| Кратко описание на проекта |
Внедряванета на иновацията системата за резервиране и управление на събития е насочена към ефективно управление на процесите на пространство за деца и събития OreHHerO. Внедряване има за цел да подобри всички вътрешните процеси по запазване, планиране и управление на събития и цялостната услуга, предоставяна на клиентите, които ще получат по-прозрачно планиране и силно персонализирано преживяване. Системата се състои от два основни елемента: видима за клиента интернет страница с форма за приемане на входящи запитвания и резервации и видима само за екипа вътрешна система за управление на събитията.
Формата за приемане на входящите запитвания е вход към вътрешната система, тя е връзката между клиента и организатора от страна на мястото. Формата има калкулатор за бързо изчисление на бюджета на планираното събитие - основните ценови параметри са зададени предварително, а след изчислението клиентът преценява дали да превърне калкулацията в запитване. Приемането на всяко запитване задава всички необходими параметри за изготвянето на оферта: лице за контакт, телефон, e-мейл, данни за повода, брой гости, дата, начален и краен час, меню, допълнителни услуги и т.н. След изпращане на запитването всички данни влизат в системата като копие от запитването се изпраща по е-мейл. След получаването на този мейл, по преценка на мениджъра събития, може да бъде направен контакт с уточняващи въпроси или директно да се пристъпи към изпращане на оферта, която автоматично се генерира от системата, а разликата с предварителната калкулация е в добавени/променени пера в следствие на уточняващите въпроси и съответно в предоставената подробна информация за условията за плащане и реализиане на съответното мероприятие. След одобрение на офертата, мениджърът проекти работи само в системата, а всеки клиент получава достъп до свой собствен профил, през който с уникално потребителско име и парола следи подготовката на събитието и получава информация за броя гости и статуса на събитието като цяло.
|
| Дейности |
-
Дейност: Закупуване на специализирано техническо оборудване, необходимо за внедряване на иновацията в бизнес процесите: По проекта, „Орехеро ЕООД“ предприема стъпка към модернизация и повишаване на оперативната си ефективност чрез внедряването на иновативна система за резервиране, бюджетиране и управление на събития. Тази система е ключът към оптимизиране на всички процеси, свързани с пространството за деца и събития, осигурявайки по-добро обслужване на клиентите, прецизно финансово планиране и цялостен контрол върху дейността.
За да се обезпечи успешното внедряване и пълноценното функциониране на тази иновация, по проекта ще бъде закупена и интегрирана съвременна хардуерна база, която включва:
Файлов сървър: Той ще представлява централизирания „гръбнак“ на цялата система. Сървърът ще осигури надеждно и сигурно съхранение на всички данни – от клиентски профили и история на резервациите, през детайлни бюджети за събития, до графици на персонала и инвентар. Той ще е хост на иновативния софтуер, осигурявайки бърз и постоянен достъп до системата за всички свързани устройства, както и възможност за автоматизирани резервни копия и висока степен на сигурност на информацията.
Преносим компютър: Той ще служи като основна работна станция за административния и управленски екип на „Орехеро" ЕООД. Чрез него ще се извършва детайлно бюджетиране на всяко събитие, прецизно финансово планиране, управление на ресурси, генериране на отчети и анализи за ефективността на дейността. Преносимият компютър ще осигури гъвкавост за работа, позволявайки на мениджмънта да управлява процесите както от офиса, така и при необходимост от външни локации, провеждайки събития, презентации или анализи.
Таблет: Таблетът ще бъде мобилната оперативна единица на проекта, предназначен за работа на терен от персонала. Той ще позволи бързо и ефективно обслужване на клиенти на място – за регистрация, проверка на резервации, приемане на мобилни плащания и актуализация на статуси в реално време. Персоналът ще може да достъпва своите задачи, да следи графици и да въвежда информация директно от мястото на събитието, осигурявайки максимална гъвкавост и бързина на реакциите.
