Identification

UMIS Number BG16RFOP002-1.001-0499-C02
Project Name Introduction of an innovative system for referral of patients for clinical trials
Beneficiary 202280827 “SMO BULGARIA” LTD
Funding ERDF ==> Innovations and Competitiveness 2014-2020
Date of the Contract/Order 07.07.2017
Start Date 07.07.2017
End Date 02.08.2019
Status of Implementation of the Contract/Order of the Grant Closed (completion date)
Location of Performance
  • България, Северна и югоизточна България, Северозападен, Монтана, Монтана, гр.Монтана

Description

Brief description 
Чрез настоящото проектно предложение ЕС ЕМ О БЪЛГАРИЯ ООД има за цел да разработи и внедри на пазара иновативна услуга, наречена Sendpatient - за подпомагане извършването на клинични изследвания. Проект "Внедряване на иновативна система за рефериране на пациенти по клинични проучвания" е посветен на разрешаването на актуални въпроси и пречки, свързани с извършването на този тип проучвания. Основен проблем в сферата е, че клиничните проучвания не мога да си осигурят необходимия брой пациенти, за да изпълнят целите си и да бъдат полезни, което се превръща в трудно преодолимо предизвикателство пред развитието на фармацевтиката и провеждането на иновативни лечения. Sendpatient ще представлява иновативна услуга в световен мащаб, която ще се осъществява посредством комбинация от онлайн базирана система – sendpatient.com, необходим хардуер и екип, който ще имплементира, разпространява, обучава, поддържа и разпространява продукта. Иновативната същност на Sendpatient се характеризира със следното: 
−	Иновативна и непозната  до сега услуга по набиране на пациенти за клинични проучвания;
 −	Глобализирана уеб базирана система, която ще включва базова информация относно: всяко „нуждаещо“ се проучване, основните характеристики, на които пациентите трябва да съответстват и достъпност за всички потенциални рефериращи лекари; 
−	Полезен ефект за всички участници в процеса: пациенти, рефериращи лекари, потребители, фармацефтични компании;
 Огромното търсене на пациенти за клинични проучвания, ограниченото предлагане (по- скоро липсата на такова) на продукти, които могат да опосредяват процеса по набиране на пациенти и иновативният уникален замисъл на SENDPATIENT предразполагат предпоставят успешната пазарна реализация на тази иновативна услуга. По този начин ЕС ЕМ О БЪЛГАРИЯ ООД ще развие своята иновационна дейност в областта на индустрията за здравословен живот и биотехнологии.
Activities
  • Activity: Придобиване на ново оборудване, необходимо за внедряване в производството на иновативния продукт и процес: Като част от дейността ще бъдат закупени и пуснати в експлоатация следните активи: 1. Лаптоп - 20 бр. 2. Монитор - 20 бр. 3. Докинг - 20 бр. 4. Смартфон - 20бр. 5. Сървър - 1бр. Подробни спецификации за оборудването могат да се видят в приложение Ц към настоящото проектно предложение. Чрез закупуването на изброеното оборудване ще се създаде техническите условия, за да може Sendpatient да достига до крайните си потребители. Лаптопите, мониторите, докингите и смартфоните ще бъдат предоставени на 20 служители (екипът, който ще бъде ангажиран ще се състои от 19 координатори(CO) и 1 Sendpatient manager9SPM)) на ЕС ЕМ О БЪЛГАРИЯ ООД. Те ще имат ключова роля в изпълнението на проекта, тъй като ще имат функциите на координатори на процеса по локации, както следва: Монтана, Габрово, Ловеч, Разград, Шумен, Добрич, Сливен, Кърджали. Тези координатори ще промотират, запознават и помагат на лекарите с функциите на иновативния продукт, за да могат да го въведат и използват успешно в практиката си. За да е възможен този въвеждащ етап, е необходимо всеки един от тях да разполага с комплект оборудване, който да послужи за възпроизвеждане на софтуерните функционалности пред потенциалните потребители - лекари. След въвеждане в експлоатация координаторите ще си партнират с лекарите, като координират в системата тяхната наличност, администрират пациентски визити и т.н. SendPatient Мениджър ще извършва и управлява следните функции на иновативния софтуер: въвежда/променя информация по дадено/и клинично/и проучвания; администрира плащанията към рефериращи лекари. Sendpatient manager ще има основна функция по координиране и администриране на цялата услуга, както и достъп до всичките й функции. Освен управление на системата, ще има и координационна дейност по отношение на останалите координатори. Сървърът, ще послужи за съхраняване на огромната база данни, която ще се събира и ще бъде позициониран в офис на ЕС ЕМ О БЪЛГАРИЯ ООД в гр. Монтана. От ключово значение е качеството на сървъра, защото той ще осигурява защита на лични данни на пациентите, които са включени в клиничните проучвания. Стъпки за изпълнение: 1. Избор на изпълнител (5-6 месец) ; 2. Сключване на договор(6 ти месец); 3. Доставка на актива и подписване на приемно-предавателен протокол (6-17 месец); 4. Инсталиране, тестване и пускане в експлоатация. Подписване на приемно-предавателен протокол (10-17 месец);, Contracted Amount: 229 723.44 , Reported Amount: 228 649.73
