| Дейност № 1 Създаване на единна нормативна и методическа база за е-Архивиране: Описание
Създаването на единна нормативна и методическа база е изключително належащо, тъй като действащите нормативни актове не съдържат правна дефиниция на понятието е-Архивиране. Не са регламентирани процесите по организация, експертиза, съхранение и използване на електронните документи в държавните и общинските институции, както и по предаване, опазване, съхранение и използване на ценните електронни документи в държавните архиви. Тези процеси на практика обхващат целия жизнен цикъл на документите. от създаването до предаването им в държавен архив, както и опазването, съхранението и използването на ценните документи в държавните архиви. Липсват нормативни разпоредби, които да позволяват унищожаването на неценни електронни документи с изтекли срокове на съхранение, определени в номенклатурите на делата или в списъците на видовете документи. Не е регламентирана и организацията на електронните документи в учрежденските архиви на държавните и общинските институции. Липсата на единни правила и методика за тези процеси може да доведе до загуба на ценни електронни документи и приемане в държавните архиви на непълни по състав и съдържание архивни фондове и документи от държавните и общински институции след изтичане на законоустановения 20-годишен срок.
Ключов момент при въвеждането на е-Архивиране е гарантирането на автентичността и интегритета на електронните документи през целия им жизнен цикъл, както и запазването им във времето и пространството в техния оригинален контекст. Важно от гледна точка на определяне ценността и сроковете за запазване на документите в държавните и общинските институции, както и за осигуряване на правилната им организация и систематизиране, е да се регламентира нормативно интегрирането на номенклатурата на делата или списъка на видовете документи със срокове за съхранение в административната информационна система (АИС). По този начин ще се създадат условия за правилното им организиране, съхранение, комплектуване и предаването само на ценните електронни документи в държавните архиви.
В рамките на дейността ще се актуализира Наредбата по чл. 52 от Закона за НАФ и ще се изготви оценка на въздействието. Ще се регламентира редът за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на електронните документи в държавните и общинските институции. Ще се извърши преглед и анализ на нормативната уредба и при констатирана необходимост ще се изготвят проекти и на други нормативни актове.
Ще бъде извършено изменение и допълнение на текстове от Методическия кодекс на ДА „Архиви” от 2013 г., което ще бъде в съответствие с Наредбите по чл. 52 и чл. 9, ал. 2 от Закона за НАФ и с Наредбата за обмена на документи в администрацията. Ще бъдат дефинирани и изисквания за цифровизация на аудиовизуални документи, съхранявани в държавните архиви. Актуализираният Методически кодекс ще се публикува на административната интернет страница на ДА „Архиви”.
В изпълнение на т. 3, б. „ч”, от РМС № 163 от 21 март 2014 г. ще се разработи проект на Стратегия за развитие на е-Архивиране в Република България с хоризонт до 2030 г., в съответствие със Стратегията за развитие на електронното управление в Република България (2019–2023). Документът ще представи визията, принципите, целите и дейностите, които ще допринесат за модернизация и трансформация на процесите по организация, експертиза, съхранение и използване на електронните документи в държавните и общински институции и предаването им в държавен архив. В обхвата на Стратегията е и предаването на ценните електронни документите на видни за обществото личности, политически партии, ЮЛНЦ и търговски дружества, както и на българи и български организации в чужбина с принос към българската история и опазването им и за идните поколения.
Изпълнението на дейността ще гарантира нормативното регламентиране на понятията и процесите в областта е-Архивиране, както и актуализирането и синхронизирането на съществуващата нормативна и методическа уредба. |
56 775.00
|
48 614.24
|
| Дейност № 2 Разработване и внедряване на система за е-Архивиране на ценни електронни документи: От 2012 г. в ДА „Архиви” е внедрена Информационна система на държавните архиви (ИСДА), която обхваща всички 29 държавни архива в структурата на агенцията и управлява част от архивните процеси. ИСДА представлява система за управление на процесите и данните, свързани с приемането, обработката и използването на архивни документи на хартиен носител, техните описания, подлежащи на постоянно съхранение в държавните архиви и на техни дигитални копия. Тя, обаче, не обхваща процесите по приемане, съхранение и използване на ценни електронни документи от държавните и общинските институции, както и от видни за обществото личности, политически партии, ЮЛНЦ и търговски дружества, българи и български организации в чужбина с принос към българската история. Не е предвидена възможност и за импортиране на аудиовизуални документи, които са в цифров формат.
