Identification

UMIS Number BG16RFPR001-1.003-0691-C01
Project Name Implementation of a software solution for managing processes in establishments with innovations in improving the customer experience
Beneficiary 203562480 VICTORY SPORT CONSULT
Funding ERDF ==> Programme "Competitiveness and Innovation in Enterprises" 2021-2027
Date of the Contract/Order 09.12.2024
Start Date 09.12.2024
End Date 12.03.2026
Status of Implementation of the Contract/Order of the Grant Closed (completion date)
Location of Performance
  • България, Северна и югоизточна България (BG3), Северозападен (BG31), Враца (BG313), Враца, гр.Враца

Description

Brief description
Проектното предложение цели внедряване на иновативно софтуерно решение за ефективно управление на процесите в заведение в град Враца. Системата се фокусира върху подобрение на клиентското преживяване чрез интегриране на напреднали функционалности на изкуствен интелект. Това включва персонализирани подходи към клиентите, улесняване на взаимодействието и предоставяне на по-качествени услуги. Освен това, софтуерното решение насочва усилията си и към оптимизиране на вътрешните работни процеси, което подобрява ефективността на персонала и управлението на ресурсите. Този проект има за цел съчетаването на иновации в технологиите с фокус върху усъвършенстването на клиентското обслужване и оптимизацията на оперативните процеси в заведения.
Activities
  • Activity: Внедряване на продуктова иновация (стока или услуга) или иновация в бизнес процесите посредством придобиване на машини, съоръжения и оборудване, представляващи дълготрайни материални активи (ДМА).: Вида на внедряваната иновация е иновация в бизнес процесите и иновация в услугите. Съгласно наръчника на Осло 2018 могат да се разграничат шест типа бизнес процеси а съгласно определенията ВИКТОРИ СПОРТ КОНСУЛТ ЕООД се категоризира в"Маркетинг и продажби".Проектното предложение е насочено към внедряване на иновация, която е новост за ВИКТОРИ СПОРТ КОНСУЛТ ЕООД и е разработена изцяло от нея.Иновацията е свързана с управление на процесите в заведение Q Bar в гр.Враца,която ще предостави модерен и технологичен подход,подобрявайки ефективността,управлението на стоките и общия ресторантен опит за клиентите и персонала.Въвеждането на иновацията ще даде по-широка гама от възможности за предлагане на различни и вълнуващи преживявания на клиентите,което ще подобри репутацията,привлече нова клиентела и ще повиши приходите.За изпълнение на дейността ще е необходимо закупуване на следните дълготрайни материални активи:Сървър за специализиран софтуер - 2бр;Таблети-8бр; Видеостена/Лед екран-1бр;Мобилни устройства-касов апарат, платежен терминал, принтер и 2D баркод четец в едно-4бр.; Кухненски и бар дисплеи-3бр;Система за контрол на масите от сервитьорите-30бр;Постерминали-1бр. Уеб базираните и мобилни приложения разширяват кръга от посетители на днешните заведения за хранене.За да е успешно едно заведение е нужно добър персонал и добра ИТ система с уеб интерфейс.Системата ще работи по следния начин:Всяка маса в заведението ще е снабдена с индивидуален QR код.Клиентите ще сканират QR кода,за да разгледат дигиталното меню на собствените си смартфони или могат да направят това на таблети,с които всяка маса в заведението ще разполага.След което,от приложението клиента ще има възможност да повика сервитьора,който взима поръчката и я обработва на сервитьорски смартфон, или на мобилен постерминал.От там поръчката се изпраща до кухнята или до бара в зависимост от вида и избора на клиента.Когато поръчката е приготвена,сервитьора ще я поднесе на клиента.А когато престоя на клиента приключи ще може да извърши плащане директно от своите смартфони или лично на сервитьора.Част от системата е видео стена позиционирана на подходящо място, на която ще се визуализират и презентират менютата на заведението,предстоящи събития,предстоящи промоции и др.След като са изследвани специфичните изисквания и цели на Q Bar-а е взето решение в заведението да се интегрират таблети за всяка маса.Там ще се визуализират менютата на заведението,което ще намали използването на хартия и ще спести ресурси което ще допринесе за екологична отговорност на бизнеса.Те ще направят обслужването ефективно и ефикасно,като се спести време при обслужването,ще се стимулира клиентите да поръчват повече храна и напитки,като се предоставят допълнителни възможности за поръчка и допълнителни предложения.Функционалността на таблетите се изразява в подобряване на взаимодействието с клиентите.Те ще предоставят възможности за персонализирани препоръки,обратна връзка от клиентите и възможност за връзка със социалните мрежи,което може да подобри взаимодействието с клиентите и да генерира лоялност.Освен това ще се оптимизира оперативния процес,като се улесни самото поръчване и ще има възможност за актуализация в реално време на поръчките както за клиента така и за персонала.Също така ще даде възможност за проследяване на наличността на стоки и предупреждение когато запасите са ниски, както и ще има възможност да се управляват сметките на клиентите. Една от целите на Q Bar-а е да предостави на клиентите си по-различни преживявания в сравнение с конкурентите си. Това ще се постигне чрез внедряването на видео-стена.Тя ще има презентацонна функция като по този начин визуално ще въздейства на клиента и ще привлича внимание. Представянето на атрактивни и интересни визуални материали ще привлече повече клиенти и да ги удържи за по-дълго време в заведението. Чрез видео стената заведението може да представи своите продукти и услуги по иновативен и атрактивен начин., Contracted Amount: 34 657.84 , Reported Amount: 31 092.35
