Identification

UMIS Number BG16RFTA001-1.005-0001-C01
Project Name Supporting the performance of the functions of the Audit Authority under ESIF and EFSM
Beneficiary 175618225 Audit of EU Funds' Executive Agency
Funding ERDF ==> Technical Assistance Programme
Date of the Contract/Order 21.05.2024
Start Date 01.11.2023
End Date 31.12.2029
Status of Implementation of the Contract/Order of the Grant In execution (starting date)
Location of Performance
  • България
  • Територията на ЕС

Description

Brief description 
Този проект ще подпомогне осигуряването на високи нива на компетентност, мотивация и ангажираност на служителите от Одитния орган, гладък и ефективен работен процес, както и плавен преход между двата програмни периода. 
Изготвените по проекта методологични и аналитични документи и тяхното ефективно и навременно разпространение между структурите от Системата, както и разработените проекти на нормативни актове ще осигурят оптимизиране на средата за контрол и одит на програмите от Споразумението за партньорство (СП). 
Проектът включва разработване на хоризонтални модули за обучения, както и участие в организиране и провеждане на обучения, съвместно с Академията на фондовете на ЕС, за служители от структурите на Системата. С цел надграждане на компетентностите на служителите на Одитния орган се предвижда и участието им в обучения, работни групи, семинари, работни срещи и инициативи за обмяна на опит.
В резултат на изпълнението на проекта ще се постигне намаляване на броя на констатациите с висок приоритет от системните одити и вида и размера на грешките с финансово влияние от одитите на операциите по програмите от СП и съответно цялостно укрепване на Системата. 
Провеждането на обществени консултации, медиации и презентации на теми, свързани с одитната дейност сред широката общественост, предвидени по проекта ще осигурят по-добро комуникиране на резултатите и добавената стойност от подкрепата от ЕСИФ и ЕФСУ и ще се подобри цялостното обществено доверие в управлението, контрола и одита по проекти, съфинансирани от програмите от СП.
Activities
  • Activity: Обезпечаване на дейността на Одитния орган на програмите, финансирани по ЕСИФ 2014-2020 и ЕФСУ 2021-2027: Дейността е пряко свързана с изпълнението на възложените на ИА ОСЕС функции на Одитен орган на програмите, финансирани по ЕСИФ за програмен период 2014-2020 г. и ЕФСУ за програмен период 2021-2027 г. Съгласно Регламент (ЕС) № 1303/2013 и Регламент (ЕС) 2021/1060 ИА ОСЕС отговаря за извършването на одити на системите, на операциите и на отчетите, както и изготвянето и предоставянето на независимо становище на Европейската комисията за ефективното функциониране на СУК и законосъобразността и правилността на разходите, включени в представените на Комисията отчети. В рамките на дейността ще бъде извършено следното: 1. Разработване на документи и подходящото им разпространение и разяснение на органите от Системата, бенефициентите и широката общественост. Информацията от одитите на системите, одитите на операциите и одитите на отчетите се събира, съхранява и анализира подходящо, с цел изготвяне и популяризиране на методологични и аналитични документи за резултатите от одитните ангажименти, включително установените пропуски във функционирането на системите за управление и контрол по ЕСИФ и ЕФСУ, както и най-често срещаните грешки с финансово влияние. За периода 2021 - 2029 ежегодно ИА ОСЕС ще подготвя и разпространява аналитични доклади за резултатите от одитната дейност. С цел популяризиране на дейността на Одитния орган и резултатите от неговата работа, изготвените методологични и аналитични документи ще бъдат разпространени сред широката общественост. 2. Разработване на хоризонтални модули и провеждане на обучения и други мероприятия съвместно с Академията за фондовете на ЕС. Дейността ще се изпълнява съгласно споразумение, подписано на 28.02.2024 г. между Института по публична администрация и Агенцията за „Развитието на Академията за Фондовете на ЕС“, като ИА ОСЕС е поела ангажимент за: - Разработване и провеждане на хоризонтални модули за обучения (присъствени и електронни) въз основа на идентифицирани потребности на потребителите, чиито служители попадат в обхвата на целевите групи на Академията, както и други подходящи форми, за осигуряване на систематизиран хоризонтален трансфер на знания за повишаване на административния капацитет за ефективното използване на ЕСИФ и ЕФСУ. ИА ОСЕС ще разработи 3 броя хоризонтални модула за обучения до 2024 г. и ОСЕС ще предостави лектори и/или лекторски екипи за участие в процесите по адаптиране на разработените модули, участие в „обучения на обучители“ и в провеждане на обучения по график, изготвен от ИПА. - Провеждане на мероприятия за активизиране на сътрудничеството на експерти от Системата на хоризонтално и вертикално ниво за формиране на специализирани професионални мрежи, чрез обмен на опит, добри практики, казуси и други, по ключови хоризонтални/междусекторни теми в сферата на ЕСИФ и ЕФСУ. 3. Повишаване на квалификацията и компетентността на служителите на ИА ИСЕС. Планират се ежегодни анализи на предстоящите задачи включени в стратегическия и годишния одитни планове, както и проучване сред одиторите за необходимост от допълнителна квалификация. На база анализът и проучването ще се селектират теми за три типа обучения: - Вътрешни обучения, организирани от ИА ОСЕС по теми, за които е идентифицирана необходимост и ще бъде разработено обучително съдържание от служители на Агенцията или от външни експерти. Обученията ще са организирани при откъсване от работния процес, като могат да са организирани в зали в София или в страната. - Външни обучения, организирани от европейски обучителни организации на територията на ЕС, по теми, свързани с планираните за съответния период одитни ангажименти. - Външни обучения, свързани с придобиване и поддържане на международни одиторски сертификати. Служителите на ИА ОСЕС регулярно участват и в тематични работни групи, обучения и технически срещи за обмяна на опит, организирани от службите на ЕК, и/или представители на одитни органи от други държави членки. Подробно описание е представено в Приложение към ФК, Contracted Amount: 37 471 569.00 , Reported Amount: 11 401 875.99

