Identification

UMIS Number BG16RFOP002-2.002-0321-C01
Project Name Developing management capacity and growth of POLYCART LTD
Beneficiary 131004542 Polycart Ltd
Funding ERDF ==> Innovations and Competitiveness
Date of the Contract/Order 06.03.2017
Start Date 06.03.2017
End Date 06.02.2019
Status of Implementation of the Contract/Order of the Grant Closed (completion date)
Location of Performance
  • България, Югозападна и южно-централна България, Югозападен, София-Окръг, Костинброд, гр.Костинброд

Description

Brief description 
Поликарт ООД е фирма с основна дейност "Производство на канцеларски материали от хартия и картон". Целта на  проекта е да развие управленския капацитет на фирмата и да създаде условия за растеж. Проекта е необходим за разработване и въвеждане на организационни иновации и  да подобри следните процеси:
-планиране и вземане на решения, 
-организация на ресурсите, 
-организация на производството,
- реализация на продукцията
-интернационализация на продукцията
По проекта са предвидени следните дейности:
- Ре инженеринг на процесите в предприятието;
- Разработване и внедряване и сертифициране на интегрирана система за управление на качеството по стандартите на ISO 9001-2015 и ISO 14001-2015;
- Придобиване и въвеждане на ИКТ базиран софтуер  за управление на предприятието.
- Придобиване на ДМА - компютърни конфигурации и сървър за нуждите на внедряваният софтуер за управление.
- Дейности за информиране и публичност на проекта
Общата стойност на проекта е 235431 лв разпределени както следва:
- Ре-инженеринг на процесите - 29 000 лв
- Разработване и внедряване на интегрирана система за управление по стандартите на ISO 9001-2015 и ISO 14001 - 2015 - 28000лв
- Сертифициране на системите - 19000лева
- Закупуване и внедряване на ДНА - ИКТ базиран софтуер за управление -128571лв
- Закупуване на ДМА за внедряване на ИКТ базиран софтуер 28860 лв
- Визуализация и публичност на проекта - 2000 лв
Проекта ще бъде изпълнен в следните етапи:
- Избор на изпълнители 1-3 месец
- Изпълнение на дейността по ре - инженеринг 3-7 месец
- Изпълнение на дейността по внедряване и сертифициране на системи за управление на качеството 7-14 месец
- Придобиване и внедряване на ИКТ базиран софтуер 7- 18 месец
- Придобиване на ДМА за нуждите на софтуера 7-9 месец
- Дейности по информиране и публичност на проекта 1-18 месец
Ще бъдат спазени принципите за икономичност и ефикасност на разходите, хоризонталните политики на ЕС и ще допринася за устойчиво развитие на икономиката
Activities
  • Activity: Дейности за развитие и укрепване на управленския капацитет, чрез Ре-инженеринг на процесите в Поликарт ООД: Дейността има за цел преосмисляне и пълно пре-проектиране на бизнес процесите за достигане на коренни подобрения в основните показатели на предприятието. Като част от дейността са предвидени следните поддейности: 1 Диагностика и измерване на бизнес процесите в предприятието 2 Избор на процесите, които ще бъдат изменени и препроектирани 3 Техническо изготвяне на модел на предлаганото решение - визия 4 Персонализиране на модела спрямо спецификите на предприятието 5 Запознаване и обучение на мениджърите и служителите със препроектираните процеси в дейността на предприятието 6 Въвеждане на препроектираните процеси в обичайната дейност на предприятието Инвестицията ще позволи на организацията да диагностицира и препроектира вътрешните бизнес процеси, така че да постига най-добри резултати определящи устойчивото развитие на компанията. Ре-инженерингът на процесите ще допринесе организацията да изчисти излишните усилия и движения, които не носят стойност, изяждат времето за производство и са предпоставка за демотивиране на служителите, намаляване на производителността, подобряване на използването на ресурсите, планирането на дейността и подобряване на обслужването на клиентите. Инвестицията ще допринесе за подобряването на планирането, защото ще се знае точно колко ще е необходимо време за изпълнението на поръчките на клиента. Ще могат да се планират точно, компетенциите на служителите за производство на качествен продукт. Ре-инженерингът на процесите ще разработи и въведе организационни иновации и ще бъде основа за разработването на "Интегрираната система за управление на качеството и околната среда" по стандартите на ISO 9001-2015 и ISO 14001-2015, както и да създаде основа за интегрирането на процесите в ERP софтуер, който да изчисти и автоматизира голяма час от тези процеси. Поради