Identification

UMIS Number	BG16RFOP002-2.002-0356-C01
Project Name	Developing management capacity of Optexim JSC by introducing of business process management system
Beneficiary	130982231 OPTEXIM Ltd.
Funding	ERDF ==> Innovations and Competitiveness 2014-2020
Date of the Contract/Order	13.03.2017
Start Date	13.03.2017
End Date	06.07.2018
Status of Implementation of the Contract/Order of the Grant	Closed (completion date)
Location of Performance	България, Югозападна и южно-централна България, Южен централен, Пазарджик, Стрелча, гр.Стрелча

Description

Brief description

Кандидат за получаване на БФП по настоящата процедура е Оптексим АД, малко предприятие, занимаващо се с производство на оптико-електронни изделия и компоненти с приложение в индустрията, медицината и сферата на сигурността.

Съгласно бизнес стратегията си за развитие, сред осн. цели на Оптексим АД са: постигане на устойчив растеж чрез развитие на конкурентно и ефективно производство, увеличаване на пазарния дял и засилване на експортния потенциал. За постигане на тези цели от изключителна важност е доброто планиране на ресурсите и ефективното управление на бизнес процесите. Към момента дружеството не разполага с единна автоматизирана с-ма за управление на бизнес процесите и ресурсите. 

Предмет на проектното предложение е въвеждане на интегрирана информационна ERP система в Оптексим АД, включваща модулите: CRM, управление на поръчки, производствен модул, складово стопанство, финанси и управление на договори, инвентар и превозни средства, системи за управление, човешки ресурси, вътрешна комуникация и координация, както и модул за управление на отпадъците от дейността. 

Осн. дейности:
• Дейности за насърчаване използването на ИК технологии и услуги, чрез придобиване и въвеждане на ИКТ базиран софтуер за управление;
• Дейности за насърчаване използването на ИК технологии и услуги, чрез инвестиции в ново оборудване, допринасящо за въвеждането на ИКТ базирания софтуер; 
• Визуализация на проекта.
За по-подробно описание виж т. 7 - Дейности по проекта.

Осн. резултати:
• Подобрени процеси на планиране, организация и управление на дейността;
• Оптимизирани разходи и повишена ефективност;
• Повишена производителност;
• Подобрено качество и бързина на обслужване на клиентите и доставчиците;
• Принос за опазване на природните ресурси; 

Реализацията на настоящия проект ще допринесе за подобряване на процесите на управление и организация на дейността на Оптексим АД, както и за увеличаване на конкурентоспособността на дружеството на вътр. и външните пазари.

Activities

Activity: Дейности за насърчаване използването на информационни и комуникационни технологии и услуги, чрез придобиване и въвеждане на ИКТ базиран софтуер (ERP система) за управление на бизнес процесите: Като част от дейността ще бъде придобит и въведен ИКТ базиран софтуер (ERP система) - ДНА - 1 брой с лицензи за 7 работни места. Необходимостта от придобиването и внедряването на интегрирана автоматизирана система за управление (ERP система) е изключително належаща за Оптексим АД. Тя ще осигури подобряване на организацията и управлението на бизнес процесите, които са в основата на дейността на дружеството. ERP системата ще осигури още: • Комплексност – необходимо е системата да обхваща всички бизнес процеси в компанията и да включва функционалности и модули, съобразени със структурата, дейността и целите на Оптексим АД. Целта е получаването на цялостен поглед върху състоянието на фирмата и процесите, протичащи в нея във всеки момент, както и предоставяне на възможност за по-лесно и бързо управление на всички ключови за компанията ресурси и процеси - доставки, производствени дейности, маркетинг и продажби, финанси, счетоводство, участие в търгове, документооборот и др. • Интегрираност - системата да бъде напълно интегрирана - еднократното въвеждане на информация да намира отражение във всички свързани модули, като незабавно става достъпна за всички лица, оправомощени да я получават без необходимост от допълнителни обработки. По този начин вземането на критични управленски решения и възлагането на отговорности ще се извършва в реално време. • Автоматизираност - системата да оптимизира протичащите в организацията процеси, като стандартизира (в съответствие с изискванията на внедрения в Оптексим АД ISO 9001) и ускорява извършваните дейности, консолидира цялата налична информация и предлага бърз достъп до необходимите данни. Необходимо е системата да позволява своевременен контрол (подобряване на контрола на процесите), и адаптиране към постоянно променящите се условия и пазарни предизвикателства. Необходимостта от въвеждането на ERP системата е описана по-подробно в т.11.3. Стъпки за реализация на дейността: 1. Управление на проекта (от 1-ви до 12-ти месец) 2. Провеждане на процедура за избор на изпълнител за доставка на ERP системата (от 1-ви до 4-ти месец) 3. Избор на изпълнител и сключване на договор с избрания изпълнител (от 4-ти до 5-ти месец) 4. Придобиване и внедряване на ERP системата (от 5-ти до 12-ти месец) 5. Обучение на персонала за работа ERP системата (12-ти месец) 6. Приключване на проекта (12-ти месец), Contracted Amount: 49 595.31 , Reported Amount: 49 493.05
Activity: Дейности за насърчаване използването на информационни и комуникационни технологии и услуги, чрез закупуване на ново оборудване, допринасящо за функционирането на ИКТ базирания софтуер (ERP системата) : Като част от дейността ще бъде закупено и въведено в експлоатация ново оборудване (ДМА-1: 1 брой сървър - информационна система с архивиране на информацията и автономно захранване и ДМА - 2: 7 броя мобилни компютърни конфигурации) - съгласно приложени Оферта и Техническа спецификация; За нормалното и безпроблемно функциониране на предвидената за въвеждане ERP система (Дейност 1), е необходимо наличието на компютърни конфигурации, които имат следните характеристики: процесор не по-стар от 4 години, честота - не по-малко от 2Ghz и 4GB памет. Към момента, нито един от компютрите, с които разполага Оптексим АД, не отговаря на тези изисквания и параметри. За изпълнение на заложените цели са необходими 7 броя компютърни конфигурации (7 работни места). Необходимо е и наличието на 1 бр. сървър, с какъвто дружеството не разполага. Необходимостта от посочения сървър (виж приложени Оферта и Техническа спецификация) се обуславя от огромното количество информация, която е необходимо да се събира, обработва, тества, анализира, съхранява и да бъде защитена, така че да няма загуби на ресурси. Стъпки за реализация на дейността: 1. Избор на изпълнител за доставка на оборудването (4-ти, 5-ти месец) 2. Сключване на договор с избрания изпълнител (5-ти месец) 3. Доставка, монтаж, въвеждане в експлоатация и тестване на оборудването. Подписване на приемо-предавателни протоколи (5-ти месец), Contracted Amount: 8 180.67 , Reported Amount: 7 583.48
Activity: Визуализация на проекта: През цялото изпълнение на дейностите по проекта ще се спазват изискванията за информиране на широката общественост за съфинансирането, предоставяно от Европейския съюз по Оперативна програма „Иновации и конкурентоспособност” 2014 2020 (ОПИК), съгласно изискванията на Регламент (ЕС) № 1303/2013 на Европейския парламент и на Съвета. Дейността 'Визуализация на проекта' ще бъде осъществена през периода от 1-ви до 12-ти месец. Стъпки за изпълнение на дейността: 1). Поставяне на 1 бр. информационен плакат (1 м.) 2). Поставяне на 1 бр. информационна табела (1м.) 3). Публикуване на описание на проекта в сайта на фирмата (1 м.) 4). Поставяне на стикери на закупеното оборудване - 1 сървър и 7 броя мобилни компютри (5 м.) 5). Поставяне на обозначение на софтуера за финансирането му със средства от ЕС (12 м.) 6). Оповестяване във финалния отчет за изпълнение на договора за безвъзмездна помощ, че проектът е получил финансиране от ЕФРР чрез ОПИК (12 м.), Contracted Amount: 1 022.58 , Reported Amount: 157.48