  • Activity: Внедряване на продуктова иновация (стока или услуга) или иновация в бизнес процесите посредством придобиване на специализиран софтуер (вкл. разработване), патенти, лицензи, „ноу хау” и др., представляващи дълготрайни нематериални активи (ДНА).: Вида на внедряваната иновация е иновация в бизнес процесите и иновация в услугите. Съгласно наръчника на Осло 2018 могат да се разграничат шест типа бизнес процеси, а съгласно определенията, ВИКТОРИ СПОРТ КОНСУЛТ ЕООД се категоризира в"Маркетинг и продажби".Целта на проекта е изпълнение на дейността по внедряване на иновация в предприятието за управление на процесите в заведение Q Bar, която ще предостави модерен и технологичен подход, подобрявайки ефективността, управлението на стоките и общия ресторантен опит за клиентите и персонала. Въвеждането на иновацията ще даде по-широка гама от възможности за предлагане на различни и вълнуващи преживявания на клиентите, което в крайна сметка ще подобри репутацията, привлече нова клиентела и ще повиши приходите. За изпълнение на дейността ще е необходимо закупуване на Софтуерно решение за управление на процесите в заведението с иновации в подобряването на клиентското преживяване и функционалности на изкуствен интелект с цел оптимизиране на вътрешните работни процеси. Софтуерът ще се създаде с функционалност насочена към клиентската част и за улеснение на персонала на заведението. Това ще бъде осъществено чрез внедряването на индивидуални QR кодове, като всяка маса ще има свой уникален код. Клиентите могат да сканират кода, за да видят дигиталното меню, за да направят поръчки, за да поискат обслужване от сервитьор или да направят плащания директно от своите смартфони. Друга функционалност на софтуера е управлението на поръчките. Клиентите ще имат възможността да поискат помощ от сервитьор чрез приложението, като тази заявка незабавно ще бъде известена на определения сервитьор и управлението. Освен това клиентите ще могат да дадат обратна връзка чрез оценка на своето преживяване директно чрез приложението. Софтуерът ще даде възможност на сервитьорите да управляват поръчките. Това става възможно чрез: Цифрови менюта - така клиентите могат да разглеждат менюто и да правят поръчки директно от своите смартфони; Проследяване на поръчките - актуализации в реално време за статуса на поръчките както за клиентите, така и за персонала. Това помага на заведението да прави по-добри решения за инвестиции и маркетингови стратегии; Управление на складовите наличности - ще се даде възможност да се следят нивата на стоки и ще се предупреждава, когато запасите са ниски; Освен това ще се даде възможност за анализи на най-поръчвани артикули или промоции на седмична, месечна, тримесечна и годишна база. Допълнителна функционалност на софтуера е възможността за резервации на маси. Това ще се случва след като клиентите ще имат онлайн достъп спрямо обновена в реално време наличност. Това ще даде възможност за оптимизиране разпределението на масите в зависимост от времето на резервацията и броя на гостите, което е изключително предимство при съвременното управление на заведенията. Едно от предимствата на внедрявания софтуер е управление на сервитьорите. Това ще се случва чрез разпределяне на сервитьори към масите в зависимост от натовареността, уменията и предпочитанията на клиентите. Така ще се даде възможност за следене на работата на сервитьорите въз основа на обратната връзка от клиентите и ефективността при обработката на поръчките и проследяване на брой изпълнени поръчки на определен предварително зададен период. Това ще даде възможност за бързо създаване и по-лесно управление на графика на сервитьорите. Въвеждането на иновацията чрез внедряването на софтуер включва иновация с Изкуствен Интелект, който ще прогнозира и анализира поръчките. Прогнозирането ще се случва чрез изготвените готови анализи на бъдещите изисквания за поръчки в менюто въз основа на исторически данни, тенденции и отчитайки специалните събития. Това ще помогне за по-лесната подготовка за нужди от наличност на стоки и продукти в заведението. Ще има възможност за препоръки към всяка поръчка на клиентите въз основа на техните предишни поръчки и предпочитания ползвайки исторически данни от техните посещения., Contracted Amount: 121 007.46 , Reported Amount: 121 007.45
  • Activity: Продължение - Внедряване на продуктова иновация (стока или услуга) или иновация в бизнес процесите посредством придобиване на машини, съоръжения и оборудване, представляващи дълготрайни материални активи (ДМА).: Това може да включва визуални презентации на менютата, специални оферти, реклами на напитки и ястия, както и информация за специални събития и събирането на клубове. Ще предоставя възможност за усилване на брандовете и имиджа на заведението, чрез визуализация на лого, слогани, ценности и стил на заведението, като по този начин клиентите ще се запознаят и запомнят по-добре марката. Видеостената позволява бързо обновяване и промяна на съдържанието в заведението, като се адаптира към текущите събития, сезони, промоции и изисквания на клиентите.