основополагащата функция на дейността за изпълнение на проекта нейното изпълнение е предвидено да е първо от предвидените дейности по проекта. За изпълнение на дейността са предвидени следните стъпки: - Избор на изпълнител - 1-3 месец - Сключване на договор - 3ти месец - Изпълнение на под-дейностите описани по горе 3-7 месец Ще бъде направена диагностика на всички процеси във фирмата, като ще бъдат разгледани и процеси които не протичат във фирмата. Въз основата на полагане на идеални цели ще бъдат описани процеси, които да изследват факторите и елементите на дейността на предприятието с цел да се усъвършенстват производствените методи и производствената система като цяло, както и взаимодействията на предприятието със своите доставчици, клиенти и служители, така че да постига най-добри резултати., Contracted Amount: 29 000.00 , Reported Amount: 28 500.00
  • Activity: Дейности за развитие и укрепване на управленския капацитет, чрез разработване, въвеждане и сертифициране на интегрирана система за управление на качеството и околната среда по стандартите на ISO 9001-2015 и ISO 14001-2015: Целта на дейността е да бъде разработена и въведена в обичайната дейност на Поликарт ООД "Интегрирана система за управление на качеството и околната среда" по изискванията на стандартите ISO 9001-2015 и ISO 14001-2015. Организиране и провеждане на сертификационен одите и получаване на сертификат. Като част от дейността ще бъдат извършени следните под-дейности: - Провеждане на уводно обучение за запознаване с идеите и съдържанието на стандартите - Анализ на текущата дейност на организацията - Разработване на интегрирана система за управление по стандартите на ISO 9001-2015 и ISO 14001-2015 - Внедряване на Системата за управление в обичайната дейност на фирмата - Обучение на служителите в организацията за работа със "Системата за управление, внедряване на документите на СУ в оперативната работа, Наблюдение и контрол внедряването на СУ, корекции(ако е приложимо), Подобрения на СУ - Вътрешен одит на СУ - Подготовка и провеждане на Преглед от Ръководството на Поликарт ООД - Определяне и провеждане на корекции, коригиращи или превантивни действия произтичащи от Прегледа на Ръководството. - Подготовка за сертификационен одит - Провеждане на сертификационен одит и получаване на сертификат Инвестицията допринася за развитие и укрепване на управленския капацитет на Поликарт ООД. Въведена Интегрирана система за управление на качеството допринася за планирането, организирането и координиране, както и контрол и оценка на процесите в рамките на конкретната организационна система в условията на дадена среда, които осигуряват ефективното постигане на целите по създаването на продукти, удовлетворяващи и възхищаващи потребителите и заинтересованите страни. Системата ще допринесе да се разработят и внедрят системи за управление и контрол, които да допринасят за устойчивото развитие на фирмата. Необходимите стъпки за управление на дейността са следните: - Избор на изпълнител - 5-6 месец - Сключване на договор - 6 месец - Предоставяне на услуги по анализ, разработване и внедряване на системата за управление - 7 - 11 месец - Вътрешен одит и преглед от ръководството - 12 месец - Сертификационен одит - 13 ти месец Разработването, въвеждането и сертифицирането на Интегрираната система за управление на качеството и околната среда по изискванията на стандартите ISO 9001-2015 и ISO 14001-2015 ще допринесе за развитие и укрепване на управленския капацитет на предприятието, подобряване на неговата конкурентоспособност и способността му да доказва на своите клиенти че може да доставя качествен продукт и е възприело политики на развитие осигуряващи устойчиво развитие и спазване на хоризонталните политики на ЕС. , Contracted Amount: 47 000.00 , Reported Amount: 46 650.00
