Description
The Common Assessment Framework (CAF) is set as a priority in a number of national strategic and programming documents for the development of Bulgarian administration until 2020. The European system for quality management CAF is recognized as extremely suitable for public administration and as a catalyst for processes to improve the efficiency and quality of work of the administrative structures at central, regional and municipal level. The IPA project provides for the performance of a set of interrelated and complementary activities on implementation of this instrument for Total Quality Management in Public Administration and conducting large-scale campaign for its promotion among Bulgarian institutions and organizations. The main activities of the project are aimed at: 1. Conducting general CAF training and updating of the training programme for general CAF training as to develop knowledge of the model and the benefits of its application in the administration. 2. Develop the capacity of CAF resource center in IPA by conducting specialized trainings for consultants and participate in international forums of the European CAF Resource Centre at EIPA in Maastricht. 3. Implementation of the CAF model in 48 administrations, as well as conducting trainings according to the developed specialized training programme as to assist administrations in the process of implementation of the CAF model. 4. Capacity building for external evaluation on the implementation of CAF and awarding a certificate "Effective CAF User". 5. Promotion of CAF in the administrations by developing a communication strategy and implementation of a communication campaign. 6. Activities for information and communication. Successful implementation of the project will contribute to achieving the strategic objective of the Operational Programme "Good Governance" 2014-2020 to increase the efficiency of the administration.
| Activity | Contracted Amount | Reported Amount |
|---|---|---|
| Провеждане на общо обучение по CAF и осъвременяване на обучителната програма за общите обучения по CAF с цел развитие на познанията за модела и ползите от неговото прилагане в администрацията.: Дейност 1 (Д1) ще обхване актуализиране на обучителната програма на съществуващото общо обучение по модела "Управление на качеството и внедряване на CAF", осъвременяване на учебните материали към него, както и организиране и провеждане на 10 тридневни обучения за общо 300 служители от администрацията. Общият курс по CAF е разработен в рамките на проект С13-22-1/16.04.2014 „Изграждане на капацитет на ИПА за изследвания, обучение и приложение на иновативни европейски практики в доброто управление”, финансиран от ОПАК. Проектът е реализиран през 2014-2015 г. В рамките на настоящия проект обучителната програма и учебните материали ще бъдат актуализирани от експерти на Ресурсния център по CAF, с фокус върху практическия подход чрез включване на нови казуси, упражнения и примери от практиката по прилагането на модела. Курсът цели да развие и задълбочи знанията на държавните служители за европейския инструмент за управление на качеството CAF, да ги запознае практически с възможностите за неговото внедряване в структурите на държавната администрация и да повиши убедеността от ползите за организациите, прилагащи механизми за управление, ориентирано към резултати. Целевите групи, които ще бъдат обхванати от общото обучение по CAF, са администрацията на изпълнителната власт, администрации на други държавни институции, органи и лица, създадени с нормативен акт, както и служителите в тези администрации. Подборът на лектори за това обучение ще бъде направен както за всички други лектори на ИПА. Дейностите по CAF са основни за Института – регламентирани са в Устройствения му правилник и в такъв контекст, за обученията в тази област ще се прилагат същите правила и критерии, както и при останалите обучения. Изискванията на ИПА и към учебните програми/материали за обученията ще се прилагат по същия начин. Продължителността на всяко от 10-те обучения ще бъде 2 дни (16 учебни часа). Обученията ще се провеждат в София от лектори на ИПА, като програмата ще включва следните