Identification

UMIS Number BG16RFOP002-2.002-0111-C01
Project Name Development of management capacity and growth of "Security Smart Systems" Ltd. through introduction of ERP system for management and resource planning in the enterprise
Beneficiary 106012487 Security Smart Systems Ltd.
Funding ERDF ==> Innovations and Competitiveness
Date of the Contract/Order 06.03.2017
Start Date 06.03.2017
End Date 29.11.2018
Status of Implementation of the Contract/Order of the Grant Closed (completion date)
Location of Performance
  • България, Северна и югоизточна България, Северозападен, Враца, Враца, гр.Враца

Description

Brief description
"Интелигентни системи за сигурност" ООД е предприятие с повече от 15г. опит в развитието и производството на електронни и електро-механични продукти, изнасяни в Англия, Холандия, Австрия - алармени централи, касови апарати, пожарни датчици, електроника за врати и др. 

Основно предизвикателство пред фирмата-кандидат е извеждане управлението на бизнес процесите и планирането на ресурсите на ниво съответсващо на непрекъснато нарастващия мащаб на дейността. Липсата на ИКТ инструменти асистиращи управлението и планирането води до по-ниска от възможната производителност, неоптимален производствен процес и себестойност, до ограничени възможности за проследяване на целия производствен цикъл и взимане на ефективни и навременни управленски решения. Последното би могло да доведе до неблагоприятен ефект върху конкурентоспособността на компанията на българския и европейски пазар при продължаващ растеж и в дългосрочен план - до спиране на растежа.

Основна цел на проекта е постигане на качествен растеж на кандидата чрез насърчаване използването на информационни и комуникационни технологии и услуги. В отговор на гореописаните предизвикателства, проектът предвижда закупуване и въвеждане на ERP система за управление и планиране на ресурсите и ново хардуерно оборудване, необходимо за нейното функциониране. Въвеждането на ИКТ базирана система за управление и организация на ресурсите, производствената дейност и основните бизнес процеси ще доведе до оптимизация в производството, съкратени срокове за изпълнение на поръчките, повишена производителност в предприятието, по-добър контрол върху производствените разходи, по-ефективни и навременни бизнес решения, базирани на точна и достоверна информация в реално време. 

