| Дейности за развитие и укрепване на управленския капацитет чрез реинженеринг на процесите: Развитието на Квят ООД води до разрастване и необходимост от тясно профилиране на работните процеси, така че да се постигне високо ниво на качество на продуктите. Целта на настоящата дейност е чрез реинженеринг на работните процеси да се достигне до фундаментално преосмисляне и пълно препроектиране на бизнес процесите за достигане на коренни подобрения в основните показатели на предприятието.
Реинженерингът в Квят ООД ще бъде извършен чрез методологията "Управлението на бизнес процеси" (ВРМ). Според BPM, работният (бизнес) процес може да се определи като ясно дефинирана последователност от дейности в организацията, ангажиращи хора, оборудване, приложения, информация и др. ресурси, насочени към създаването на продукт, към създаването на стойност със следните основни характеристики: определеност (ясно дефинирани граници, вход и изход); ред (дейности, подредени по определен начин във времето); потребител; добавяне на стойност за получателя; обвързаност с организационната структура; крос-функционалност.
Дейностите, които ще бъдат включени при провеждането на реинженеринг на работни процеси в Квят ООД са:
1. Диагностика и измервания на бизнес процесите
За диагностиката на работните процеси ще бъдат използвани методи като: документално проучване; интервюта и фокус-групи за идентифицирането на основните работни процеси; въпросник (анкетна карта) за идентифициране и анализ на ключовите операции; експертна оценка. Като инструмент за визуализация ще се използва специализиран софтуер. При дефинирането на процесите ще се използват и технологични карти, които описват процесите.
2. Избор на процесите, които ще бъдат изменени и препроектирани вследствие на реинжинеринга
При описването на работните процеси, те ще бъдат разделени в следните основни категории: стратегически процеси; основни процеси и подпроцеси, които са свързани със спецификата на дейността; спомагателни процеси – свързани с административни дейности; контролни процеси. Основният акцент ще бъде върху стратегическите (управленските) процеси, като минимум 5 процеса задължително ще попаднат в групата за препроектиране (вероятно процесите: на планиране и вземане на решения, на организация на ресурсите, на организация на производствения процес, на реализация на продукта и на интернационализация на продукта).
3. Техническо изготвяне на модел на предлаганото решение-визия
Всеки основен процес ще бъде детайлно описан чрез информация, която получава като вход, информация, която предава като изход, отговорни служители/звена, стъпки за изпълнение и време за изпълнение, комуникационни точки между отделните звена, обменяна информация и продукти. Всеки основен процес ще бъде визуално представен чрез използването на специализиран инструмент.
4. Персонализиране на модела спрямо спецификите на Квят ООД
5. Обучение на персонала
Целта на планираното обучение е запознаване и обучение на служителите на с резултатите от проведената диагностика и предложените процеси за реинженеринг.
6. Въвеждане на препроектираните процеси (предписанията от реинженеринга) в дейността на Квят ООД.
Препрограмираните процеси следва да бъдат утвърдени от ръководството на Квят ООД и въведени във фирмената практика. В рамките на срока за изпълнение на проекта, Квят ООД следва да получи документ от фирмата външен изпълнител, извършил реинженеринга на работните процеси, удостоверяващ изпълнението на предписанията от извършения реинженеринг на процесите.
Вследствие на проведения реинженеринг на работните процеси, ще бъде постигнато:
- Подобряване на процесите на управление и организация на дейността (на планиране и вземане на решения, на организация на ресурсите, на организация на производствения процес, на реализация на продукта и на интернационализация на продукта);
- Въвеждане на организационни иновации, които биха могли да бъдат най-разнообразни и подбрани в следствие на направения анализ. |
80 000.00
|
80 000.00
|
| Дейности за насърчаване използването на информационни и комуникационни технологии чрез закупуване на ново оборудване допринасящо за въвеждането на ИКТ базирания софтуер за управление на бизнес процесите: Като част от дейността се предвижда доставката на 1 брой сървър, която е пряко необходима за инсталирането и функционирането на планираната за въвеждане бизнес система. Към настоящия момент компанията не разполага със софтуерни системи или приложения, които да са изисквали наличието на собствен сървър за тяхното поддържане и функциониране.
