Identification

UMIS Number BG16RFPR001-1.008-0507-C01
Project Name Increasing the level of digitalization of Vaklinov OOD by introducing a resource system that meets the high requirements for digital transformation - Industry Management 4.0.
Beneficiary 122047217 Vaklinov Ltd.
Funding ERDF ==> Programme "Competitiveness and Innovation in Enterprises" 2021-2027
Date of the Contract/Order 22.07.2026
Start Date 22.07.2026
End Date 22.10.2027
Status of Implementation of the Contract/Order of the Grant In execution (starting date)
Location of Performance
  • България, Югозападна и южно-централна България (BG4), Югозападен (BG41), София-Град (BG411), Столична, гр.София

Description

Brief description 
Ваклинов ЕООД е дружество с над 25 годишен опит в търговията с месо и месни продукти, заготовки, полуфабрикати, риба и морски деликатеси, замразени картофи, зеленчуци и бакалия. Дружеството предлага повече от 5000 артикула на производители, гарантиращи високо качество на продуктите. Ваклинов ЕООД е основен доставчик на хранителни продукти на хотели в цялата страна, гурме ресторанти, вериги ресторанти за бързо хранене и пр. 
Като дружество развиващо основната си дейност в сферата на търговията на едро, все повече изпитва необходимост от оптимизиране на процесите по управление на доставки, работа с клиенти, адекватни и навременни анализи и прогнози за потреблението и потребителските тенденции, които могат да бъдат подсигурени чрез въвеждане на съвременните системи за цифрова трансформация, използващи облачни технологии, анализи в реално време, обработка на големи бази данни, използване на изкуствен интелект (AI), автоматизация на процесите и т.н.