индикативни теми: Създаване и развитие на европейския модел CAF за публичната администрация. Същност, структура и роля на инструмента CAF в контекста на управление и развитие на организацията. Процесът на прилагане на модела CAF. Възможности за въвеждане на модела CAF в българската администрация. Изследвания и добри практики (европейски и български) за прилагането на модела CAF. За да гарантира прозрачен подбор на администрациите, в които ще бъде внедрен CAF и чиито служители ще бъдат обучавани в рамките на Д1, Комисия от служители на ИПА и АМС, проведе предварителна процедура на базата на критерии, насочени към осигуряване на устойчивост на проекта. Методологията за сформиране на обучителните групи за общото обучение предвижда следните етапи: Етап 1 – с приоритет в обученията ще бъдат включвани служители от 48-те целеви администрации. Етап 2 – групите ще бъдат допълвани със служители от администрации, подали заявления за внедряване на модела CAF преди стартиране на проекта. Етап 3 – привличане в обученията на участници от други администрации; Етап 4 – прилагане на контролни механизми за осигуряване на хоризонталните политики при сформиране на обучителните групи (равенство между мъжете и жените, недопускане на дискриминация и достъпност, партньорство). Реализирането на Д1 ще допринесе за постигане на СЦ1. | 63 200.00 | 55 704.83 |
| Развитие на капацитета на CAF ресурсния център в ИПА.: Дейност 2 предвижда: 1. Провеждане на Първа вълна обучения за консултанти, включваща: 1.1. Провеждане на специализирано обучение на консултанти за консултиране на процесите по планиране и самооценка при внедряване на CAF. Участници в това обучение ще бъдат 20 служители от държавната администрация – членове на CAF ресурсния център в ИПА (РЦ), лектори на ИПА, както и обучени служители по проект на ИПА № С 13-22-1 /16.04.2014 г. по ОПАК. Целта на обучението е да развие уменията на участниците за процесите на консултиране на вътрешните екипи в администрациите относно етапите на планиране и самооценка при внедряване на CAF. Обучението ще се проведе в рамките на 3 дни (24 учебни часа), извън София, от екип от лектори на Европейския CAF ресурсен център на ЕИПА Маастрихт, като всички успешно завършили курса ще получат сертификат. 1.2. Провеждане на специализирано обучение на консултанти за консултиране на процесите за разработване на доклади за самооценка и планове за подобрение при внедряване на CAF. Фокусът на обучението ще бъде върху процесите на формулиране на области и мерки за подобрение и консултативните процеси по разработване на двата документа. Обучаеми ще бъдат същите 20 служители. Обучението ще се проведе в рамките на 2 дни (16 учебни часа), извън София, от екип от лектори на Европейския CAF ресурсен център към ЕИПА, като всички успешно завършили курса ще получат сертификат. 2. Провеждане на Втора вълна обучения за консултанти, включваща: Провеждане на 2 специализирани обучения за консултанти (аналогични на 1.1 и 1.2 от Първата вълна), извън София, през втората половина на 2017 г., от лектори на ЕИПА. Във всяко от 2-те обучения ще вземат участие по 20 участници - членове на вътрешните екипи от 16-те администрации, вече внедрили CAF по Дейност 3, както и служители на други администрации. В резултат от двете вълни специализирани обучения, CAF РЦ в ИПА ще разполага с пул от общо 40 консултанти, голяма част от които с практически опит и с познания относно спецификите по внедряване на модела в общински, областни и централни администрации. 3. Разработване на интерактивен онлайн Наръчник за внедряване на CAF, който ще подкрепя цялостно процеса по въвеждане на модела, съобразно спецификата на неговата структура и правила за работа. Наръчникът ще съдържа унифицирани образци на документи; указания за провеждане на ключови стъпки по внедряването на CAF; функционални възможности за генериране на текущи справки и външна оценка, както и форум за текущо решаване на възникнали казуси. Чрез Наръчника процесът по внедряване на CAF ще може да се подкрепя онлайн – ще предоставя образци; формуляри; разработени по проекта национални правила и процедури за даване на обратна връзка; ще осигурява подкрепа при разработване на Плановете за самооценка и др. При внедряването на CAF в първите 2 групи от по 16 администрации, съдържанието и уеб решението на Наръчника ще бъдат разработвани, а по време на 3-та група от 16 администрации Наръчникът ще бъде използван. Достъпът до Наръчника ще бъде свободен за всички чрез интернет страницата на ИПА, което ще осигури устойчивост на проекта и след неговото приключване. 