| Организация и управление на проекта
Project's organisation and management: Дейността има за цел да осигури необходимия експертен ресурс, система за вътрешно проектна координация и документооборот за изпълнение на проектните дейности в съответствие с принципите на доброто управление. За постигане на поставените по проекта цели ще бъде сформиран екип за управление на проекта, съставен от служители на Община Бургас - Ръководител проект, Финансов експерт, Координатор проектни дейности, Технически експерт. Екипът ще отговаря за цялостното управление и изпълнение на проекта, координацията на проектните дейности, вътрешен мониторинг и оценка на проектните цели и индикатори, като изпълнява следните функции:
- администрира технически и финансово основните дейности по проекта;
- поддържа контакт и осъществява координация между всички заинтересовани страни по изпълнението на проекта;
- координира дейността на всички външни изпълнители;
- поддържа комуникация с Програмния оператор и партньора;
- съгласува дейността си и осигурява непрекъснат поток на информация от и към ресорните звена от общинска администрация;
- осъществява общ вътрешен мониторинг на напредъка по проекта, контролирайки извършваните от външните изпълнители дейности на място, дава препоръки и сигнализира за нередности;
- събира, анализира и обобщава информацията за постигания по проекта напредък;
- поддържа система за съхранение и управление на проектната документация,
- верифицира представените за плащане фактури и други плащания за извършените проектни дейности; подготвя отчети;
- анализира и предлага варианти за изграждане на капацитет за управление на създадената по проекта инфраструктура.
The aim of this activity is to provide the necessary human resources and expertise, internal project coordination system and flow of documents management for the project activities execution in accordance with the principles of good governance. In order to achieve the project’s objectives a management team will be established consisting of experts of Burgas Municipality - Project manager, financial expert, project coordinator and technical expert. The team will be in charge of the overall project management and implementation, coordination of project’s activities, internal monitoring and evaluation of project’s objectives and indicators, executing the following tasks:
- financial and technical administration of the main project’s activities;
- Communication and coordination with all relevant stakeholders related to the project’s implementation;
- communication with the Programme Operator and the partner;
- coordination of its activity and insuring constant information flow with other departments within the Municipality;
- carrying out internal monitoring related to the project’s progress; control on the spot of all activities carried out by the external contractors; giving recommendations and signaling irregularities;
- collection, analysis and summary of information related to the project’s progress implementation;
- record management system – maintenance and storage of all project’s documentation;
- verification of invoices and other payments related to activities implemented under the project; preparation of progress reports;
-analysis and proposal of options to the city leaders as to a capacity building related to the management of the already established project’s infrastructure. |
40 000.00
|
39 034.34
|
| Обмяна на добри практики с НОРСК ЕНЕРДЖИ – партньор от Норвегия/Exchange of good practices with Norsk energi - partner from Norway: Дейността има за цел да допринесе за прилагането на знания и добри практики в изпълнението на инвестиционните мерки по проекта, чрез инициираното сътрудничество с Норск Енерджи, който има значителна експертиза по отношение на енергийната ефективност и управлението на енергията.
В тази връзка ще бъдат изпълнено следното:
1.Посещение на партньора в Бургас: участие на двама представители на партньора в следните събития:
-Кръгла маса с представители на управленско ниво - ще се обсъдят въпроси, свързани с прилагането на политики на местно ниво във връзка с устойчиво управление на енергията и енергийната ефективност на уличното осветление.
-Кръгла маса с експерти от Община Бургас и представители на всички заинтересованите страни – структури на местната и регионалната власт, разпределителни дружества, бизнес, НПО, граждани, на която ще бъде представен проекта и ще бъдат обсъдени успешни добри практики, които партньорът ще представи.
-Посещение на място на всички 22 главни пътни артерии, където са планирани или вече реализирани дейности по обновление на уличното осветление
-Съгласно План за информираност и публичност, е планирано провеждането на семинар, в рамките на който ще бъдат представени целите, основните дейности, очакваните резултати, както и напредъка по изпълнението на проекта към момента. На него ще присъстват представители от всички заинтересовани страни и от други общини, които прилагат подобни мерки. Той ще се състои по време на посещението на партньорите от Норск Енерджи и те ще имат възможност да представят своя опит и обменят добри практики пред широк кръг от представители на заинтересовани страни и целеви групи.
2.Oнлайн работна среща с участие на членове от екипа за управление на проекта от Бургас и представители на Норск Енерджи, които ще представят успешно реализирани проекти в областта на уличното осветление като добра практика за прилагане на местно ниво.
The aim of this activity is to contribute for the application of knowledge and good practices related to the implementation of investment measures under the project through initiated cooperation with Norsk Energi having significant expertise as to the energy efficiency and energy management. The following sub-activities will take place:
1.Visit of the partner in Burgas: participation of two representatives of the partner in the following events:
-Round table with representatives from the city government level – numerous issues will be discussed related to the application of policies at local level in relation with sustainable energy management and energy efficiency of street lighting
-Round table with experts from Burgas Municipality and representatives of all relevant stakeholders – local and regional authorities, utility companies, business, NGOs, citizens; the project will be presented and an exchange of good practices and experience will take place with the partners.