Participating Organizations

Partners None
Contractors
  • Contractor: Clio travel ltd, Contracted Amount*: 216 000.00 , Reported Amount**: 0.00
  • Contractor: lirex high tech, Contracted Amount*: 6 552.00 , Reported Amount**: 0.00
  • Contractor: Gluckit ltd, Contracted Amount*: 83 924.00 , Reported Amount**: 0.00
  • Contractor: Lirex, Contracted Amount*: 242 736.40 , Reported Amount**: 0.00
  • Contractor: TRANSBUL Ltd, Contracted Amount*: 282 000.00 , Reported Amount**: 0.00
  • Contractor: RIN CONSULT, Contracted Amount*: 261 000.00 , Reported Amount**: 0.00
  • Contractor: "CALISTO TOURS"LTD, Contracted Amount*: 160 000.00 , Reported Amount**: 0.00
  • Contractor: DZZD "United Auditors", Contracted Amount*: 97 350.00 , Reported Amount**: 0.00
Subcontractors None
Members of the Consortium None

Notes:

* The projected contract value may be lower than the reported one because of any of the following reasons:

  • For physical person, the contracted value does not include the employer expenses, which are admissible expenses and are accounted under the project
  • The Beneficiary has reported expense only with an invoice without a contract with the selected contractor
  • The beneficiary has reported over again expenses to the MA