Чрез инвестицията по проекта:
- ще се подобри управлението и организацията на основните процеси в дейността на предприятието
- ще се въведат организационни иновации
- ще се подобри рентабилността на компанията и пазарните й позиции на българския и експортен пазар.
Activities
  • Activity: Дейност за насърчаване използването на информационни и комуникационни технологии и услуги чрез придобиване и въвеждане на ERP система /ИКТ базиран софтуер за управление на бизнес процесите/: Дейността се състои в закупуване и внедряване на ERP система, отговаряща на нуждите на предприятието. Предвидената по проекта ERP система ще бъде изцяло преведена на български език и ще съдържа следните модули и функционалности: 1. Финанси и счетоводство - Поддържане на основни данни за компанията - Операции със счетоводни сметки - Вземания/Задължения - Управление на разчетите с подотчетни лица/на паричните средства/на себестойността на стоките и материалите - Периодично приключване и отчети 2. Дълготрайни активи - Поддръжка на информация за Дълготрайни материални и нематериални активи/амортизационни планове - Отразяване на основни операции с Дълготрайни активи 3. Продажби - Поддръжка на основни данни за клиент - Управление на цени и ценообразуване/на промоции - Оферти/Планиране на продажбите/Поръчки за продажби - Кредитни лимити и условия на плащане - Фактуриране - Рекламации - Събираемост на вземанията 4. Доставки - Поддръжка на основни данни за доставчик - Планиране и управление на материалните запаси - Оферти - Поръчки за покупки - Фактуриране - Рекламации - Управление на документи/на покупни цени 5. Склад - Поддръжка на основни данни за артикул - Нескладови артикули - Поддържане на серийни и партидни номера - Поддържане на местоположения (складове) - Изписване на стоки - Приемане и експедиране на стоки и продукти в склада - Трансфери - Инвентаризация 6. Маркетинг (CRM) - Управление на контакти/на взаимоотношенията с потенциални клиенти/на задания - Сегментация/Кампании/Възможности 7. Производство - Въвеждане и поддръжка на основни данни - Производствена спецификация на изделието - Маршрути - Производствени поръчки - Автоматично изчисляване себестойността на готовата продукция 8. Модул Работа с мобилни устройства 9. Модул Управление на отпадъци Инвестицията ще допринесе за изпълнение на дейността и постигане на проектната цел по следния начин: ERP системата ще осигури: - много високо ниво на прозрачност и детайлност при изпълняване и отчетност на процесите. Пълната интегрираност на бизнес процесите в системата ще позволи веднъж въведена, информацията да е достъпна за потребителите от всички модули без да е необходимо да се въвежда повторно или обработва допълнително. - гъвкавост и лесна адаптация спрямо постоянно променящите се условия и пазарни предизвикателства, както и към изискванията на клиентите без да се прекъсват ежедневните операции в компанията. - вземане на навременни, бързи и обосновани управленски решения. Мениджмънтът ще разполага в реално време с пълната картина на бизнеса във всяко едно негово сечение и с цялата необходима информация. - управление на брака и отпадъците от производство, което ще осигури по-точно следене на вложените материали, оптимизирано използване на суровини и складови наличности. Последното ще доведе до по-ефективно и по-екосъобразно производство, допринасящо за опазване на околната среда. Отразяването и управлението на всички бизнес процеси в единна интегрирана система ще допринесе за: • Улеснено проследяване на финансовия резултат по производствени поръчки • Ефективно управление на ресурси – човешки и материални • Подобряване на отчетността в компанията и обслужването на клиенти • Улесняване на комуникацията между служители, клиенти, доставчици и бизнес партньори • Намаляване на времето за въвеждане на информация • Намаляване на риска от грешки и/или двойно въвеждане • Повишаване на контрола върху протичащите бизнес процеси в компанията • Улеснено отчитане и проследяване на извършваните дейности • Планиране на доставки с цел оптимизиране на складовия запас • Сигурност на данните на компанията • Осигуряване на лесен и бърз начин за бюджетиране, прогнозиране и планиране • Незабавен достъп до цялата информация, необходима за вземане на управленски решения в реално време и възлагане на отговорности., Contracted Amount: 309 407.00 , Reported Amount: 309 405.00
  • Activity: Дейност за насърчаване използването на информационни и комуникационни технологии и услуги чрез закупуване на ново оборудване, необходимо за функционирането на ERP системата: Като част от дейността ще бъдат закупени следните ДМА: - Сървър - 1 бр. - Мобилно устройство за работа в склад - 5 бр. - Таблет с баркод скенер - 25 бр. Инвестицията в хардуер ще допринесе за изпълнение на дейността и постигане на проектната цел по следния начин: 1. ERP системата - предмет на проекта ще бъде инсталирана и конфигурирана на подходящ за целта сървър. Сървърът ще бъде с технически параметри и операционна система, напълно съвместими с ERP системата като по този начин ще осигури нейното нормално функциониране. Сървърът ще обезпечи: - използването на системата с пълните й функционалности, модули и взаимовръзки - безпроблемния достъп от потребителите с пълни и ограничени права за работа в нея - надежно съхранение на цялата информация обработвана от ERP системата 2. Предвидените за закупуване мобилни устройства за работа в склада ще служат: - за приемане на пристигналите материали и компоненти от доставчиците като се сканират и въвеждат данни за всяка постъпила доставка в ERP системата. Чрез мобилните устройства автоматично ще се предава нужната информация за вида и количеството на доставените материали и компоненти в склада и складовите наличности във всеки един момент; - за изписване на нужните материали и компоненти за производството на всяка поръчка като в системата ще постъпва информация за вида и количеството на изпратените за производство материали и компоненти. По този начин ще се осигури пълна проследяемост на материалния поток в реално време. Мобилните устройства ще осигурят преноса на данни и информация в ERP системата като спомогнат да се въведе пълна автоматизация на складовите операции. В комбинация с ERP системата ще подобрят значително текущата организация на ресурсите: - ще се съкрати времето за обработка на големи обеми от наличности с интензивно движение; - ще се оптимизират складовите дейности и маршрути като се синхронизират с натоварването на складовите служители; - ще се въведат електронни складови документи, което ще съкрати времето за обработка и ще се елиминира рискът от грешки при въвеждане в различни бази данни; - ще се отчитат всички текущи ограничения в складовите наличности, което ще гарантира намаляване на престоите на работници и машини в производството. 3. Предвидените по проекта таблети с баркод четци ще се използват в производствените цехове, където: - ще отчитат автоматично пристигащите от склада материали и компоненти за производство чрез сканиране на баркодовете от складовите листа - ще отчитат произведената готова продукция чрез сканиране на партидните номера на отделните партиди Таблетите ще бъдат свързани с ERP системата чрез съвместима с нея операционна система. В резултат на сканираната и въведена в системата информация от таблетите, в модул Производство ще се проследява и допълва маршрутната карта за производството на всяка поръчка. Последното ще осигури пълна проследяемост на поръчките, на количествата употребени материали и количествата произведена продукция с тях. Въвеждането на сканиране чрез таблети в комбинация с ERP системата: - ще автоматизира производствените операции; - ще съкрати времето за производство и сроковете за изпълнение на поръчките; - ще подобри планирането на натоварването на мощностите и контрола върху производствения процес., Contracted Amount: 55 108.00 , Reported Amount: 55 028.00

