги на обслужваните от тях администрации, които са с гарантирано високо ниво. Ще бъдат въведени минимални критерии като време за предоставяне на определена услуга, разходи, свързани с това и пр. По този начин ще бъдат въведени единни стандарти и предвидимост в нивото на предоставяното обслужване на администрациите от създадените звена за споделени услуги. |
355 477.20
|
355 477.20
|
| Текущ мониторинг и оценка: Изпълнението на дейността спомага за постигане на специфична цел 2 на проекта. Дейността ще включва изпълнението на следните основни под-дейности:
- Създаване на ключови индикатори за изпълнението на дейностите по проекта
- Установяване на начална стойност и периодично измерване и докладване на напредъка по изпълнението
- Осъществяване при необходимост на промени в модела и създаване на механизъм за обратна връзка
- Изготвяне на цялостна оценка на прилагането на модела след създаване на пилотните звена
Голяма част от реформите в България са осъществявани без систематични усилия за измерване на напредъка и изпълнението на целите. С цел да се преодолеят тези проблеми в рамките на проекта ще бъдат извършени следните действия:
- Преди извършване на реформата ще бъде осъществена предварителна оценка на въздействието й в цялост, отделно от и преди изготвянето на проектите на нормативни актове
- Изпълнителят ще извършва непрестанен мониторинг спрямо предварително установени стандарти за сравнение
- Ще бъде направена цялостна оценка на проведена реформа в пилотните администрации/системи
Ще бъде въведен механизъм за мониторинг на изпълнението на заложените цели по проекта и за обратна връзка от администрациите, потребители на предоставяните споделени услуги. В рамките на тази дейност изпълнителят ще установи началната стойност на посочените стандарти за сравнителен анализ в дейност 3, като събере информация за ключовите индикатори в централните администрации по отношение на нивото на предоставяно обслужване, брой ангажирани служители, разходи за обезпечаване на дейността и пр., както и ще осигури периодично отчитане и докладване на напредъка в рамките на проекта.
Изпълнителят ще предложи критерии за ефективност и ефикасност, които ще се използват при създаването на механизма за текущ мониторинг на дейността на звената за споделени услуги. Докато стандартите за сравнителен анализ по дейност 3 ще позволят бенчмаркинг между администрациите, които използват звена за споделени услуги и тези, които не са внедрили подхода, то в текущия мониторинг по настоящата дейност ще се извършва и сравнителен анализ между отделните звена за споделени услуги, с цел утвърждаване на модел на непрестанно усъвършенстване. В рамките на този механизъм изпълнителят ще предложи модели за активно споделяне и заимстване на добри практики от отделните администрации.
След създаването на организационния модел за практическо въвеждане на принципа на споделените услуги и пилотното създаване на 2 звена за споделени услуги ще бъде извършена цялостна оценка.
Въз основа на изготвената цялостна оценка изпълнителят трябва да представи своите изводи и препоръки по отношение на изследваното приложение на модела за споделени услуги, както и прогноза за бъдещите резултати от прилагането на модела. При положителна оценка и прогноза моделът може да бъде мултиплициран в други администрации, където също да се очаква постигане на успех. При негативна оценка и прогноза, от друга страна, следва да се предприемат коригиращи действия с оглед доусъвършенстване и подобряване на организационния модел, както и на създадената методологическа рамка.
След края на изпълнението на проекта пилотните администрации ще продължат да осъществяват мониторинг на дейността на звената за споделени услуги, както и да събират необходимите данни за изготвяне на общите анализи. Оценката на ефекта от въвеждането на принципа на споделените услуги ще бъде извършвана от администрациите, внедрили модела, както и от Администрацията на Министерския съвет – за администрацията като цяло. |
490 755.60
|
490 755.60
|
| Управление на промяната: Изпълнението на дейността спомага за постигане на специфична цел 2 на проекта. Дейността ще включва изпълнението на следните основни под-дейности:
5.1 Анализ на заинтересованите страни и потенциалните препятствия пред успешното осъществяване на реформата
5.2 Механизъм за управление на промяната
5.3 Комуникационна програма
Успехът на подобен трансформационен проект изисква значителна политическа подкрепа от заинтересованите страни, вътрешна подкрепа от съответните институции и лидерство от пилотните ресорни министерства. Необходимо е да бъде изградена подкрепа посредством цялостна програма за управление на промяната.