  • Activity: Дейности за насърчаване на използването на информационни и комуникационни технологии и услуги, чрез, закупуване на ДМА(компютърни терминали, монитори, и тъчскрийн монитори, придобиване и внедряване на ERP софтуер за управление на бизнеса на Поликарт ООД: Придобиването и внедряването на ИКТ базиран софтуер, за управление на бизнес процесите в Поликарт ООД. Софтуера трябва да има възможност за локална инсталация, на основен и огледален сървър, да бъде достъпен през интернет, цената да включва неограничен брой потребители, гъвкава система за създаване на модули модулиране и автоматизиране на бизнес процесите и удобен интерфейс за работа. Инвестицията допринася за закупуването на ДНА, ERP система за управление на фирмата. Като част от дейността ще бъдат извършени следните дейности. - Запознаване с процесите в предприятието и разписване как ще се приложат в електронен вариант - Дефиниране на работни места, модули, полета, връзки и справки необходими за въвеждане на системата в обичайната дейност на фирмата - Дефиниране на архитектура на приложението - определяне на технологиите и взаимодействието между тях, софтуер, хардуер. - Разработка на допълнителни софтуерни компоненти(ако е приложимо) - Разработка на версия за внедряване към дейността на фирмата - Внедряване на софтуера в дейността на фирмата - Анализи и отстраняване на несъответствия Като част от дейността ще бъдат закупени: - Основен и огледален сървър - 2 бр - Мрежова инсталация - 1 бр. - Монитор 27"- 3 бр. - Монитор 19"- 5 бр. - Компютърни терминали и Тъч скрин монитори - 3 бр. Сървъра е необходим за инсталиране на софтуера и запазване на цялата фирмена информация на едно място, като огледалния сървър служи за записване на архив на съществуващата информация. За да се улеснява работата на търговците, управителя и административния персонал са необходими по големи монитори. По големите екрани позволяват да се подобрят условията за труд, да се подобри инфраструктурата за работа, съгласно изискванията на ISO 9001-2015. Компютърните терминали нямат движещи части и вентилатори. Те са подходящи за работа в производствени помещения и не издават шум в административните. Също така са важни за сигурността на информацията при внедряването на ERP системата във фирмата. Тъч скрин мониторите ще бъдат разположени в производството и склада. Те ще служат за отчитане на работата във производството и склада. Изпълнението на дейността ще протече в следните етапи: - Избор на изпълнител - 1-3 месец - Доставка и монтаж на ДМА(компютърен хардуер) - Анализ, разработване и адаптиране на модел за внедряване в организацията - 4 - 14 месец - Инсталиране на системата - Обучение на служителите - 14-16 месец - Внедряване и отстраняване на несъответствия - 14 - 18 месец - Приключване Като част от проекта дейността ще допринесе за насърчаване на използването на ИКТ в дейността на фирмата. Това ще допринесе за подобряване на процесите на планиране и вземане на решения, управление на суровините и материалите, процесите по реализация на продукцията. , Contracted Amount: 157 431.00 , Reported Amount: 155 440.00
  • Activity: Дейности по информиране и публичност: Дейността по информиране и публичност има за цел да информира широката общественост за съфинансирането, предоставяно от Европейския съюз по Оперативна програма "Иновации и конкурентоспособност" 2014-2020. Като част от дейността ще бъдат изпълнение следните под-дейности: - изработване и поставяне на плакат на видно обществено място след подписване на договора за БФП - публикуване на уеб-сайта на фирмата, кратко описание на проекта, включително неговите цели и резултати, като откроява финансовата подкрепа от Европейския съюз. - публикува на уеб- сайта си напредъка на проекта за БФП - осигуряване на всички изработени и финансирани наръчници, процедури, сертификати да бъдат приложени мерките за публичност, чрез поставяне знака на европейския съюз и на оперативната програма съгласно изискванията. - Залепване на стикери на всички ДМА закупени чрез финансиране от програмата - Да изработи и осигури 3 постоянни табели, на входа, в офисите и в производствените помещения със съдържание на Името и целите на проекта, финансиращата програма и символите на ЕС и Програмата съгласно изискванията. Инвестицията по дейността ще доведе до повишаване на обществената осведоменост и прозрачност по отношение на съфинансирането на проекта по ОПИК, информира широката общественост за ролята на ЕС съвместно с държавите-членки при отпускането на помощта и за резултатите от нея, да гарантира прозрачност на процеса на усвояване на европейските фондове и изпълнението на проекта, да информира Европейския фонд за регионално развитие. Дейността ще бъде изпълнена на следните стъпки: - Избор на изпълнител на дейностите по изработване на табели, стикери, плакати и брошури. -Изработване на плакат и публикуване на информация за проекта в сайта на Поликарт ООД - Публикуване на сайта информация за напредъка на проекта на всеки завършен етап. - Отпечатване и раздаване на 1000 броя брошури за приключване на проекта., Contracted Amount: 2 000.00 , Reported Amount: 1 960.00