Поради тази причина Ваклинов ЕООД чрез настоящия проект предприема действия по повишаване на нивото на дигитализацията на процесите във фирмата чрез въвеждане на система за управление на ресурсите, отговаряща на съвременните изисквания за цифрова трансформация - Индустрия 4.0. и обхващаща ключовите оперативни процеси в дружеството, за подсигуряване на пълна проследимост на движението на материалните, финансовите и търговските ресурси. 
Проектът предвижда интеграция на основните звена на компанията:
- управление на продажбите;
- управление на процесите по снабдяване и доставка;
- управление на складовото стопанство;
- финанси и счетоводство;
- бизнес анализи и отчетност.
Проектът предвижда:
- услуги по имплементация на система за управление на ресурсите, в т.ч. миграции на данни и обучение на ключовите потребители по всички модули.
- разходи за закупуване на лицензи - 30 броя /именовани права на ползване на всички модули/ за срока на проекта - 15 месеца
- разходи за хостинг за срока на проекта - 15 месеца
Activities
  • Activity: Въвеждане на технологии от Индустрия 4.0. чрез внедряване на система за управление на ресурсите, отговаряща на съвременните изисквания за цифрова трансформация и интегрирането й с налични технологии в предприятието.: Дейността предвижда внедряване на система за управление на ресурсите, към която ще бъдат интегрирани използваните към момента технологии в дружеството и ще обхване всички ключови процеси в дружеството, за подсигуряване на пълна проследимост на движението на материални и финансови ресурси. В новата система ще бъдат интегрирани следните бизнес процеси: управление на продажбите; управление на доставките; управление на складовото стопанство; финанси и счетоводство; бизнес анализи и отчетност. Стойност на дейността е 220 269,49 лв. и ще се извършва при условията и праговете за „минимална помощ“ (de minimis) съгласно Регламент (ЕС) № 2023/2831 на Комисията. Ще бъде обучен необходимия персонал за работа с новите технологии. Ще бъдат въведени следните технологии от Индустрия 4.0. от Приложение №18: 1. Технология "Облачни технологии", свързана със съхранение и обработка на данните, осигуряване на достъп през браузър, мобилни устройства, автоматично обновление на данните, скалируемост и поддържане на API интеграции. За целите на въвеждане на технологията ще бъде закупен Хостинг за облачно пространство за срока на проекта. 2. Технология "Инструменти за обработка на големи масиви от данни (Big Data Analytics)", свързана с извършването на анализи в реално време на данните от модулите - покупки, продажби, складови наличности, финанси и счетоводство, обобщаване на ключова информация и ключови показатели за ефективност (KPI), в т.ч.: - изчисляване на ключови показатели (KPI) и обновяване в реално време; - визуализиране на табла и графики; - автоматизирано извършване на pivot анализи - осигуряване на видимост на наличности, поръчки, доставки, финансови движения в реално време. За целите на въвеждане на технологията ще бъдат закупени: - хостинг за облачно пространство за срока на проекта - лицензи на всички модули от системата за управление на ресурсите, необходими за управление на бизнеса на Бенефициента. - ще бъде въведена самата система за управление на ресурсите. 3. Технология "Анализ на големи данни (Big Data)", за обработка на големи обеми транзакционни данни. Технологията позволява динамично групиране на данни, филтриране на данни, извършване на кохортни анализи за потребителското поведение, клиентските сегменти и пр., интеграция за Big Data визуализации. За целите на въвеждане на технологията ще бъдат закупени: - хостинг за облачно пространство за срока на проекта - лицензи на всички модули от системата за управление на ресурсите - ще бъде въведена самата система за управление на ресурсите. 4 Технология "Изкуствен интелект (Artificial intelligence – AI)", свързана с наличието на AI асистент, OCR - оптично разпознаване на символи за обработва фактури и документи, интелигентна обработка на документи и мейли /Email/Document Intelligence/ за автоматично извличане, интерпретиране, категоризиране и обработка на информация от различни формати на документи и имейли. За целите на въвеждане на технологията ще бъдат закупени: - хостинг за облачно пространство за срока на проекта - лицензи на всички модули от системата за управление на ресурсите - ще бъде въведена самата система за управление на ресурсите. 3. Технология "Автоматизация на процеси" в модулите - покупки, управление на складовите наличности, финанси и счетоводство, за автоматично създаване на доставки, поръчки към доставчици, фактури и счетоводни записи, задействане на автоматични действия при предварително зададени условия (тригери), напр. при намаляване на количеството в склада на определена стока под определено количество, минимизиране на ръчната намеса в процесите по доставка и осчетоводяване. 6. Технология "Гъвкавост и мащабируемост", отнасяща се до структурата на системата, която да позволява включване на голям брой модули без прекъсване, мащабиране спрямо брой потребители и възможност за добавяне на нови полета, екрани и автоматизации. , Contracted Amount: 112 622.00 , Reported Amount: 0.00
  • Activity: Закупуване на хостинг и необходимите лицензи за периода на проекта: В проекта са включени разходи за закупуване на хостинг и лицензи за въвеждането на система за управление на ресурсите единствено за срока на проекта, т.е. за 15 месеца. Лицензирането ще се извърши от типа "ИМЕНОВАН ПОТРЕБИТЕЛ" – т.е. лицензия, която дава право на 1 /един/ потребител да използва софтуерния продукт в даден момент. По-голямо количество на лицензията дава право на съответния брой потребители да използват едновременно СОФТУЕРНИЯ ПРОДУКТ. В конкретния случай ще бъдат закупени 30 броя лицензии от типа "именовани потребители" с прогнозна стойност за 15 месеца в размер на 70 97,16 лв. или 36 288 евро. Лицензионния модел към въвежданата система за управление на ресурсите, ще бъде на принципа Software as a Service (SaaS) или еквивалентен облачен модел при който: - лицензите са поименни, на потребител, а не на модул или инсталация; - всеки лиценз ще осигурява пълен достъп до всички активирани функционални модули, без допълнително лицензиране по функционалност; - системата позволява динамично добавяне и премахване на потребители, без прекъсване на работата. Платформата ще поддържа вградена автоматизация и ще бъде модулна, като: - всички основни бизнес функции (CRM, Продажби, Склад, Доставки, Финанси, Документооборот, Анализи, Автоматизация) са част от единна система; - активирането на нов модул не изисква нов лицензен тип, а само конфигурация; - системата позволява надграждане без миграция на данни Лицензите ще включват вградени аналитични инструменти, без нужда от външни BI системи. Освен закупуването на лицензии, дейността включва и извършване на разходи за хостинг за срока на проекта, т.е. в рамките на 15 месеца, в размер на 12 302,17 лв. или 6 290 евро, който от своя страна ще подсигури правото на ползване на персонализирана облачна платформа. Хостингът (Cloud Infrastructure) ще има облачна архитектура, позволяваща централизирана облачна инфраструктура, автоматично управление на ресурси и достъп през уеб браузър, без локална инсталация. Избраният хостинг ще осигурява: - регулярни функционални и защитни обновления; - автоматично прилагане на обновления без прекъсване на работата; - ясна верификация и контрол на промените; - възможност за тестова среда (staging) при нужда. Платформата и хостингът трябва да поддържат: - ролево-базиран контрол на достъпа; - логове и одитна следа; - криптирана комуникация; - управление на права по потребители и роли; - съответствие с GDPR. Не на последно място както лицензите, така и хостингът ще позволяват: - REST API за двупосочна интеграция; - интеграция с външни BI системи; - интеграция с банки, куриери, онлайн магазини и външни системи., Contracted Amount: 42 578.00 , Reported Amount: 0.00