Това прави видеостената ценен актив за заведението, като помага за подобряване на клиентското преживяване, увеличава на продажбите и поддържане на конкурентоспособността на бизнеса. За да се осигури по-бързо и удобно обслужване на клиентите ще се закупят мобилни постерминали които ще са и принтери и 2D баркод четец в едно устройство. Това ще улесни персонала да приема поръчки, да обработва плащания непосредствено на място, без да е необходимо клиентите да стоят в определена опашка или да се придвижват до касата. Чрез мобилния постерминал персоналът може да обслужва клиентите по-ефективно, като им предоставя възможност за бърза и лесна поръчка и плащане. Това може да доведе до увеличаване на оборота и продажбите на заведението. Ще направи процеса на поръчка и плащане по-гладък и удобен за клиентите. Те могат да поръчват и да плащат безпроблемно, като се избягва необходимостта от излишни стъпки или чакане. Мобилните постерминали са оборудвани със сигурни технологии за шифроване на данните и защита на плащанията. Това осигурява по-голяма сигурност за клиентите и за заведението, като се намалява риска от измами или неправомерно използване на финансова информация. Друг актив, който е неизменна част от внедряваната система са кухненския и бар дисплеи, които ще подобрят комуникацията между кухнята и сервитьорите, ще даде по ясна картина на наличните ястия и напитки в бара и ще помогне за по-добро управление на склада и контрол върху наличността. Следенето на продуктите на дисплея ще предупреди персонала за необходимостта от добавяне на нови порции или отстраняване на продукти, които не се продават.Всичко това ще спести време и ще повиши общата оперативна ефективност на персонала. За по-голяма сигурност и безопасност сервитьорите ще имат възможност за визуален контрол над масите, чрез монтирането на специализирана система. Това ще помогне за контролиране на работните процеси, ще намали възможните измами или злоупотреби, ще осигури защита на имуществото и активите на заведението, включително оборудването, стоките и паричните средства. Това може да намали загубите от кражби или вандалски действия. Системата за контрол е важен инструмент за осигуряване на сигурност и контрол в едно заведение, като подобряват управлението на рисковете и спомагат за осигуряване на безопасна и комфортна среда за персонала и клиентите. Данните и специализирания софтуер ще се разположат на сървъри, а те предоставят пълен контрол на заведението върху хардуера, софтуера и данните. Това е важно предимство особено за фирми, които държат на високата степен на сигурност и контрол върху технологичните ресурси. За чувствителни данни, които изискват високо ниво на сигурност, локалните сървъри могат да предоставят по-голяма защита поради възможността за физически контрол върху достъпа до сървърните помещения. За изграждане на цялостта на системата ще се закупят кабели. В заключение, управлението на процесите в заведение чрез технологични решения ще позволяват на Виктори спорт консулт да функционира по-ефективно и ефикасно, като осигуряват бърза и надеждна връзка между различните устройства и системи, които са необходими за успешното им функциониране., Contracted Amount: 0.00 , Reported Amount: 0.00
  • Activity: Продължение - Внедряване на продуктова иновация (стока или услуга) или иновация в бизнес процесите посредством придобиване на специализиран софтуер (вкл. разработване), патенти, лицензи, „ноу хау” и др., представляващи дълготрайни нематериални активи (ДНА).: След всичко изредено ще се даде възможност за оптимизиране на графика на персонала и разпределението на масите въз основа на прогнозната натовареност в различните дни и часове от месеца, на база исторически данни и така наречения predictive AI. Като заключение може да се каже, че внедряването на подобен иновативен софтуер в комбинация с подходяща хардуерна част, ще подобри общото преживяване на клиентите и ще оптимизира значително оперативните процеси на бизнеса. Това ще се случи чрез: 1. По-ефективно обслужване на клиентите - софтуерът позволява на клиентите да правят поръчки директно през таблети или чрез QR кодове на интерактивни маси. Това ускорява процеса на поръчване и предоставя на персонала на бара ясна и бърза обратна връзка за поръчките това намалява времето за чакане и подобрява общото пвечатление на клиентите, което неминуемо ще се отрази на рейтинга на заведението. 2. По-бърза обработка на поръчките - чрез автоматизираните системи за поръчки и обслужване, персоналът на заведението може да обработва поръчките по-бързо и ефективно, което намалява риска от грешки и оптимизира работния процес. 3. Повишаване на приходите от масите - софтуерът ще разполага с функционалност за автоматично плащане, като например интегрирана система за плащане през мобилни приложения или чрез карти за плащане, което намалява времето, изразходвано за обработка на плащанията и улеснява процеса както за клиентите, така и за персонала. това ще помогне за увеличаването на оборота чрез предлагините о-бързи, ефективни и удобни начини за поръчка и плащане. 4. По-добро управление на инвентара - софтуерът ще помогне на заведението да следи инвентара и да управлява запасите по-ефективно, като автоматизира процесите на поръчка и извърши стоков контрол. 5. По-добра аналититичност и отчетност - софтуерът ще предостави по-добра аналитичност и отчетност за различните аспекти на бизнеса, като например продажби на определени напитки или ястия, тенденции в потребителското поведение и други. Тази информация може да бъде използвана за вземане на по-добри бизнес решения и оптимизиране на предлаганите услуги. 6. По-добра защита на данните - софтуерът може да предложи по-добра защита на данните на клиентите, като осигури защита на личната информация и плащанията, което подобрява доверието на клиентите. Тези функционалности на софтуерното решение ще оптимизират вътрешните работни процеси на Q Bar, като се подобри ефективността на обслужването на клиентите, намали административната тежест и се предоставя по-добра аналитика за вземане на решения, което ще даде значителноп редимство на заведение пред другите и ще привлече повече клиенти а това ще увеличи приходите., Contracted Amount: 0.00 , Reported Amount: 0.00