** This column represents the amount of costs claimed by the beneficiary

Indicators

Indicator 1 The System employees whose remuneration is reimbursed under the program (weighted average), Measure Unit: Number, Base Value: 0.00 , Target amount: 45.87 , Reached amount: 43.95
Indicator 2 Guidelines and national regulations , Measure Unit: Number, Base Value: 0.00 , Target amount: 3.33 , Reached amount: 2.50
Indicator 3 Analytical reports and strategic documents, Measure Unit: Number, Base Value: 0.00 , Target amount: 2.67 , Reached amount: 0.67
Indicator 4 Horizontal training modules , Measure Unit: Number, Base Value: 0.00 , Target amount: 0.83 , Reached amount: 0.50
Indicator 5 Controls and audits performed by auditing and/or control bodies, Measure Unit: Number, Base Value: 0.00 , Target amount: 180.00 , Reached amount: 316.67
Indicator 6 The System employees whose remuneration is reimbursed under the program (weighted average), Measure Unit: Number, Base Value: 0.00 , Target amount: 9.17 , Reached amount: 8.79
Indicator 7 Analytical reports and strategic documents, Measure Unit: Number, Base Value: 0.00 , Target amount: 13.33 , Reached amount: 3.33
Indicator 8 Public consultations, mediations and presentations, Measure Unit: Number, Base Value: 0.00 , Target amount: 5.00 , Reached amount: 0.83
Indicator 9 Public consultations, mediations and presentations, Measure Unit: Number, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 0.17
Indicator 10 Guidelines and national regulations , Measure Unit: Number, Base Value: 0.00 , Target amount: 0.67 , Reached amount: 0.50
Indicator 11 Trained persons/officials, Measure Unit: Number, Base Value: 0.00 , Target amount: 170.67 , Reached amount: 60.83
Indicator 12 Trained persons/officials, Measure Unit: Number, Base Value: 0.00 , Target amount: 853.33 , Reached amount: 304.17
Indicator 13 Controls and audits performed by auditing and/or control bodies, Measure Unit: Number, Base Value: 0.00 , Target amount: 36.00 , Reached amount: 63.33
Indicator 14 Horizontal training modules , Measure Unit: Number, Base Value: 0.00 , Target amount: 4.17 , Reached amount: 2.50

Financial Information

Total Project cost 37 471 569.00 BGN
Grant 37 471 569.00 BGN
Self amount 0.00 BGN
Total actual amounts paid 13 243 095.26 BGN
Percentage of EU co-financing 82.55 %

Financial Corrections

None

Notes:

1 The quoted value represents the maximum amount of the imposed financial correction. Depending on the performance of the contract, the actual amount of the deducted financial correction may be lower.