-Site visit of all 22 zones, including main road thoroughfares where planned or realized activities have occurred related to the renovation of street lighting
-According to the Information and Communication Plan the organization of seminar is planned where objectives, main activities, expected results as well as the project’s implementation progress will be presented. Representatives of all stakeholders will participate as well as experts from other Municipalities implementing similar measures. The seminar will take place during the visit of the partners from Norsk energi and thus they will have the opportunity to present their experience and exchange good practices with a broad range of representatives of stakeholders and target groups.
2. Online working meeting with the participation of project’s management team members from Burgas and representatives from Norsk energy who will present successful implemented projects in the field of the street lighting as example and good practice to be successfully implemented at local level. |
51 882.00
|
53 409.36
|
| Информираност и публичност
Information and publicity: Дейността има за цел да популяризира целите и резултатите на проекта, финансовия принос на ФМ на ЕИП и Норвегия 2014-2020 г., както и да промотира важността от въвеждане на мерки за енергийна ефективност на уличното осветление, допринасящи за подобряване на качеството на въздуха и на живот в града.
Дейности:
- организиране на публични събития–3 броя: 1 събитие за стартиране и 1 мащабно финално събитие - нощно бегаческо състезание с трасе в обхвата на зоните с модернизирано осветление; 1 семинар, насочен към различните групи заинтересовани страни, тематично обвързан с управление на енергията, енергийна ефективност и мерки за намаляване на енергийната консумация, използването на ВЕИ. Проектът ще бъде представен на семинара; в него ще участва и партньора и ще представи своето участие в проекта, опит и добри практики и ще обмени информация с участниците.
- изработване и монтаж на билборд по време на строителството и поставяне на постоянна информационна табела, които ще бъдат инсталирани на ключови места на една от главните пътни артерии с цел осигуряване на публичност и визуализация по време и след приключване на проекта в съответствие с изискванията на Ръководството за комуникация и дизайн.
- Подготовката и разпространение на информационни и промоционални материали, популяризиращи целите и ефектите от проекта и финансовия принос на ФМ на ЕИП и Норвегия: дипляни, рекламни торбички, тениски, флаш памет с дигитална брошура, светлоотразителна лента за колоездачи, шапки, термочаши, видео клип.
- През целия период на изпълнение на проекта, регулярно ще бъде подготвяна информация за напредъка на проектните дейности. Тя ще бъде разпространявана на създадената за целта интернет страница на проекта, на интернет страницата на Община Бургас и на партньора, публикации в социалните мрежи, на споделената платформа www.smartburgas.eu, и в местни, регионални и национални медии.
Всички изисквания за визуализация и публичност ще бъдат спазени.
This activity aims at the popularization of the objectives and results of the project’s realization, the financial contribution of the EEA Grants 2014-2020 as well as to promote the importance of introduction of energy efficiency measures for the street lighting, contributing to improve the air quality and quality of life in the city.
Sub-activities:
- Organization of public events–3 events: a starting and a large-scale final event - night running competition with a track within the scope of the areas with renovated street lighting system ; a seminar targeting all representatives of stakeholders thematically related with energy management, energy efficiency and responsible energy consumption, use of renewable energy sources. The project will be presented at the seminar; the partner will take part in it and present its involvement in the project as well as good practices and experience and exchange with participants.
- Elaboration and installation of a billboard during the renovation works and of permanent commemoration plaque that will be fitted at key visible places at one of the main streets in order to insure publicity and visibility during the project’s implementation and after its completion in accordance with the Communication and design Manual.
- Preparation and distribution of information and of promo material popularizing objectives and impacts of the project and the financial contribution of EEA Grants – flyers, bags, t-shirts, USB-sticks, retro-reflective bands for cyclists, hats, thermos mugs, promotional video.
- During the whole project lifetime information shall be prepared related to the project’s activities progress. It will be published on the website of the project created for that purpose as well as on the website of Burgas municipality and the partner; it will be also published in social media and on the shared platform www.smartburgas.eu and in local, regional and national media.