Механизмът за управление на промяната ще стартира от самото начало на проекта и ще обхване всички дейности, като целта ще бъде да се идентифицират агентите на промяната във всяко министерство и пилотна администрация. Сред основната целева група ще бъдат ресорният министър, главният секретар, както и ръководителите на звената за управление на човешките ресурси, ИТ звеното и на финансово-счетоводните отдели/дирекции в съответното министерство.
Изпълнителят ще разработи цялостна комуникационна стратегия за изграждането и поддържането на подкрепа за реформите. Комуникационната стратегия следва да допринесе за ясно предаване на целите и ползите от реформата, да адресира опасенията и съображенията на различните участници. |
240 597.60
|
240 597.60
|
| Разработване на предложения за подобряване на модела за управление на обектите с представителни и социални функции в държавната администрация: В момента обектите с представителни и социални функции водят до значителни финансови разходи за държавата, които приходите от тяхната експлоатация не могат да компенсират. С оглед на това и в изпълнение на основната цел на проекта за подобряване ефективността и ефикасността в работата на администрацията, в рамките на дейността ще се идентифицират възможности за подобряване на управлението на обектите с представителни и социални функции, съобразно принципа на споделените услуги. В резултат от анализите по дейността, могат да се създадат механизми за общо управление на всички обекти собственост на държавната администрация, да се предложат модели за съвместно управление на няколко обекта в синхрон с принципа за споделените услуги, да се аутсорсва управлението им към външни субекти и пр. Изпълнението на дейността ще допринесе за постигане на специфична цел 1 на проекта, във връзка със създаване на подходящ организационен модел за управление на обектите с представителни и социални функции в държавната администрация.
Дейността включва следните основни под-дейности:
6.1 Общ преглед и анализ на обектите с представителни и социални функции в държавната администрация
6.2 Задълбочен анализ на представителна извадка от обектите с представителни и социални функции в държавната администрация - най-малко 10 обекта. Изготвени препоръки и пътна карта за подобряване на управлението на обектите с представителни и социални функции в държавната администрация
Държавната администрация продължава да е собственик и да управлява значителен брой обекти с представителни и социални функции в страната,, като в много случаи те не се управляват по възможно най-ефективния и ефикасен начин. Практиките в държави-членки на ЕС показват възможности за подобряване на финансовите резултати при въвеждане на споделени практики при управлението на имоти, собственост на администрацията. В България липсва ясен и цялостен подход за управлението на тези обекти, както и анализ на възможностите за въвеждане на споделени услуги в тази сфера, с оглед намаляване на разходите на администрациите по тяхната поддръжка и повишаване на качеството на използваните управленски подходи и практики в тях.
Изпълнителят следва да събере актуална информация относно статута, финансовото състояние и управлението на най-малко 100 от обектите с представителни и социални функции в държавната администрация. На база на тези данни и на информацията, събрана в рамките на дейност 1, ще бъде избрана представителна извадка от тях, за които ще бъде направен задълбочен анализ, който да адресира идентифицираните предизвикателства в следните сфери:
- Финансова – свързани с големите финансови загуби, генерирани от тези обекти
- Икономическа – чрез по-ниските цени за тяхното използване те не стимулират частните инвестиции
- Управленска – обектите се управляват най-често от служители на съответната администрация принципал, които нямат необходимите специализирани знания и умения за управление на подобни обекти. Липсват финансови модели за инвестиране, управление и ценообразуване, както и стимули за увеличаване на приходите или заетостта на легловата база.
- Административна – тъй като обектите са собственост на отделните администрации, липсват равни възможности за всички държавни служители да ги използват.
- Социална – управлението на тези обекти създава дискриминационни условия спрямо гражданите, които или нямат достъп до тях или могат да ги използват при по-високи цени.
- Прозрачност – в общия случай липсва публично достъпна и-ция относно тези обекти, което създава условия за злоупотреби и лошо у-ние.