2 A financial correction with a zero total value means that it has been canceled as a result of a court judgment.

Procurements

Procedure 1 Subject to due process: „Доставка на ИТ техника за нуждите на ИА „Одит на средствата от ЕС“, с пет обособени позиции: Обособена позиция № 1 – „Доставка на 55 бр. преносими компютри за нуждите на ИА „Одит на средствата от ЕС“; Обособена позиция № 2 – „Доставка на 10 бр. настолни компютърни конфигурации за нуждите на ИА „Одит на средствата от ЕС“; Обособена позиция № 3 – „Доставка на 6 бр. МФУ за нуждите на ИА „Одит на средствата от ЕС“ ; Обособена позиция № 4 – „Доставка на 50 бр. монитори за нуждите на ИА „Одит на средствата от ЕС“; Обособена позиция № 5 – „Доставка на 1 бр. сървър и 1 бр. дисков масив за нуждите на ИА „Одит на средствата от ЕС“, Estimated Amount: 0.00
  • Differentiated position 1: „Доставка на 50 бр. монитори за нуждите на ИА „Одит на средствата от ЕС“
    Contractor: Gluckit ltd
    Contract total funded value: 11 424.00
  • Differentiated position 2: Обособена позиция № 5 – „Доставка на 1 бр. сървър и 1 бр. дисков масив за нуждите на ИА „Одит на средствата от ЕС“
    Contractor: Gluckit ltd
    Contract total funded value: 72 500.00
  • Differentiated position 3: Обособена позиция № 2 – „Доставка на 10 бр. настолни компютърни конфигурации за нуждите на ИА „Одит на средствата от ЕС“
    Contractor: Lirex
    Contract total funded value: 24 975.00
  • Differentiated position 4: Обособена позиция № 3 – „Доставка на 6 бр. МФУ за нуждите на ИА „Одит на средствата от ЕС“
    Contractor: Lirex
    Contract total funded value: 2 300.40
  • Differentiated position 5: Обособена позиция № 1 – „Доставка на 55 бр. преносими компютри за нуждите на ИА „Одит на средствата от ЕС“;
    Contractor: Lirex
    Contract total funded value: 119 845.00
Procedure 2 Subject to due process: „Осигуряване на експерти за допълване на капацитета на Изпълнителна агенция „Одит на средствата от Европейския съюз” , Estimated Amount: 100 000.00
  • Differentiated position 1: „Осигуряване на експерти за допълване на капацитета на Изпълнителна агенция „Одит на средствата от Европейския съюз”
    Contractor: DZZD "United Auditors"
    Contract total funded value: 97 350.00
Procedure 3 Subject to due process: Договор за осигуряване на самолетни билети и медицинска застраховка при пътуванията за нуждите на ИА ОСЕС с "Клио Травел" ООД, Estimated Amount: 180 000.00
  • Differentiated position 1: Осигуряване на самолетни билети и медицинска застраховка при пътуванията за нуждите на ИА ОСЕС с "Клио Травел" ООД
    Contractor: Clio travel ltd
    Contract total funded value: 216 000.00
Procedure 4 Subject to due process: Организиране на обучения и семинари в страната за нуждите на Изпълнителна агенция „Одит на средствата от Европейския съюз”., Estimated Amount: 261 000.00
  • Differentiated position 1: Организиране на обучения и семинари в страната за нуждите на Изпълнителна агенция „Одит на средствата от Европейския съюз”
    Contractor: RIN CONSULT
    Contract total funded value: 261 000.00
Procedure 5 Subject to due process: Осигуряване на автомобилен превоз на територията на Р България при служебните пътувания на служителите на ИА ОСЕС във връзка с одитната дейност., Estimated Amount: 120 000.00
  • Differentiated position 1: Осигуряване на автомобилен превоз на територията на Република България при служебните пътувания на служителите на ИА ОСЕС във връзка с одитната дейност.
    Contractor: TRANSBUL Ltd
    Contract total funded value: 120 000.00
Procedure 6 Subject to due process: Осигуряване на автомобилен превоз на територията на РБ при служебните пътувания на служителите на ИА ОСЕС, Estimated Amount: 135 000.00
  • Differentiated position 1: Осигуряване на автомобилен превоз на територията на РБ при служебните пътувания на служителите на ИА ОСЕС
    Contractor: TRANSBUL Ltd
    Contract total funded value: 162 000.00
Procedure 7 Subject to due process: Осигуряване на самолетни билети и медицинска застраховка при пътуванията за нуждите на Изпълнителна агенция „Одит на средствата от ЕС“., Estimated Amount: 160 000.00
  • Differentiated position 1: Осигуряване на самолетни билети и медицинска застраховка при пътуванията за нуждите на Изпълнителна агенция „Одит на средствата от ЕС“.
    Contractor: "CALISTO TOURS"LTD
    Contract total funded value: 160 000.00
Procedure 8 Subject to due process: Осъществяване на системна администрация, консултация на потребители (HelpDesk) и предоставяне на услуги по мрежова и информационна сигурност на ИА ОСЕС, Estimated Amount: 100 000.00
  • Differentiated position 1: Осъществяване на системна администрация, консултация на потребители (HelpDesk) и предоставяне на услуги по мрежова и информационна сигурност на ИА ОСЕС
    Contractor: Lirex
    Contract total funded value: 95 616.00

Notes:

All amounts are in Bulgarian lev (BGN) / 1 EUR = 1,95583 BGN