  • Activity: Разработване на специализиран софтуер, необходим за внедряването на иновативния продукт и процес: В рамките на тази дейност ще бъде разработен и внедрен иновативен специализиран софтуер - 1 брой, който е възловият момент за внедряването на иновативната услуга на пазара. Иновативна система за рефериране на пациенти по клинични проучвания - Sendpatient ще представлява мрежа/система между отделните възлови потребители отговорни за реферирането и обработката на пациенти по клинични проучвания. Системата ще е достъпна онлайн. В нея ще се вкарва информация по клинични проучвания в затруднение, която ще включва базовите критерии за включване на пациент/и. Тази (актуална) информация ще е достъпна до рефериращите лекари, които могат да са общопрактикуващи или специалисти в определената медицинска област (в която е съответното проучване). Те, използвайки голямата си база данни и съобразявайки основните критерии за включване могат да препратят подходящи пациенти (с тяхно съгласие) до изследователите, в удобен за тях предварително зададен час, които в последствие ще ги включат в съответното клинично проучване. 1) Основни компоненти на бъдещия иновативен продукт: Модул „Потребители“ Модул „Проучвания“ Модул „Прегледи“ Модул „Работен график“ Модул „Отчети“ 2) Процеси a. Регистрация и въвеждане в експлоатация на нов потребител в системата; b. Мениджиране на клинични проучвания; c. Рефериране на пациент; d. Задаване на работен график; e. Провеждане на преглед; f. Въвеждане на резултати и финализиране на преглед; g. Генериране на справки; h. Мениджиране на потребители в системата; i. Процес „забравена парола“; j. Процес редактиране на профил; 3) Бланки (форми); a. Бланка за регистрация/редакция потребител; b. Бланка за въвеждане на клинично проучване; c. Бланка за рефериране на пациент; d. Бланка за задаване на работен график; e. Бланка за провеждане на преглед; f. Бланка за генериране на справки; g. Бланка за „забравена парола“; h. Бланка за редактиране на профил; 4) Функционални изисквания към продукта; a. - да е максимално опростена и достъпна за всички ползващи я с минимално разходено време; b. - да има интуитивен и „умен“ интерфейс; c. - да е уеб базирана, но качена на мощен сървър, за да няма забавяния; 5) Технически изисквания към продукта a. - да може да се използва на персонален компютър, таблет или мобилен телефон; b. - заложената информация да се актуализира своевременно,за да е актуална във всеки един момент; c. - да не е ограничена географски ; Стъпки за изпълнение: 1. Избор на изпълнител (1-2 месец); 2. Сключване на договор (2 месец); 3. Тестване и пускане в експлоатация. Подписване на приемно-предавателен протокол ( 7-8 месец);, Contracted Amount: 224 968.43 , Reported Amount: 221 031.48
  • Activity: Консултантски и помощни услуги в подкрепа на иновацията: В рамките на тази дейност ще се проведе обучение и ще се осъществи подготовката на служителите на ЕС ЕМ О БЪЛГАРИЯ ООД за работа с иновативната система за рефериране на пациенти по клинични проучвания - Sendpatient. Съгласно заданието за разработване на цялостната иновативна услуга е необходимо да има специален екип, който да работи със системата и да я популяризира сред потребителите. За целите на проекта 20 души - служители на ЕС ЕМ О БЪЛГАРИЯ ООД ще бъдат оборудване (съгласно Дейност1) и ще имам следните функции: а. CO – Координатор CO ще координират в системата наличността на INV за които отговарят, администрират пациентските визити и други. Те ще осъществяват контакт с: б. RPH – Рефериращ лекар (общопрактикуващ или специалист) RPH ще бъде възлов потребител на системата. Той ще бъде информиран за всяко ново клинично проучвани в съответната медицинска област, за да може да препраща пациенти на Co или INV, отговарящи на базовите включващи и изключващи проучвания. Същевременно ще бъде осведомяван за актуалния статус на всеки рефериран пациент. c. INV – Изследовател INV ще ползват системата,за информация над очаквания прием на пациенти и други Освен, че ще бъдат обучени персонално за работа със софтуера и полученото от тях оборудване, екипът ще бъде подготвен как да представя услугата и да привлича потребителите към употребата на Sendpatient. Тази дейност е ключова за изпълнението на проекта и постигане на целите му, тъй като ще изиграе ролята на свързващо звено между разработения иновативен продукт - услуга, реализацията му на пазара и допринасянето за развитието на практиката на клинични проучвания. Стъпки за изпълнение: 1. Избор на изпълнител (5-17 месец); 2. Сключване на договор (17 месец); 3. Провеждане на обучение и подготовка (8 - 18 месец); 4. Подписване на приемно-предавателен протокол (18 месец);, Contracted Amount: 56 242.11 , Reported Amount: 56 139.85