Бизнес системата, която ще бъде разработена по проекта е първото цялостно решение за управление на процесите в дейността на фирмата, като нейното въвеждане и функциониране ще изисква и набавянето на следното предвидено за закупуване по проекта оборудване (необходимо основно за работата с модул „Работа с периферни устройства и мобилни терминали“ от бизнес системата):
- 15 броя безжичен баркод скенер - предоставя качествено сканиране на бар кодове и е подходящ, както за търговски обекти, така и за големи складови помещения;
- 3 броя безжичен баркод скенер - предназначен за работа в складови условия, където може да бъде монтиран на товарна техника; за устройства със стандартни операционни системи;
- 15 броя етикетен баркод принтер – технически характеристики (8MBSDRAM, 4MB Flash, USB 2.0);
- 2 броя етикетен баркод принтер – технически характеристики (32MB SDRAM, 8MB Flash, RS-232, Centronics, Ethernet,USB 2.0, PS/2 keyboard interface, SD card slot).
Баркод скенерите ще бъдат използвани, както в склада, така и от търговските представители на предприятието в различните градове в страната при извършването на дейностите по продажба.
Предвид стойността на това оборудване ще бъде проведен избор с публична покана. Сървърът ще бъде доставен и инсталиран в базата на компанията в гр. Враца и ще бъде използван за инсталацията, извършването на финалните настройки и последващото функциониране на разработената по предходната дейност бизнес система. Останалото оборудване ще бъде доставено в гр. София, където е основната база и дейност на „Квят“ ООД. |
47 389.74
|
36 241.51
|
| Дейности за насърчаване използването на информационни и комуникационни технологии и услуги чрез разработване и въвеждане на ИКТ базиран софтуер за управление на бизнес процесите: Като част от тази дейност ще бъдат извършени услуги по разработване и внедряване на ИКТ базиран софтуер за управление на бизнес процесите в предприятието (бизнес система), в съответствие с нуждите на „КВЯТ“ ООД да подобри цялостната организация на основните работни процеси, управлението на ресурсите, производствената дейност, взаимоотношенията с доставчиците и всички клиенти на вътрешен и външен пазар. За целта в рамките на настоящата дейност ще бъде проведена процедура за избор на изпълнител на услуга.
Планираната за разработване бизнес система ще включва следните модули и функционалности:
- Модул „Производство” - служи за управление на всеки един от производствените процеси в предприятието като включва функционалности за планиране на поръчките за производство на слънчеви очила/диоптрични рамки, за наличности в склада на материали и суровини към производството на готова продукция, за производствен капацитет, и др.
- Модул „Управление на продажбите“ - включва функционалности за продажби, доставки, склад, номенклатури и администриране. Модулът ще позволи работа с досиета на клиентите на „КВЯТ“ ООД, извършване на всички необходими операции по продажбите и свързани с документи като оферти към клиенти, промени в офертите, регистриране на поръчки, следене на складови наличности, проследяване на изпълнението на поръчките и доставките спрямо обещана дата на изпълнение на дадена поръчка към клиентите.
- Модул „Управление на работата с клиенти“ (CRM) - позволява да се управляват всички досиета на всеки един клиент, да се осъществява комуникация с клиенти (включително чрез текстово записване на проведен разговор), управление на документацията свързани с клиенти, дадена маркетингова стратегия и др.
- Модул „Управление на проекти'' - в този модул може да бъдат зададени бъдещи проекти, да се проследи техният контрол за изпълнение (време, начин на производство/изпълнение, визуализиране на задачи относно организация и реализация на определени проекти/дейности (например свързани с производствения процес, реализация на маркетинговата стратегия и политика, извършване на развойна дейност и т.н.), вкл. отговорни лица, други необходими ресурси, дата, етапи и статус на изпълнение, документи, коментари.
- Модул „Финанси, счетоводство и дълготрайни активи“ - включва функционалности за ускоряване на обработката на всички текущи стойности, както и лесна навигация в бази данни с множество клиенти (издаване на документи като фактури и др., справки, взаимовръзки), с възможност за автоматично генериране на електронни фактури и подаването им към банки и др.
- Модул „Бизнес анализи” – позволява анализ на производство, ресурси, клиенти, продажби и др., като генерира анализи/справки с предложения за подобрения/решения на базата на информация от отделните модули, които ще позволят да бъдат ускорени процесите в управлението на ресурсите, производството, реализацията на продуктите и цялостната дейност на фирмата.
- Модул „Управление на отпадъци” - може да бъде създаден отчет за всеки един отпадък, свързан с дейността на предприятието, който включва информация за сорт, количества, видове, транспортиране и еко-възобновяване.