Participating Organizations

Partners None
Contractors
  • Contractor: „Gladno" EOOD, Contracted Amount*: 34 657.85 , Reported Amount**: 31 092.35
  • Contractor: Evol T LTD, Contracted Amount*: 121 007.45 , Reported Amount**: 121 007.45
Subcontractors None
Members of the Consortium None

Notes:

* The projected contract value may be lower than the reported one because of any of the following reasons:

  • For physical person, the contracted value does not include the employer expenses, which are admissible expenses and are accounted under the project
  • The Beneficiary has reported expense only with an invoice without a contract with the selected contractor
  • The beneficiary has reported over again expenses to the MA

** This column represents the amount of costs claimed by the beneficiary

Indicators

Indicator 1 SMEs innovating in-house, Measure Unit: enterprises, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 1.00
Indicator 2 SMEs introducing organizational or marketing innovation, Measure Unit: enterprises, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 1.00
Indicator 3 Enterprises supported (of which: micro, small, medium, large), Measure Unit: enterprises, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 1.00
Indicator 4 Private investment matching public support (grants, financial instruments), Measure Unit: евро, Base Value: 0.00 , Target amount: 77 833.85 , Reached amount: 77 606.44
Indicator 5 Enterprises supported by grants, Measure Unit: enterprises, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 1.00
Indicator 6 SMEs introducing product or process innovation, Measure Unit: enterprises, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 1.00

Financial Information

Total Project cost 152 099.80 EUR
Grant 76 049.91 EUR
Self amount 76 049.89 EUR
Total actual amounts paid 76 049.91 EUR
Percentage of EU co-financing 82.68 %

Financial Corrections

None

Notes:

1 The quoted value represents the maximum amount of the imposed financial correction. Depending on the performance of the contract, the actual amount of the deducted financial correction may be lower.

2 A financial correction with a zero total value means that it has been canceled as a result of a court judgment.

Procurements

Procedure 1 Subject to due process: Придобиване на дълготрайни материални активи, необходими за внедряването на софтуерно решение за управление на процесите в заведения с иновации в подобряването на клиентското преживяване, Estimated Amount: 67 784.86
  • Differentiated position 1: Доставка на дълготрайни материални активи, необходими за внедряването на софтуерно решение за управление на процесите в заведения
    Contractor: „Gladno" EOOD
    Contract total funded value: 34 657.85
Procedure 2 Subject to due process: Придобиване на дълготрайни нематериални активи, необходими за внедряването на софтуерно решение за управление на процесите в заведения с иновации в подобряването на клиентското преживяване, Estimated Amount: 236 670.00
  • Differentiated position 1: Придобиване на Софтуер
    Contractor: Evol T LTD
    Contract total funded value: 121 007.45

Notes:

All amounts are in euro (EUR) / 1 EUR = 1,95583 BGN