Participating Organizations

Partners	None
Contractors	Contractor: DILEX, Contracted Amount: 5 308.44 , Reported Amount: 7 583.48 Contractor: ARTIPO , Contracted Amount: 109.93 , Reported Amount*: 157.48 Contractor: BGService , Contracted Amount: 34 645.14 , Reported Amount**: 49 493.05
Subcontractors	None
Members of the Consortium	None
Notes: * The projected contract value may be lower than the reported one because of any of the following reasons: For physical person, the contracted value does not include the employer expenses, which are admissible expenses and are accounted under the project The Beneficiary has reported expense only with an invoice without a contract with the selected contractor The beneficiary has reported over again expenses to the MA ** This column represents the amount of costs claimed by the beneficiary

Indicators

Indicator 1	Number of enterprises receiving support, Measure Unit: enterprises, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 1.00
Indicator 2	Private investment matching public support to enterprises (grants), Measure Unit: евро, Base Value: 0.00 , Target amount: 17 639.57 , Reached amount: 17 170.47
Indicator 3	Number of enterprises receiving grants, Measure Unit: enterprises, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 1.00

Financial Information

Total Project cost	58 798.57 EUR
Grant	41 159.00 EUR
Self amount	17 639.57 EUR
Total actual amounts paid	40 063.81 EUR
Percentage of EU co-financing	85.00 %

Financial Corrections

None

Notes:

¹ The quoted value represents the maximum amount of the imposed financial correction. Depending on the performance of the contract, the actual amount of the deducted financial correction may be lower.

² A financial correction with a zero total value means that it has been canceled as a result of a court judgment.

Procurements

Procedure 1	Subject to due process: Визуализация на проект по договор BG16RFOP002-2.002-0356-C01 Развитие на управленския капацитет на Оптексим АД чрез въвеждане на система за управление на бизнес процесите и ресурсите. , Estimated Amount: 1 022.58 Differentiated position 1: Визуализация на проект по договор BG16RFOP002-2.002-0356-C01 Развитие на управленския капацитет на Оптексим АД чрез въвеждане на система за управление на бизнес процесите и ресурсите. Contractor: ARTIPO Contract total funded value: 109.93
Procedure 2	Subject to due process: Закупуване и въвеждане на ДНА - ERP система за управление на бизнес процеси, Estimated Amount: 49 595.31 Differentiated position 1: Закупуване и въвеждане на ДНА - ERP система за управление на бизнес процеси Contractor: BGService Contract total funded value: 34 645.14
Procedure 3	Subject to due process: Закупуване на ДМА 1 и ДМА 2 - 1 брой сървър и 7 броя мобилни компютърни конфигурации, необходими за функциониране на ERP системата., Estimated Amount: 8 180.67 Differentiated position 1: Доставка на 1 брой сървър - информационна система с архивиране на информацията и автономно захранване и 7 броя мобилни компютърни конфигурации. Contractor: DILEX Contract total funded value: 5 308.44

Notes:

All amounts are in euro (EUR) / 1 EUR = 1,95583 BGN