Наличен настолен компютър: В допълнение към новозакупената техника, ще бъде ползван и наличен в дружеството настолен компютър. Той ще бъде интегриран в новата система и ще се използва за изпълнение на специфични задачи на фиксирано работно място, например за рецепция, за посрещане на клиенти или за други административни дейности, където мобилността не е приоритет, но стабилният достъп до системата е от съществено значение.
Комбинацията от тези хардуерни елементи – мощен файлов сървър за централизирано управление на данни, гъвкав преносим компютър за детайлни анализи и контрол, мобилен таблет за ефективна работа на терен и използване на налична техника за допълнителни работни места – ще гарантира създаването на една модерна, интегрирана и ефективна ИТ инфраструктура. Тя ще подкрепи изцяло внедряването на иновативната система на Орехеро ЕООД и ще допринесе за значително подобряване на всички бизнес процеси, свързани с тази иновация.
,
Договорена стойност: 16 892.01
,
Отчетена стойност: 0.00
-
Дейност: Внедряване на иновацията - дизайн и програмиране на Интернет сайт и вътрешна система за управление на процесите: Задачите за изпълнение като част от втората основна дейност в изпълнение на проекта, включват изработка на Интернет страница, която ще представи възможностите за организиране на събития и ще съдържа уникалната форма за запитване и резервация, разширена с калкулатор за предварително изчисление на бюджета на планираното събитие. Паралелно ще бъде изготвена и вътрешната система за управление на събития, която ще получава информация автоматично от формата за запитвания и ще се актуализира и управлява активно от екипа, работещ по организирането на събития.
- Интернет страница с описание на услугите и форма за запитване и резервация
Интернет страницата ще представи информация за мястото и възможностите, които предлага за организиране на събития със снимков и видео материал и ще даде възможност на всеки клиент, желаещ да организира събитие да попълни Формата за запитване и резервация, част от която е и уникален калкулатор за изчисление на първоначалната стойност на събитието. Така клиентът получава пълна яснота за това не само дали желаната от него дата е свободна, а и къкъв би бил разходът за планираното събитие. Едва след като види стойността на събитието, клиентът изпраща формата за запитване, която се входира в системата и съответно се получава по мейл от екипа за управление на събития, който преминава към подготовка на оферта и потвърждаване на резервацията.
- Форма за резервация с калкулатор за предварителната стойност на събитието
Формата е разположена на сайта и включва набор от полета, календар за избор на дата и часови диапазон за провеждане, както и калкулатор за изчисляване на стойността на планираното събитие, който работи по предварително въведени и остойностени пера (наем, варианти на менюта за кетеринг, допълнителни услуги), които се променят на база на въведения брой гости. В приложението с разписаната структура на формата е представена настоящата форма за запитване и новите функционалности, които следва да се отразят след приключване на проекта.
- Система за вътрешно управление на събитията
Системата приема всички въведени от формата за запитване и резервация данни, а след потвърждение на офертата към въведените автоматично данни започват да се добавят нови, които могат да бъдат достъпни и за клиента посредством потребителско име и парола. По този начин клиентът следи статуса на своето събитие - бюджет, брой гости, промени в менюто и друти. данните в системата се въвеждат от мениджърите събития като те са отговорни за отразяването на всички промени. Освен пълно описание и данни на клиента, параметри на офертата и проекта, допълнително могат да се добавят различни файлове и документи, свързани с изпълнението - така се генерира своеабразен архив за всеки клиент. Един клиент може да има множество проекти/събития, всяко събитие съдържа своите задачи в хода на изпълнение, разпределени по ангажираните с изпълнението лица. Обединяващият модул за всички ползватели на системата е календарът, който дава информация за всички текущи проекти и планирани събития и се грижи за правилното управление на времето за отдаване на пространството и спестява риска от припокриване на събития и задачи.
