Identification

UMIS Number BG16M1OP001-5.001-0020-C02
Project Name Technical assistance to cover the costs associated with managing, indexing, storing and implementation of electronic archive of EU-funded project documents
Beneficiary 130823243 NATIONAL RAILWAY INFRASTRUCTURE COMPANY
Funding ERDF ==> Transport and Transport Infrastructure
Date of the Contract/Order 13.09.2017
Start Date 13.09.2017
End Date 30.05.2019
Status of Implementation of the Contract/Order of the Grant Terminated (termination date)
Location of Performance
  • България, Югозападна и южно-централна България, Югозападен, София-Град, Столична, гр.София

Description

Brief description 
Нивото на административния капацитет и материално-техническата осигуреност са определящи фактори за качеството на проектите и обезпечаването на високи нива на усвояване на финансови ресурси от структурните инструменти на ЕС. Настоящият проект е насочен към подкрепа на Възложителя и цели подобряване на процесите по управление на дейностите, изпълнявани от НКЖИ и осигуряване на прозрачност на дейностите по подготовка, изпълнение и експлоатация на проектите за железопътна инфраструктура, изградени със средства от Европейските фондове. Организацията на основните процеси на работа с документите ще подпомогне високите изисквания за надеждното използване и управление на информацията. 
В тази връзка са обособени помещения, за които е необходимо да бъде доставено основно и допълнително оборудване.
Директното подпомагане на техническия капацитет на Възложителя може да се постигне чрез оптимизиране на регистрирането, индексирането и съхранението на архива и въвеждането му в електронен формат. Това може да бъде постигнато с изпълнението на следните дейности:
- Доставка, внедряване, обучение и поддръжка на софтуер за електронен архив и софтуер за управление на физически архив;
- Доставка, монтаж и въвеждане в експлоатация на основно оборудване;
- Проектиране, доставка, монтаж и въвеждане в експлоатация на допълнително оборудване.
Дата на стартиране на изпълнението на проекта – 01.12.2016 г.
Activities
  • Activity: Подготовка на проектa: Дейността включва: Поддейност 1.1: Изготвяне на Анализ и Техническа спецификация за проект „Техническа помощ за обезпечаване на разходите свързани с управлението, индексирането, съхранението и внедряването на електронен архив на документите по проектите, финансирани от Европейските фондове”. Изпълнението на поддейността включва: 1. Анализ за съвместимост на налични помещения (ЦУ на ДП НКЖИ и Централна гара София, административен адрес: бул. „Княгиня Мария Луиза“ №110 и бул. „Княгиня Мария Луиза“ №102), които могат да бъдат оборудвани за архивохранилища, отговарящи на „Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции“, приета с ПМС № 41/18.02.2009 г. 1.1 Заснемане размерите на съществуващи помещения на ДП НКЖИ и изготвяне на проекти за оборудването им с подходяща стелажна система, с цел максимално използване на съществуващия обем. 1.2 Анализ и експертно становище за товароносимост на конструкциите на помещенията. 1.3 Проектиране за доставка на допълнително оборудване, съгласно „Наредба за организиране, обработване, експертиза, съхраняване и използване на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции“, приета с ПМС № 41/18.02.2009 г. 2. Изготвяне на предписания за избор, закупуване и внедряване на софтуер за индексация, съхранение и управление на физически архив 2.1 Създаване (проектиране) на цялостно системно решение и доставка на необходимия софтуер заедно с описание на алгоритъма по внедряването му с цел управление на физически архив със следните минимални възможности за стандартизация на подредбата на съществуващи документи: - архивни единици - местоположение - срок на съхранение на документите 3. Изготвяне на предписания за избор, закупуване и внедряване на софтуер за електронен архив. 4. Изготвяне на индикативен бюджет и Технически спецификации за оборудване на архивохранилищата и необходимия софтуер на база на извършения анализ. 4.1 Изчисляване на разходите за доставка и за поддръжка на софтуер. 4.2 Описание на цялостното решение - включително Технически спецификации на устройствата, софтуера и външните услуги. 4.3 Изчисляване на разходите за доставка и сервиз на оборудване на архивохранилищата. 5. Разработване на технология за работа в архивохранилището при предвиждане за оборудване на едно работно място. 6. Изготвяне на доклад с препоръки за избор на оптимално решение – на база извършеното обследване. Поддейност 1.2: Изготвяне, съгласуване и одобрение на формуляр за кандидатстване Изпълнението на поддейността включва: - Изготвяне на формуляр за кандидатстване от ДП НКЖИ; - Съгласуване на формуляр за кандитстване с ДАЕУ; - Одобрение на формуляр за кандидатстване от УО на ОПТТИ. Поддейност 1.3: Изготвяне на техническа спецификация и съгласуване с ДАЕУ Изпълнението на поддейността включва: - Изготвяне на техническа спецификация от ДП НКЖИ съгласно образец към Приложение 1 на Наредбата за разработване на техническо задание; - Съгласуване на техническа спецификация с ДАЕУ. Поддейност 1.4: Подготовка и провеждане на процедура за избор на външни изпълнители Изпълнението на поддейността включва: Подготовка на Тръжна документация и провеждане на процедура за обществена поръчка за Избор на изпълнител за "Техническа помощ за обезпечаване на разходите свързани с управлението, индексирането, съхранението и внедряването на електронен архив на документите по проектите, финансирани от Европейските фондове" по следните обособени позиции: - Доставка, монтаж и въвеждане в експлоатация на основно оборудване - Проектиране, доставка, монтаж и въвеждане в експлоатация на обзавеждане и допълнително оборудване - Доставка, внедряване, обучение и поддръжка на софтуер за електронен архив и софтуер за управление на физически архив - Публичност, Contracted Amount: 14 400.00 , Reported Amount: 17 280.00
  • Activity: Проектиране, доставка, монтаж и въвеждане в експлоатация на основно оборудване, обзавеждане и допълнително оборудване : Изпълнението на дейността включва: 1. Доставка, монтаж и въвеждане в експлоатация на основно оборудване: - подвижни двустранни стелажни системи; - статични едностранни стелажни системи; - статични двустранни стелажни системи. 2. Проектиране, доставка, монтаж и въвеждане в експлоатация на обзавеждане и допълнително оборудване: - Колонен конвенционален климатизатор ; - Влагоуловител; - Станция за отчитане на температура и влажност с възможност за дистанционно отчитане ; - Предавател за метеорологична станция с дисплей; - Пожароизвестителна система; - Противопожарно оборудване; - Пожароустойчиви входни врати; - Сигнално охранителна система за сигурност; - Система за контрол на достъпа; - Система за видео наблюдение; - Система за почиставане на архивни единици; - Система за поверително унищожаване на документи; - Хардуерна система за електронен архив, включваща оборудване за Основен център в гр. София и Отдалечен резервен център в гр. Варна; - Техническо и офис оборудване на работно място, за работа на един архивист (работно бюро, контейнер, работен стол, стол посетителски, помощен шкаф, маса, настолен компютър, монитор, лазерен принтер, документен скенер, ръчен лазерен баркод скенер, копирна машина); - Друго оборудване предназначено за архивохранилище (количка, стълба и работна степенка)., Contracted Amount: 552 450.00 , Reported Amount: 0.00
  • Activity: Доставка, внедряване, обучение и поддръжка на софтуер за електронен архив и софтуер за управление на физически архив: Изпълнението на дейността включва: 1. Доставка, внедряване, обучение и поддръжка на софтуер за електронен архив, осигуряващ: - Възможност за управление на категории документи чрез мета-данни, определени за всеки един документ, което подпомага тяхното търсене; - Управление на предварително одобрени работни процеси за определени документи; - Автоматично управление на версии и достъп до стари версии на документи; - Силни и ефективни средства за търсене – по име, ключови думи и пълноценно търсене в съдържанието на документа; - Достъп до документите през локалната мрежа на организацията чрез браузър; - Възможност за асоцииране на документи по определен критерий. 2. Доставка, внедряване, обучение и поддръжка на софтуер за управление на физически архив, поддържащ логическа структура за описание на физическата инфраструктура и осигуряващ модерна технология за идентификация на архивните компоненти. , Contracted Amount: 108 000.00 , Reported Amount: 0.00
  • Activity: Публичност: Изпълнението на дейността включва доставка на материали., Contracted Amount: 5 000.00 , Reported Amount: 0.00