Participating Organizations

Partners None
Contractors None
Subcontractors None
Members of the Consortium None

Notes:

* The projected contract value may be lower than the reported one because of any of the following reasons:

  • For physical person, the contracted value does not include the employer expenses, which are admissible expenses and are accounted under the project
  • The Beneficiary has reported expense only with an invoice without a contract with the selected contractor
  • The beneficiary has reported over again expenses to the MA

** This column represents the amount of costs claimed by the beneficiary

Indicators

Indicator 1 Enterprises supported (of which: micro, small, medium, large), Measure Unit: enterprises, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 2 Private investment matching public support (grants, financial instruments), Measure Unit: евро, Base Value: 0.00 , Target amount: 77 600.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 3 SMEs achieving 3 or 4 digitalization level according to the maturity Index - Industry 4.0, Measure Unit: enterprises, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 4 SMEs staff completing training for skills for Industry 4.0, Measure Unit: служители, Base Value: 0.00 , Target amount: 30.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 5 Enterprises supported by grants, Measure Unit: enterprises, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 6 Value of digital services, products and processes developed for enterprises, Measure Unit: евро, Base Value: 0.00 , Target amount: 155 200.00 , Reached amount: 0.00

Financial Information

Total Project cost 155 200.00 EUR
Grant 77 600.00 EUR
Self amount 77 600.00 EUR
Total actual amounts paid 0.00 EUR
Percentage of EU co-financing 81.92 %

Financial Corrections

None

Notes:

1 The quoted value represents the maximum amount of the imposed financial correction. Depending on the performance of the contract, the actual amount of the deducted financial correction may be lower.

2 A financial correction with a zero total value means that it has been canceled as a result of a court judgment.

Procurements

Procedure 1 Subject to due process: Внедряване на система за управление на ресурсите, отговаряща на съвременните изисквания за цифрова трансформация - Индустрия 4.0., софтуерни услуги за разработка и поддръжка за срока на проекта., Estimated Amount: 112 622.00
  • Differentiated position 1: Въвеждане на технологии от Индустрия 4.0. чрез внедряване насистема за управление на ресурсите, отговаряща насъвременните изисквания за цифрова трансформация иинтегрирането й с налични технологии в предприятието.
    Contractor:
    Contract total funded value:
Procedure 2 Subject to due process: Доставка на хостинг и лицензии за срока на проекта /15 месеца/, Estimated Amount: 42 578.00

Notes:

All amounts are in euro (EUR) / 1 EUR = 1,95583 BGN