All requirements related to visualization and design will be observed. |
19 290.80
|
16 150.00
|
| Реновиране системата за уличното осветление на 22 зони, включващи главните пътни артерии на град Бургас
Renovation of the street lighting system of 22 zones, including main road thoroughfares of Burgas: Дейността има за цел реновиране на системата за уличното осветление на 22 зони, включващи главните пътни артерии на Бургас, чрез технологично обновление и модернизиране на системата на база извършено обследване за енергийна ефективност. Дейността ще се изпълни прилагайки съвременните Европейски норми за улична осветеност. Дейността включва четири под-дейности:
- Пълна подмяна на осветителните тела – 2623 броя - от системата за уличното осветление в целевите улици с такива, консумиращи по-ниска мощност;
- Реновиране на табла за управление и стълбовна мрежа - осъществяване на доставка и подмяна на неработещи или амортизирани измервателни устройства, конфигуриране на полевите програмно-технически средства на системата за работа с допълнително доставено оборудване; конфигуриране на системно и приложно програмни осигурявания на системата за работа с допълнително доставени нови полеви елементи; въвеждане на допълнителни данни за осветителните точки, които ще си комуникират с касетите;
- Инсталиране на 24 броя соларни LED осветители на пешеходни пътеки;
- Актуализация и частично надграждане на вече съществуващата автоматичната система за управление и контрол на уличното осветление по бул. „Демокрация“. Предвижда се модернизация по отношение на отдалечена диагностика на всички полеви програмно-технически елементи и актуализация на тяхното вграденото програмно осигуряване при нужда. Също така, ще бъде надградено и осигурено индивидуалното управление и мониторинг на всеки осветител по бул. „Демокрация“. Касетите на уличното осветление ще бъдат дооборудвани с допълнителни комуникационни устройства, а в осветителните тела ще бъдат вградени допълнителни програмно-технически средства, предоставящи възможност за дистанционен контрол на димирането, предаване на друга информация към централизирана система за управление, чрез мрежова свързаност, автоматична корекция на светлинния поток на тялото, вградена възможност за димиране на осветителното тяло и за програмиране на ежедневен цикъл за димиране по време на работа на осветителя.
- This activity aims at the renovation of the street lighting system of 22 zones, including main road thoroughfares of Burgas through technological restoration and modernization of the lighting system based on energy efficiency audit. This activity will be accomplished according to European norms for street lighting.
This activity has four sub-activities:
-full replacement of lamp fittings – 2623 in total – of the street lighting of targeted streets with lamps consuming less energy
- renovation of control panels for the lampposts network. This includes delivery and replacement of non-functioning or amortised metering devices, configuration of on-the-field programming technical means of the system to be synchronised with additionally installed new elements; introduction of additional data for illumination spots that will be communicating with the control panels.
- Installment of 24 solar LED luminaires on pedestrian crossings;
- Modernisation and partial upgrade of the already existing automated system for management and control of the street lighting on Democratcia boulevard. Modernization related to the remote diagnostic is foreseen as to all on-the field programmation technical elements and upgrade of the integrated programming maintenance if needed. Also, individual management and monitoring tool will be integrated in each lamppost at Democracia bvd. Control panels for street lighting will be equipped with additional communication tools and additional programmation technical means will be integrated in the lampposts offering the possibility for remote control related to the dimming, transmission of relevant information to the centralized monitoring management system through network connectivity, automated correction of the luminous flux of the poles, integrated possibility for dimming of the lampposts and for programmation of the everyday dimming cycle period while the lamppost is operating. |
1 652 390.26
|
1 807 055.23
|
| Одит на извършените разходи по проекта
Audit of all expenditure under the project: Целта на настоящата дейност е осигуряване на допълнителна увереност по отношение на законосъобразността на разходите, ефективното и ефикасното изпълнение на дейностите по проекта и спазването на специфичните нормативни правила за извършване на одитна проверка на изпълнявания проект. При изпълнение на дейността ще се съблюдават всички законови разпоредби, правила и указания и стриктно ще бъдат спазвани изискванията за извършване на независим одит на национално и европейско ниво.
Проверката ще обхваща законосъобразно и целесъобразно изпълнение на проекта в съответствие с международните одиторски стандарти, осигуряващи принципите на прозрачност, устойчивост и добро финансово управление на проекта. Предмет на одита ще бъдат действително извършени дейности по проекта, надлежно документиране на разходите, счетоводната система за отчитане, рискови области по проекта и др., както от страна на бенефициента, така и от страна на партньора.
В резултат на проверката, одиторът ще предостави потвърждение под формата на доклад, приложен към окончателния отчет, че Бенефициентът поддържа адекватна одитна следа и всички дейности по проекта са надлежно документирани като всички документи за разходите се съхраняват и са на разположение на националните и европейските контролни органи при поискване.
The aim of this activity is to guarantee additional assurance related to the lawful expenditure, effective and efficient implementation of the activities of the project and observation of specific normative rules as to the audit trail verification of the project. While implementing this activity all legal obligations, provisions, rules and guidelines will be strictly respected and all requirement related to carrying out an independent statutory audit at national and European level will be taken into consideration. The audit will englobe lawful and appropriate execution of the project in accordance with international audit standards guaranteeing the implementation of the principles of transparency, sustainability and good financial governance of the project. The scope of the audit will englobe all activities carried out during the project’s implementation, the records management system and storage, reporting and accountancy system, potential risks as to the execution of the project and others – the audit covers all these fields as to the beneficiary and the partner. As result of the audit, the independent auditor will deliver a conformation report, attached to the final project’s report that the beneficiary maintains an adequate audit trail and that all project’s activities are duly documented as all records related to the expenditure are correctly stored and available to be audited by national and European control authorities when needed.
|
3 600.00
|
3 598.80
|