По тези причини, в рамките на дейността ще бъде разработена и внедрена система за е-Архивиране на ценни електронни документи, която ще позволява и импортиране на аудиовизуални документи в цифров формат. Тя ще бъде интегрирана със съществуващата в момента Информационна система на държавните архиви (ИСДА).
Системата за е-Архивиране ще осигури приемането, съхранението, достъпа (с различни нива) и използването на ценни електронни документи от държавните и общинските институции. Тя ще осигурява приемането, съхранението, достъпа (с различни нива) и използването на ценни електронни документи от държавните и общинските институции, както и от видни за обществото личности, политически партии, юридически лица с нестопанска цел и търговски дружества, българи и български организации в чужбина с принос към българската история. Публичен достъп до базата данни от архивни описания ще се осигури чрез web-базиран интерфейс.
Минималните функционалности на системата са описани в Приложение 1.
Системата следва да се конфигурира с виртуализационен слой, като операционната система и логическите сървъри следва да са виртуални машини. В изпълнение на чл. 13, т. 7 от Закона за НАФ, ще бъде закупено необходимото оборудване и ще се създаде Застрахователен фонд върху оптичен носител в ДА „Архиви”.
Разработването, тестването и внедряването на система за е-Архивиране на ценни електронни документи ще предотврати два сериозни риска, пред които е изправена администрацията в момента. Първо, ще се ограничи опасността от загуба на ценни електронни документи, което би имало непредвидими последици както за управлението, така и за отделните граждани. Второ, ще се предотврати опасността да се наруши автентичността на ценните електронни документи. Гаранция за автентичността им се дава от електронния подпис, с който са скрепени документите, от цифровия сертификат на самата система или други системи за автентификация, които да гарантират не само информационната, но и доказателствена функция на електронните документи. Ако това не се осигури, могат да бъдат нарушени както законните права на гражданите (граждански, имуществени и др.), така и принципите на държавното управление като цяло.
Ще бъде разработено Ръководство за работа със системата, което ще бъде публикувано на интернет страницата на ДА „Архиви”. Ще бъде проведено онлайн обучение на 30 служители на ДА „Архиви”, които ще бъдат обучители на други служители от Агенцията и от държавните и общинските институции – фондообразуватели на държавните архиви (по дейност 4).
|
4 628 759.00
|
4 627 370.76
|
| Дейност № 3 Цифровизация на аудиовизуални документи, съхранявани в държавните архив: В пряка връзка с изпълнение на нормативно определените в Закона за НАФ функции на ДА „Архиви” е цифровизацията на аудиовизуални документи. Това има пряко отношение към опазването на тези документи и предоставя възможност, каквато към настоящия момент не е налична, за постоянен публичен достъп до съдържанието им. Новата система ще съхранява всяко исторически ценно съдържание в електронна форма, включително аудиовизуални записи.
Към настоящия момент ДА „Архиви” не разполага с техника за цифровизация на аудиовизуални документи. Посредством закупуване на техника за цифровизация ще се прехвърлят записаните данни върху нови носители, с което ще се гарантира целостта на документите и достъпа до тях. Качеството на електронната версия е обвързано с характеристиките на оборудването за четене и процеса на цифровизация. Наличието на специализирана техника е от съществено значение за запазване целостта на информацията, което изключва или ограничава, доколкото е възможно, всеки вид обработка, която може да доведе до промяна в оригинала.
След оборудването на студиото с необходимата техника ще се проведе обучение на минимум 3 служители на ДА „Архиви” за работа с него.
Обучените служители ще започнат поетапно цифровизацията на наличните в държавните архиви аудиовизуални документи. За периода на проекта се планира цифровизация на минимум 1900 носителя с аудиовизуални документи, които са 13,4% от общия брой, и които ще бъдат импортирани в системата за е-Архивиране на ценни електронни документи. |
612 070.20
|
608 933.43
|
| Дейност № 4 Обучение на служители на фондообразуватели на държавните архиви за работа със системата за е-Архивиране на ценни електронни документи
: Във връзка със задълженията на фондообразувателите, регламентирани в Закона за НАФ и в Наредбата по чл. 52 от Закона за НАФ ще бъдат обучени пилотно 600 броя служители на държавните и общински институции за процесите по подготовка и предаване на ценни електронни документи и съпътстващите ги метаданни от държавните и общинските институции в държавен архив.
Всеки държавен архив ще обучи онлайн свои фондообразуватели (от съответната област). Обучители ще бъдат служителите на ДА „Архиви”, обучени по дейност 2. |
16 454.00
|
14 449.47
|