Participating Organizations

Partners None
Contractors
  • Contractor: CONSORTIUM Send Patient DZZD, Contracted Amount*: 154 722.04 , Reported Amount**: 221 031.48
  • Contractor: MODERN STRATEGIES AND KNOWLEDGE LtD, Contracted Amount*: 39 297.89 , Reported Amount**: 56 139.85
  • Contractor: CONSORTIUM Balistik Patient DZZD, Contracted Amount*: 160 054.81 , Reported Amount**: 228 649.73
Subcontractors None
Members of the Consortium
  • Member of the Consortium: MINOVI GROUP Ltd, Contracted Amount*: 2 210 314.80
  • Member of the Consortium: BALLISTIC CELL EOOD, Contracted Amount*: 228 649.73
  • Member of the Consortium: EVO MEDIA GROUP LTD, Contracted Amount*: 2 438 964.53

Notes:

* The projected contract value may be lower than the reported one because of any of the following reasons:

  • For physical person, the contracted value does not include the employer expenses, which are admissible expenses and are accounted under the project
  • The Beneficiary has reported expense only with an invoice without a contract with the selected contractor
  • The beneficiary has reported over again expenses to the MA

** This column represents the amount of costs claimed by the beneficiary

Indicators

Indicator 1 Number of enterprises receiving support, Measure Unit: enterprises, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 1.00
Indicator 2 Финансирани проекти за еко-иновации, Measure Unit: Number, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 1.00
Indicator 3 Private investment matching public support for innovation or R&D projects (all activities), Measure Unit: евро, Base Value: 0.00 , Target amount: 299 790.00 , Reached amount: 151 748.65
Indicator 4 Number of enterprises supported to introduce new to the market products, Measure Unit: enterprises, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 1.00

Financial Information

Total Project cost 508 121.86 EUR
Grant 355 685.30 EUR
Self amount 152 436.56 EUR
Total actual amounts paid 314 061.04 EUR
Percentage of EU co-financing 85.00 %

Financial Corrections

Reason % of financial
correction		 Financial corrections amounts1,2 Contract
Grant Self-financing Total
Нарушения в документацията за обществени поръчки 25.00 40 013.70 17 148.73 57 162.43 „КОНСОРЦИУМ БАЛИСТИК ПЕЙШЪНТ“ ДЗЗД

Notes:

1 The quoted value represents the maximum amount of the imposed financial correction. Depending on the performance of the contract, the actual amount of the deducted financial correction may be lower.

2 A financial correction with a zero total value means that it has been canceled as a result of a court judgment.

Procurements

Procedure 1 Subject to due process: Придобиване на ново оборудване, необходимо за внедряване в производството на иновативния продукт и процес в ЕС ЕМ О БЪЛГАРИЯ ООД, Estimated Amount: 229 723.44
  • Differentiated position 1: Придобиване на ново оборудване, необходимо за внедряване в производството на иновативния продукт и процес в ЕС ЕМ О БЪЛГАРИЯ ООД
    Contractor: CONSORTIUM Balistik Patient DZZD
    Contract total funded value: 160 054.81
Procedure 2 Subject to due process: Провеждане на обучение и подготовкана служителите на ЕС ЕМ О БЪЛГАРИЯ ООД за работа с иновативната система за рефериране на пациенти по клинични проучвания - Sendpatient, Estimated Amount: 56 242.11
  • Differentiated position 1: Провеждане на обучение и подготовкана служителите на ЕС ЕМ О БЪЛГАРИЯ ООД за работа с иновативната система за рефериране на пациенти по клинични проучвания - Sendpatient
    Contractor: MODERN STRATEGIES AND KNOWLEDGE LtD
    Contract total funded value: 39 297.89
Procedure 3 Subject to due process: Разработване на иновативна система за рефериране на пациенти по клинични проучвания, Estimated Amount: 222 156.32
  • Differentiated position 1: Разработване на иновативна система за рефериране на пациенти по клинични проучвания
    Contractor: CONSORTIUM Send Patient DZZD
    Contract total funded value: 154 722.04

Notes:

All amounts are in euro (EUR) / 1 EUR = 1,95583 BGN