4. Участие на 3-ма представители на ИПА в годишната среща на CAF потребителите (2016 г.), както и в срещите на CAF кореспондентите (2 срещи през 2017 г., в които ще вземат участие по 3-ма представители CAF ресурсния център на ИПА), организирани от Европейския CAF ресурсен център на ЕИПА. Целта на тези срещи е да бъдат представени практики на различни страни и организации при прилагането на CAF. ЕИПА планира годишната среща да бъде проведена в Братислава, а срещите на кореспондентите в Маастрихт. В международните форуми ще вземат участие средно по 3-ма представители на CAF РЦ ). Целите на участието в тези срещи са насочени към обмен на добри практики с други страни-участнички. | 351 500.25 | 328 444.94 |
| Внедряване на модела CAF в 48 администрации.: В резултат на процедура за подбор, проведена през май-юни 2016 г. от Комисия с представители на ИПА и АМС, бяха определени 48 целеви администрации, в които ще бъде въведен европейския модел CAF по проекта. Внедряването на Общата рамка за оценка ще се извърши на 3 етапа, като всеки етап ще обхваща по 16 администрации. Във всяка от 3-те групи за въвеждане на модела ще бъдат включени представители на общински, областни и централни администрации. По отношение на териториалното разпределение на внедряващите CAF структури – 13 от избраните администрации ще бъдат в София; 35 – в страната. Основните аргументи за разделянето на 48-те администрации в 3 групи са: необходимост от поетапно внедряване на модела CAF с оглед ефективно планиране и използване на наличните ресурси на ИПА; извеждане на успешни организационни модели и процедури от пилотното въвеждане на модела в първата група от 16 администрации; изработване на устойчиви алгоритми и механизми за предотвратяване и решаване на възникнали трудности в процеса по внедряване. Разработването на специализирана обучителна програма и пакет от документи за подпомагане на администрациите в процеса по въвеждане на модела CAF, е следващият етап от Д3. Те ще бъдат изготвени от експерти на CAF РЦ в ИПА, преминали специализираните обучения по Д2. Обучителната програма ще включва два модула с обща продължителност 40 учебни часа, както следва: 1. Първи модул – 20 учебни часа; продължителност на обучението 2 ½ (два дни и половина, присъствено, на място във всяка от 48-те администрации). Обучението ще има практически фокус и ще представя детайлно на вътрешните екипи на съответните организации необходимите стъпки и тяхната последователност за прилагане на модела CAF; процедури и документи, подпомагащи процеса; механизми на разработване на Плана за провеждане на самооценка и на Доклада за направената самооценка. 2. Втори модул – 20 учебни часа; продължителност на обучението 1 ½ (един ден и половина – 12 учебни часа, присъствено, на място във всяка от 48-те администрации) и един ден (8 ч., дистанционно). Тематичният обхват на присъственото обучение ще включва въпроси, свързани с разработването на Плана за внедряване на мерките. В рамките на останалите 8 часа от този модул се предвижда, с всяка от 48-те администрации, експертите да провеждат дистанционни обучения, насочени към специфични практически теми, решаване на казуси и въпроси, фокусирани върху подготовката на процеса по внедряване на мерките за подобрение в конкретната администрация. Като следващ етап, експертите на CAF ресурсния център в ИПА ще изготвят План-график за провеждане на специализираното обучение, който да отчита необходимостта от това всички членове на екипи от целевите организации да са преминали предварително през общото обучение по CAF по Д1. Обученията ще бъдат организирани на поетапен каскаден принцип, следващ следния алгоритъм: 1.1. Първите 16 екипа, участвали в общото обучение по Д1, ще преминат през обучение по Първи модул (20 учебни часа), на специализираното обучение по Д3, след което ще планират извършването на самооценката и ще започнат да я извършват. 