- Стратегическа – не съществува цялостна политика или визия за управлението на тези обекти
На база задълбочения анализ, изпълнителят следва да изготви препоръки за подобряване на модела на управление на анализираните обекти и пътна карта за действие. Препоръчаните модели могат да бъдат различни по отношение на различните обекти с представителни и социални функции в държавната администрация. |
141 541.20
|
141 541.20
|
| Дейности по информация и публичност: Дейността предвижда провеждане на встъпително и заключително публично събитие за стартиране и популяризиране на проекта.
За популяризиране ролята на ЕС, съфинансиращия фонд (ЕСФ) и Оперативна програма „Добро управление“ ще бъдат изработени информационни и рекламни материали
(плакати, рол банер, брошури и др).
Промоционалните материали ще бъдат разпространявани по време на изпълнението на преките дейности по проекта и всички публични събития. Тяхната изработка ще бъде изцяло съобразена с изискванията, посочени в „Единен наръчник на бенефициента за прилагане на правилата за информация и комуникация 2014-2020 г.”. |
5 708.00
|
5 269.96
|
| Изготвяне на анализ и предложения за подобряване на процесуалното представителство по дела, водени от и срещу администрацията : Понастоящем всяка административна структура разполага с експерти юристи или структурни звена, които извършват правно-нормативна дейност. Техните основни функции са в 2 направления: правна експертиза за нуждите на собствената администрация (изготвяне на становища по казуси и съгласуване по законосъобразност на издаваните от ръководителите на институциите административни актове) и процесуално представителство по дела в съда,
Често администрациите се сблъскват с редица проблеми, свързани с намирането на добри юристи за нуждите на администрацията, с оглед ограниченията в модела на заплащането и конкуренцията в частния сектор. Това води като последица недостатъчен капацитет на юридическите звена в администрацията, като проблемът е особено значим за по-малките административни структури и тези извън София – териториални звена на централната администрация, специализирана териториална администрация и др. Например подобни проблеми са отчетени в системата МВР, където областните. дирекции на МВР са самостоятелни юридически лица и водят сами делата. Ако бъдат осъдени на големи суми, първостепенният разпоредител трябва да им осигури парите, без да е наблюдавал хода на делото.
От двете посочени основни направления на дейност на правните дирекции, тази с осигуряването на процесуално представителство е много по-проблемна поради няколко причини:
- съдебният процес по АПК и ГПК е сложна правна материя, с която по-неопитни юристи не могат да се справят. Много от тях отказват да представляват администрацията по съдебни дела.
- отговорността на юрисконсулта е лична, когато е пред съда. Юрисконсултът представлява пряко органа на власт.
- съдебните заседания често са свързани с високо напрежение и стрес, като следва да се реагира на момента, а разпитите на свидетели и вещи лица изискват по-значителен опит..
- грешките в повечето случаи са непоправими, тъй като процесуалните срокове са кратки.
По редица категории дела, свързани за уволнения и дисциплинарни наказания например, често всички юристи на дадената администрация си правят отвод, защото в малките администрации (но не само) може да възникне проблем, свързан с наличието на близки лични взаимоотношения между страните. По такива дела често се наемат адвокатски кантори от страната на администрацията, което води до значителни разходи.
Дейността включва следните основни под-дейности:
7.1 Общ преглед и анализ на дейностите по осигуряване на процесуалното представителство по дела, водени от и срещу администрацията
7.2 Изготвяне на препоръки за подобряване на настоящия модел за осигуряване на процесуално представителство
Анализът по под-дейност 7.1. следва да разгледа текущото състояние по осъществяване на процесуалното представителство и да разгледа възможностите за въвеждане на споделена услуга, с която да се повиши ефективността на процесуалното представителство и да се намалят разходите за външни услуги и за плащания по загубени дела.
В рамките на под-дейност 7.2 въз основа на анализа, изпълнителят следва да изготви предложения за подобряване на ефективността и ефикасността при осъществяване на процесуалното представителство по дела с участието на администрацията. Следва да се представят включително и предложения за нормативни промени в ГПК и/или в други закони. Те могат да бъдат насочени към създаване на процедури, които позволяват една администрация да се представлява пред съда от юристите на друга администрация, да се предвиди централизирана правна експертиза по подобие на дейностите, които МРРБ осъществява по представителство на държавата по вещно правни дела за държавни имоти и т.н. Препоръчаните модели могат да бъдат различни по отношение на различните видове дела. |
70 000.00
|
74 220.00
|