- Индивидуален достъп
Индивидуалният достъп се получава от клиента след потвърждаване на офертата (и капариране). Индивидуалният достъп се осъществява през предварително създаден линк, който се генерира директно от системата и който отвежда клиента на подстраница на основния сайт, на тази подстраница клиентът въвежда своето потребителско име и парола и получава достъп до всички предварително въведени от него във формата данни плюс няколко допълнения: актуален брой гости и съответно бюджет, както и достъп до всички допълнителни документи и материали - напр. файл със самата оферта, фактура, снимки от събитието, видео и т.н. Веднъж въведен, клиентът получава достъп до всички организирани събития като вече приключилите остават в архив, а текущите могат да се следят като напредък и статус.,
Договорена стойност: 88 197.84
,
Отчетена стойност: 87 916.64
-
Дейност: Допълнителни услуги, свързани с внедряване на иновацията в бизнес процесите: По време на този етап ще се пусне в действие, както Интернет страницата, така и "скритата" за потребителите част от системата за управление на процесите. Това пускане представлява премахване на паролите за достъп до основния адрес на изработената страница и генериране на индивидуални пароли за достъп до екипа, който ще работи със системата за управление на процесите. Самото пускане в действие е маркиращ момент, ключова дата, която се предшества от сериозна подготовка - техническо подсигуряване и маркетингово планиране, така че след поставеното начало да могат да започнат активните действия по промотирането на мястото и услугите, които то предлага.
3. Пускане в действие
3.1. Осигуряване на необходимото оборудване за пълното функциониране и поддръжка
3.1.1. Закупуване и свързване на компютри, таблети и файлов сървър - предвидената техника включва файлов сървър (позициониран на място), на който ще се съхраняват всички генерирани преди събитията и от събитията материали като снимки и видео, в допълнение два професионални компютъра за цялостно управление на събитията и процесите, свързани с подготовката и за генериране на съдържание и визии плюс един таблет за работа на терен по време на събитията - снимки, управление на музика, менюта и заявки в движение
3.1.2. Подсигуряване на услугите, предоставяни от избраните доставчици - домейни, хостинг, интернет, наем на сървър, техническа поддръжка
3.1.3. Тестване на всички системи и отстраняване на грешки и неизправности
3.2. Маркетингова кампания
3.2.1. Създаване на план за активно поддържане с информация на Интернет страница и всички профили в социалните мрежи с минимална честота на публикуване - веднъж седмично - споделен комуникационен календар, който се подготвя един месец в аванс и се актуализира в началото на всяка седмица
3.2.2. Подготовка на план и бюджетза реклама в Google по клучови думи - прецизиране на уадитория, определяне на бюджет и период на платеното промотиране - за дефиниране на аудиториите се приемат профилите на потребителските персони, а насочването на трафика е към конкретни подстраници на сайта с услуги или активни промоции
3.2.3. Разработване на ключови събития, които да бъдат промотирани с допълнителна реклама в социалните мрежи - едно събитие на тримесечие, което да бъде създадено като отворено за външна публика с цел привличане на повече внимание и интерес и активна промоциа на това събитие в социалните мрежи като за регистрация се използва съществуващата форма за запитване, към която в падащо меню се добавя конкретното събитие (напр. Коледен фест или Великден)
3.2.4. Разработване и изпълнение на PR план на база платени публикации, интервюта и истатии в избрани медии - този етап включва идентифициране на ключови медийни партньорство и формиране на микс от платени и безплатни форми на медийно присъствие за разширяване на периметъра на покритие, целта на тези публикации е да представят мястото за провеждане на събития като локация със съответните услуги и атрибути
3.2.5. Разработване и внедряване на политика за партньорства и отстъпки на база на препоръки, взаимно споделени публикации, общи събития и бранд колаборации - въвеждането на няколко основни константни правила за фиксирани отстъпки към партньори и клиенти и за условията за колаборация - напр. всеки партньор, който ни предостави %отстъпка от продуктите или услугите си, получава същия % отстъпка от нашите услуги и всеки клиент, който иска а използва мястото безплатно може да го направи в замяна на препоръка, довеждане на нов клиент и споделяне в социалните мрежи.,
Договорена стойност: 1 227.11
,
Отчетена стойност: 0.00
|