1.2. До края на 4-я месец от началото на внедряване на модела, администрациите ще преминат през обучение по Втори модул (20 учебни часа), в който ще бъдат обучени как да разработят Плана за внедряване на мерките. 1.3. До края на 5-я месец от началото на процеса по внедряване на CAF, Докладът за самооценка и Планът за внедряване на мерките за подобрение в 16-те администрации трябва да бъдат финализирани. С това процесът по внедряване на CAF ще се счита за приключен и ще започне изпълнението на Плана за подобрение. Описаният алгоритъм за въвеждане на CAF ще се повтаря за всяка от следващите две групи от по 16 администрации. Д3 предвижда поетапното обучение на общо 672 служители от 48 администрации, средно по 7 души от всяка администрация, обучени по Първи модул и средно по 7 души – по Втори модул.. | 119 733.60 | 96 910.15 |
| Изграждане на капацитет за външна оценка по прилагането на CAF и за присъждане на сертификат за „Ефективен CAF потребител“.: Д4 включва: 1.Провеждане на специализирано обучение "Masterclass" в ЕИПА, Маастрихт за изграждане капацитет за външна оценка (обратна връзка) по прилагането на CAF в администрацията. 2. Разработване на национални правила за извършване на външна оценка на организации, прилагащи CAF, и за присъждане на сертификат „Ефективен CAF потребител”. 3. Извършване на външна оценка (обратна връзка) на 16 администрации, в рамките на проекта. 4. Провеждане на Конференции за обмен на опит и обсъждане на резултатите. 1. В специализираното 3-дневно обучение "Masterclass" в ЕИПА ще участват 16 експерта - членове на CAF ресурсния център в ИПА (РЦ), лектори на ИПА, както и обучени служители по проекта на ИПА по ОПАК. Целта на обучението е те да получат задълбочени практически познания за прилагане на модела CAF и да се подготвят за извършване на външна оценка (обратна връзка) на организациите, ползващи модела. 2. На база на проведеното обучение "Masterclass" в ЕИПА и съгласно методиката на CAF, екип от обучени външни оценители ще разработи национални правила за извършване на външна оценка на организации, прилагащи CAF и за присъждане на сертификат „Ефективен CAF потребител”. Правилата ще бъдат публикувани в интерактивния онлайн Наръчник по CAF. 3. Извършването на външна оценка (External Feedback), съгласно методологията на Европейския ресурсен център по CAF, представлява процес на даване на обратна връзка на екипите, провеждащи извършената самооценка, по отношение на това как се изпълнява Плана с мерките за подобрение. Извършването на външната оценка цели да бъдат признати, публично и обективно от специалисти в областта, усилията на организациите да внедрят успешно CAF като модел за качество в публичната администрация. Извършването на външната оценка може да завърши с присъждане на сертификат "Ефективен CAF потребител" като признание за постигнатите резултати на подобряване на организацията чрез модела CAF и в този смисъл е силно мотивиращ процес за администрациите да прилагат европейския модел CAF. За гарантиране на по-голяма обективност, експертите по проекта, които ще дават външна оценка (обратна връзка) в съответната администрация, ще бъдат различни от тези, които са консултирали процесите в нея. Външната оценка ще бъде предоставена след като е започнало изпълнението на Плановете за прилагане на мерките за подобрение в целевите администрации, но не по-рано от 6 месеца след изготвянето на Плановете. Това означава, че в рамките на проекта, външна оценка (обратна връзка) ще могат да получат само първите 16 администрации, въвели модела CAF. Външната оценка включва преглед на документи и посещения на място. Източници за информация при извършване на проверките и даването на външна оценка са всички документи по внедряването на CAF. Посещенията на място имат за цел провеждането на срещи с участниците в процеса по въвеждане на модела и със заинтересовани страни за изясняване на реално използвания подход за внедряване на CAF. Предвиждат се по 60 часа на експерт за извършване на една външна оценка и изготвяне на един Доклад за обратна връзка. Докладите се представят на ИПА за приемане с протокол, след което се изпращат на административните ръководители на съответните администрации. Докладите ще бъдат използвани от Комисията, която ще удостоверява съответствието на прилаганите мерки с изискванията на модела и ще определя на кого да се връчи сертификата. 