- Модул „Работа с периферни устройства и мобилни терминали“ - модул за свързване с външни устройства като баркод четци за генериране на данни, фискални принтери, монтирани в производствени поточни линии, което значително намалява рисковете от допускане на човешка грешка. Модулът осигурява възможност и за работа с безжични четци (използвани от търговските агенти, персонала в склада и др.)
След разработване на отделните модули и функционалности на системата изпълнителят ще извърши настройка на системата, инсталиране, финални тестове, изготвяне на потребителска документация, обучение на служителите на „КВЯТ“ ООД за работа със системата като част от дейностите по внедряване на системата. |
215 610.26
|
215 600.00
|
| Дейности за развитие и укрепване на управленския капацитет чрез въвеждане и сертифициране на ISO 9001: Дейността включва предоставяне на услуги oт външни изълнители за въвеждане и сертифициране на система за управление съгласно изискванията на стандарт ISO 9001.
Избраният изпълнител на услугата ще окаже консултации по анализ, разработване и въвеждане на системата за управление, като ще бъдат извършени следните дейности:
а/ Извършване на предварителен анализ на дейността на „Квят” ООД – включва извършването на оценка на настоящото състояние и организация на всички работни процеси в компанията, включително анализ на степента на съответствие с изискванията на системата за управление.
б/ Провеждане на обучения на ръководния и изпълнителския състав на компанията:
- обучение за въведение в СУК съгласно изискванията на стандарт ISO 9001;
- обучение и подготовка на определените служители за използване на документацията на СУК.
в/ Разработване на документите на системата за управление:
- изготвяне и приемане от страна на ръководството на „Квят” ООД на Политика по качеството, цели по качеството, Наръчник по качеството;
- разработване на задължителни и допълнителни процедури, работни инструкции, формуляри др. необходима документация, която ще обхваща всички работни процеси в компанията.
г/ Внедряване на разработената система за управление на качеството: включва прилагане на системата в реални условия и създаване на записи като доказателствен материал за функционирането на системата за управление.
д/ Подготовка и провеждане на вътрешните одити:
- изготвяне на необходимите документи като планове и въпросници за вътрешните одити;
- провеждане на вътрешните одити по процеси и звена.
е/ Подготовка за сертифициране на системата за управление по ISO 9001:
- провеждане на контролен одит;
- коригиращи действия в зависимост от резултатите от контролния одит;
- провеждане на допълнително обучение, в случай, че е необходимо.
Услугата за предварителен анализ, разработване и въвеждане на системата за управление ще стартира веднага след избора на изпълнител.
След въвеждане на система за управление на качеството/СУК/, тя ще бъде сертифицирана по международен стандарт ISO 9001. По този начин ще бъде направена оценка от независима трета страна на въведената система за управление на качеството.
Тази дейност ще бъде реализирана от външна сертифицираща организация, с обособени позиции, както следва:
1.Предварителен сертификационен одит /Етап 1/:
По време на този етап ще бъде направен преглед на разработената документация на системата за управление на качеството, и проверка за степента на готовност за провеждане на одит на Етап 2. Резултатът от одита на този етап може да съдържа констатации и наблюдения изискващи отстраняване на пропуските преди провеждане на Същински сертификационен одит / Етап 2/. Предварителният сертификационен одит ще даде обективна база за установяване готовността на дружеството за провеждане на Същински сертификационен одит /Етап 2/;
2.Същински сертификационен одит /Етап 2/:
По време на този етап ще бъде направено фактическо оценяване на внедряването и ефикасността на системата за управление на качеството. При одита се събират информация и доказателства за съответствие с всички изисквания на стандарт ISO 9001 и свързаните с приложната област на системата законови и други външни изисквания. По време на този етап на база одит на място и интервюиране на представители на дружеството от различни позиции се установява реалното внедряване на изискванията на стандарт ISO 9001:2015 в дейността на дружеството и се събират обективни доказателства /записи/ за същото.
3. Регистрация и издаване на сертификат по стандарт ISO 9001 при положителен резултат от одита.
На база на резултатите от Етап 1 и Етап 2 , сертифициращият орган взема решение по сертификация. Ако резултатите от одита са положителни, се взема положително решение за сертификация, след което сертифициращият орган издава /публикува/ и връчва акредитиран сертификат със срок на валидност три години. |
10 000.00
|
10 000.00
|