Participating Organizations

Partners None
Contractors
  • Contractor: INTELLIGENT SYSTEMS BULGARIA EOOD, Contracted Amount*: 255 103.10 , Reported Amount**: 364 433.00
Subcontractors None
Members of the Consortium None

Notes:

* The projected contract value may be lower than the reported one because of any of the following reasons:

  • For physical person, the contracted value does not include the employer expenses, which are admissible expenses and are accounted under the project
  • The Beneficiary has reported expense only with an invoice without a contract with the selected contractor
  • The beneficiary has reported over again expenses to the MA

** This column represents the amount of costs claimed by the beneficiary

Indicators

Indicator 1 Number of enterprises receiving grants, Measure Unit: предприятия, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 1.00
Indicator 2 Private investment matching public support to enterprises (grants), Measure Unit: евро, Base Value: 0.00 , Target amount: 55 912.07 , Reached amount: 55 900.35
Indicator 3 Number of enterprises receiving support, Measure Unit: предприятия, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 1.00

Financial Information

Total Project cost 364 515.00 BGN
Grant 255 160.50 BGN
Self amount 109 354.50 BGN
Total actual amounts paid 255 096.09 BGN
Percentage of EU co-financing 85.00 %

Financial Corrections

None

Notes:

1 The quoted value represents the maximum amount of the imposed financial correction. Depending on the performance of the contract, the actual amount of the deducted financial correction may be lower.

2 A financial correction with a zero total value means that it has been canceled as a result of a court judgment.

Procurements

Procedure 1 Subject to due process: Закупуване, доставка и инсталиране на ИКТ базиран софтуер за управление на бизнес процесите и прилежащ хардуер по следните обособени позиции: Обособена позиция 1: - ERP система - 1 бр. Обособена позиция 2: - Сървър - 1 бр. - Мобилно устройство за работа в склад - 5 бр. - Таблет с баркод скенер - 25 бр., Estimated Amount: 364 515.00
  • Differentiated position 1: Обособена позиция 1: ERP система - 1 бр.
    Contractor: INTELLIGENT SYSTEMS BULGARIA EOOD
    Contract total funded value: 255 103.10
  • Differentiated position 2: Обособена позиция 2: Сървър - 1 бр.; Мобилно устройство за работа в склад - 5 бр.; Таблет с баркод скенер - 25 бр.
    Contractor: INTELLIGENT SYSTEMS BULGARIA EOOD
    Contract total funded value: 255 103.10

Notes:

All amounts are in Bulgarian lev (BGN) / 1 EUR = 1,95583 BGN