4. Ще бъдат проведени по една конференция в края на всеки от 3-те етапа от внедряване на модела - общо 3 броя заключителни конференции. Целта на конференциите ще бъде да се насърчи обмена на опит, добри практики и резултати от внедряването на модела в 48-те публични организации. В две от конференциите ще участват и по 2-ма представители на CAF ресурсен център в ЕИПА Маастрихт. Реализирането на Д4 ще допринесе за постигане на СЦ4. | 135 519.64 | 105 356.29 |
| Популяризиране на CAF.: Поддейност 1: Разработване на Комуникационна стратегия (КС) за популяризиране на CAF. Ще бъде разработена КС с цел формулиране на дългосрочен и устойчив комплекс от комуникационни цели, тактики за тяхното постигане и насоки за комуникация. КС ще изведе конкретни цели, дейности и резултати; ще разработи подробен план за действие в краткосрочен план (за времето на изпълнение на проекта) и в дългосрочен план (до 2020 г.). В рамките на КС ще бъдат изготвени: проучване на нагласите за въвеждане на модела и методика за подбор на администрации за следващите вълни на внедряване и др. Поддейност 2: Провеждане на Комуникационна кампания за популяризиране на модела CAF в администрацията. Като минимум кампанията ще включва следните мерки: Мярка 1. Изработка на видеофилм (с продължителност 5-7 мин.) за внедряването на CAF в България, който ще направи кратък обзор на избрани моменти от внедряването на модела в отделни администрации; ще включва импресия от кадри, свързани със спецификите на различните етапи от въвеждането; интервюта и др. Създаването на филма ще осигури допълнителна устойчивост на проекта и ще бъде използван при провеждането на кампанията за следващите вълни за внедряване на CAF. Мярка 2: Разработване на Сборник с добри практики, аналитични материали, кратки истории, снимков материал, интервюта с участници и др., от различни организации (европейски и национални), въвели CAF. Сборникът ще се разпространява по време на цялата кампания, както и след приключване на проекта. Мярка 3. Разработване на Изследване, с включен анализ и обобщение на постигнатите резултати от проекта, както и проучване на перспективите пред публичните институции и организации в България за внедряване на европейския модел за качество. Изследването ще допринесе за устойчивостта на проектните резултати и ще даде насоки за провеждане на следващите етапи на въвеждане на CAF. Мярка 4. Разпространение на материали за популяризиране на модела CAF в администрацията, в това число на: Книгата CAF 2013; Книгата за CAF в сферата на образованието; Изследването на Европейския CAF ресурсен център за прилагането на CAF от 2016 г.; Сборника с добри практики; Изследването по Мярка 3. Мярка 5. Усъвършенстване на рубриката на CAF РЦ в интернет страницата на ИПА. Проектът предвижда издаването на голям обем от информационни и изследователски документи, които ще представляват интерес за заинтересованите страни и партньорите на ИПА. Всички преведени документи ще бъдат публикувани онлайн, което налага рубриката да бъде актуализирана и обновена. Мярка 6. Издаване на 4 електронни информационни бюлетина за CAF, които ще имат за цел да представят кратка информация по процеса на въвеждане на CAF в различните администрации в страната; да информират относно резултатите от провеждащата се Комуникационна кампания за популяризиране на CAF. Мярка 7. Организиране и провеждане на заключителна Конференция за популяризирането на Модела CAF в администрацията. Целта на Конференцията е да запознае участниците с различни експертни въпроси от натрупания опит по внедряването на модела в 48-те целеви администрации; с анализи на резултати от проведените обучения по новите модули и програми, както и да предостави трибуна на различни териториални и централни администрации да споделят свои впечатления и опит от въвеждането на модела. По време на Конференцията ще бъдат връчени сертификати „Ефективен CAF потребител“ на администрацията/ите, които отговарят на критериите за това отличие. За целта ще бъде създадена специална Комисия с представители на екипа, разработил националните правила за извършване на външна оценка „Ефективен CAF потребител“. Сертифицираната/ите администрация/и ще бъдат обявени на страницата на ИПА, в електронния бюлетин на Института, както и в други издания и платформи на публичната администрация в България. Д5 допринася за постигане на СЦ5 | 69 674.40 | 62 442.60 |