Participating Organizations

Partners None
Contractors
  • Contractor: "Archive Service" Ltd., Contracted Amount*: 14 400.00 , Reported Amount**: 0.00
Subcontractors None
Members of the Consortium None

Notes:

* The projected contract value may be lower than the reported one because of any of the following reasons:

  • For physical person, the contracted value does not include the employer expenses, which are admissible expenses and are accounted under the project
  • The Beneficiary has reported expense only with an invoice without a contract with the selected contractor
  • The beneficiary has reported over again expenses to the MA

** This column represents the amount of costs claimed by the beneficiary

Indicators

Indicator 1 Доставено оборудване, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 30.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 2 Доставени рекламни материали, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 1 001.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 3 Доставено обзавеждане, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 59.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 4 Number of trainings of employees of Managing Authority and beneficiaries, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 2.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 5 Доставени програмни продукти/софтуер/лицензи, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 2.00 , Reached amount: 0.00
Indicator 6 Изготвени анализи, доклади и становища, свързани с изпълнението на проекта, Measure Unit: Брой, Base Value: 0.00 , Target amount: 1.00 , Reached amount: 1.00

Financial Information

Total Project cost 0.00 BGN
Grant 0.00 BGN
Self amount 0.00 BGN
Total actual amounts paid 0.00 BGN
Percentage of EU co-financing 0.00 %

Financial Corrections

None

Notes:

1 The quoted value represents the maximum amount of the imposed financial correction. Depending on the performance of the contract, the actual amount of the deducted financial correction may be lower.

2 A financial correction with a zero total value means that it has been canceled as a result of a court judgment.

Procurements

Procedure 1 Subject to due process: Избор на изпълнител за "Техническа помощ за обезпечаване на разходите свързани с управлението, индексирането, съхранението и внедряването на електронен архив на документите по проектите, финансирани от Европейските фондове", Estimated Amount: 665 450.00
Procedure 2 Subject to due process: Консултанска услуга за изготвяне на Анализ и Техническа спецификация за проект „Техническа помощ за обезпечаване на разходите свързани с управлението, индексирането, съхранението и внедряването на електронен архив на документите по проектите, финансирани от Европейските фондове”, Estimated Amount: 15 000.00
  • Differentiated position 1: Изготвяне на Анализ и Техническа спецификация за проект „Техническа помощ за обезпечаване на разходите свързани с управлението, индексирането, съхранението и внедряването на електронен архив на документите по проектите, финансирани от Европейските фондове”
    Contractor: "Archive Service" Ltd.
    Contract total funded value: 14 400.00

Notes:

All amounts are in Bulgarian lev (BGN) / 1 EUR = 1,95583 BGN