Participating Organizations

Partners None
Contractors
  • Contractor: CERTIFICATION INTERNATIONAL BULGARIA Ltd., Contracted Amount*: 13 160.00 , Reported Amount**: 18 800.00
  • Contractor: INTEGRITY CONSULTING Ltd., Contracted Amount*: 19 495.00 , Reported Amount**: 27 850.00
  • Contractor: BIOWIN PROJECT Ltd., Contracted Amount*: 88 655.00 , Reported Amount**: 126 650.00
  • Contractor: BULGARA M Ltd., Contracted Amount*: 1 372.00 , Reported Amount**: 1 960.00
  • Contractor: VPP COMPUTERS Ltd., Contracted Amount*: 0.00 , Reported Amount**: 28 790.00
  • Contractor: EURO BUSINESS MANAGEMENT Ltd., Contracted Amount*: 19 950.00 , Reported Amount**: 28 500.00
Subcontractors None
Members of the Consortium None

Notes:

* The projected contract value may be lower than the reported one because of any of the following reasons:

  • For physical person, the contracted value does not include the employer expenses, which are admissible expenses and are accounted under the project
  • The Beneficiary has reported expense only with an invoice without a contract with the selected contractor
  • The beneficiary has reported over again expenses to the MA

** This column represents the amount of costs claimed by the beneficiary

Indicators

Indicator 1 Number of enterprises receiving grants, Measure Unit: enterprises, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 1.00
Indicator 2 Number of enterprises receiving support, Measure Unit: enterprises, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 1.00
Indicator 3 Private investment matching public support to enterprises (grants), Measure Unit: евро, Base Value: 0.00 , Target amount: 71 058.00 , Reached amount: 35 670.28

Financial Information

Total Project cost 235 431.00 BGN
Grant 164 801.70 BGN
Self amount 70 629.30 BGN
Total actual amounts paid 162 785.00 BGN
Percentage of EU co-financing 85.00 %

Financial Corrections

None

Notes:

1 The quoted value represents the maximum amount of the imposed financial correction. Depending on the performance of the contract, the actual amount of the deducted financial correction may be lower.

2 A financial correction with a zero total value means that it has been canceled as a result of a court judgment.

Procurements

Procedure 1 Subject to due process: Изпълнение на услуга "Ре - инженеринг на процесите в Поликарт ООД" , Estimated Amount: 29 000.00
  • Differentiated position 1: Изпълнение на услуга "Ре - инженеринг на процесите в Поликарт ООД"
    Contractor: EURO BUSINESS MANAGEMENT Ltd.
    Contract total funded value: 19 950.00
Procedure 2 Subject to due process: Осигуряване на информираност и публичност по проект "Развитие на управленския капацитет и растеж на ПОЛИКАРТ ООД, Estimated Amount: 2 000.00
  • Differentiated position 1: Осигуряване на информираност и публичност по проект "Развитие на управленския капацитет и растеж на ПОЛИКАРТ ООД
    Contractor: BULGARA M Ltd.
    Contract total funded value: 1 372.00
Procedure 3 Subject to due process: Предоставяне на услуги по извършване на сертификационен одит и издаване на сертификати по изискванията на ISO 9001-2015 и ISO 14001-2015, Estimated Amount: 19 000.00
  • Differentiated position 1: Предоставяне на услуги по извършване на сертификационен одит и издаване на сертификати по изискванията на ISO 9001-2015 и ISO 14001-2015
    Contractor: CERTIFICATION INTERNATIONAL BULGARIA Ltd.
    Contract total funded value: 13 160.00
Procedure 4 Subject to due process: Придобиване и внедряване на ДНА 1 бр ERP софтуер за управление на бизнес процесите, Estimated Amount: 128 571.00
  • Differentiated position 1: Придобиване и внедряване на ДНА 1 бр ERP софтуер за управление на бизнес процесите
    Contractor: BIOWIN PROJECT Ltd.
    Contract total funded value: 88 655.00
Procedure 5 Subject to due process: Придобиване на дълготрайни материални активи (ДМА), допринасящи за въвеждане и/или спазване на съответствието с изискванията на въведената система за управление, Estimated Amount: 28 860.00
  • Differentiated position 1: Придобиване на дълготрайни материални активи (ДМА), допринасящи за въвеждане и/или спазване на съответствието с изискванията на въведената система за управление
    Contractor: VPP COMPUTERS Ltd.
    Contract total funded value: 0.00
Procedure 6 Subject to due process: Разработване и внедряване на Интегрирана система за управление на качеството и околната среда по изискванията на ISO 9001-2015 и ISO 14001-2015, Estimated Amount: 28 000.00
  • Differentiated position 1: Разработване и внедряване на "Интегрирана система за управление на качеството и околната среда по изискванията на ISO 9001-2015 и ISO 14001-2015
    Contractor: INTEGRITY CONSULTING Ltd.
    Contract total funded value: 19 495.00

Notes:

All amounts are in Bulgarian lev (BGN) / 1 EUR = 1,95583 BGN