| Дейности за информация и комуникация.: Дейността за осигуряване на информация и комуникация е задължителна и отразява ангажимента на ИПА да планира, изпълни и отчете набор от мерки чрез подходящи комуникационни канали, насочени към популяризиране на целите, дейностите и очакваните резултати от проекта, за да бъде информирана обществеността за приноса на Общността. Планираните мерки и дейности за осигуряване на информация и комуникация по проектното предложение ще бъдат изцяло в съответствие с разпоредбите на Приложение XII от Регламент (ЕС) №1303/2013, както и съгласно изискванията относно техническите характеристики на мерките за информация и комуникация в съответствие с Глава II от Регламент за изпълнение (ЕС) № 821/2014. и на Единния наръчник на бенефициента за прилагане на правилата за информация и комуникация 2014-2020 г. Екипът по проекта има яснота относно отговорностите на бенефициентите в процеса по информация и комуникация от задължителен характер; за правилата за техническите средства, които следва да се прилагат; относно формите за отчетност на мерките, както и за всички технически параметри и изисквания за предвидените мерки. Изпълнителят ще спазва стриктно горепосочените изисквания, като за тази цел ще бъдат използвани: Емблемата на ЕС в съответствие с техническите характеристики, посочени в Глава II от Регламент за изпълнение (ЕС) № 821/2014, с упоменаване на Европейския съюз; Названието на Европейския фонд за регионално развитие; Логото на Оперативна програма „Добро управление“ 2014-2020 г., в съответствие с графичните изисквания и правилата за визуална идентичност; Графично изображение на логата са публикувани на интернет адресите: http://www.eufunds.bg/bg/page/1061 и http://www.opcompetitiveness.bg/module3.php?menu_id=359; За информацията, разпространявана по електронен път (чрез Интернет страници, разпространение на електронни съобщения и др.) или за аудио-визуални материали, горепосочените изисквания ще се прилагат аналогично. Предвидените мерки по проекта включват: Мярка 1. Провеждане на откриваща пресконференция за представяне на проекта. Мярка 2. Изготвяне и разпространение на брошури / дипляни за популяризиране на дейностите по проекта. Мярка 3. Изготвяне на информационни табели за оповестяване на проекта. Мярка 4. Изготвяне и отпечатване на банери и плакати. Мярка 5. Осигуряване на визуализация на всички печатни и учебни материали. Мярка 6. Най-малко 10 публикации в национални и местни печатни и електронни медии. Всяка от публикациите ще съдържа информация относно достигнатия етап от изпълнението, като първата ще обявява откриващата пресконференция, а последната ще отразява постигнатите резултати от проекта и ще анонсира заключителната пресконференция. Мярка 7. Заключителната пресконференция за представяне на постигнатите резултатите от проекта ще бъде проведена в резиденция Бояна. Всички печатни материали (покани, присъствени списъци, брошури / дипляни, публикации, банери, плакати и др.) ще съдържат: емблемата на ЕС; упоменаването на „Европейски съюз“; наименованието на съфинансиращия орган; общото лого за програмен период 2014-2020 г. с наименованието на ОПАК; наименованието на проекта; адреса на Единния информационен портал. За публикациите в допълнение ще бъде добавено и наименованието на бенефициента. Рекламните материали, изработени за целите на проекта, ще съдържат: емблемата на ЕС; упоменаването на „Европейски съюз“; наименованието на съфинансиращия орган; общото лого за програмен период 2014-2020 г, номера на Договора. | 7 345.50 | 3 355.08 |
Notes:
Elements in light blue allow detailed view when selected
All amounts are in Bulgarian lev (BGN) / 1 EUR = 1,95583 BGN
All amounts are in Bulgarian lev (BGN) / 1 EUR = 1,95583 BGN
