| Кратко описание на проекта |
От създаването си през 2008 г. ТопСистем ЕООД осъществява дейности по изработване, доставка, монтаж, сервиз и поддръжка на вентилационни, климатични, електро и отоплителни инсталации за нуждите на частни лица и на бизнес клиенти.
Настоящето проектно предложение предвижда серия от дейности за развитие на управленския капацитет на ТопСистем ЕООД с цел постигане на по-висок растеж, по-ефективно използване на ресурсите и подобрени експортни позиции посредством използването на специализирани консултантски услуги за реинженеринг на вътрешни процеси и въвеждане на информационни и комуникационни технологии и услуги.
Конкретно с проекта целим да се подобри управленския и организационен капацитет на компанията посредством реорганизация на две групи процеси:
- процесите по организацията на ресурсите и организацията на производствения процес (чрез ERP система)
и
- процесите по взимане на решения и реализация на продуктите/услугите на дружеството, включително и чрез интернационализацията им (чрез BI система под формата на софтуер като услуга).
Проектът предвижда привличането на експертна външна помощ за реинженеринг на процесите и фирмена реорганизация (чрез въвеждане на организационни иновации), чрез които дейността на компанията да бъде процесно оптимизирана и да се подобрят ключови показатели за ефективност, добавена стойност и интернационализация. За да се гарантира устойчивост на резултатите, както и с цел ускоряване и мултиплициране на положителното въздействие на процесните подобрения, се предвиждат дейности по технологичното им обезпечаване - въвеждане на ERP система (за управление на ресурсите) и осигуряване на достъп до комплексна бизнес интелиждънс (BI) система под формата на софтуер като услуга (SaaS).
С изпълнението на проекта компанията ще повиши управленския си капацитет, ще постигне ръст на приходите си от продажби, включително на международния пазар, предоставяйки по-качествени и обхватни услуги.
|
| Дейности |
-
Дейност: Дейност 1: Специализирани консултантски услуги за реинженеринг на процесите в ТОПСИСТЕМ (дейността ще бъде изпълнена чрез възлагане на изпълнението на 1 бр. услуга): Изпълнението на дейността включва възлагане и изпълнение на услуга за реинженеринг на процесите на управление и организация на ТОПСИСТЕМ ЕООД.
Предвиждаме услугата да включва дейности по анализ, измерване и диагностика на бизнес процесите, избор на процеси, които следва да бъдат преосмислени, пре-проектирани или фундаментално изменени с цел оптимизация на ресурсите, повишаване на приходите от продажби, износа, подобряване на процесите и възможностите за верижни продажби, предложение за нови модели на избраните процеси, вкл. представяне на предложение/изисквания за функционалности и технически характеристики на необходимите ИКТ системи за тяхното управление, въвеждане на процесите в дейността на ТОПСИСТЕМ.
Необходимостта от получаване на консултантски услуги се обуславя от следните предпоставки:
1) Процесите по реализация на продуктите и услугите на компанията са неефективни и фрагментирани – продажбите се изпълняват по индивидуални направления, не е създадена добра организация за верижни продажби. В момента продажбите се осъществяват по запитвания на клиенти за конкретни монтажни и ремонтни дейности например на климатични инсталации, без те да са обвързани с продажба на услуги за монтаж, ремонт или обслужване на електро инсталации или монтаж на топло или електро инсталации базирани на възобновяеми енергийни източници. Липсва възможност за проактивност на търговския отдел, поради липсата на качествена информация за пазарните нужди на потребителите, инструменти за анализ на конкурентите, навлизане на нови продукти на пазара и др.
2) В процесите по взимане на решения има място за значителни оптимизации. Подобно на процеса по реализация на продуктите, липсата на достъп до качествена информация за развитието на пазара, продуктите, услугите и конкурентите възпрепятства ръководството на компанията да формира адекватна стратегия за развитие на компанията, да побира надеждни доставчици, да идентифицира рискови и неплатежоспособни клиенти.
3) Процеса по управление на обслужването на с клиенти и анализ на риска се изпълнява локално, анализа на качеството и удовлетвореността на клиентите се затруднява поради липсата на единна система и методика за измерване.
4) Маркетинг усилията на компанията са крайно недостатъчни – онлайн присъствието на компанията е оскъдно, и макар че компанията разполага с вико квалифицирани професионалисти, клиентската база е много слабо развита, а нови клиенти се привличат до голяма степен благодарение на препоръки.
5) Организационната структура на компанията е неефективна. Работата между отделите е затруднена. Подаването на заявки към производствения и монтажния отдел са затруднени. Всички управленски и организационни дейности на оперативно ниво се изпълняват с морално остарели инструменти. Статистика и анализи се правят на база откъслечна и недотам надеждна информация. Необходима е единна система за проследяване на производителността на екипите, изпълнение на заявки (проекти), бюджети и разходи, доставчици и мн. др.
Дейността ще включва следните етапи:
1. Подготовка, съгласуване и одобрение на техническо задание за търсените консултантски услуги вътрешно в компанията;
2. Подготовка на документи за провеждане на процедура „избор с публична покана“ съгласно изискванията на Глава четвърта Специални правила за определяне на изпълнител от бенефициенти на безвъзмездна финансова помощ на ЗУСЕСИФ и ПМС 160 от 01.07.2016 г.
3. Провеждане на процедура за избор на изпълнител
4. Предоставяне на специализирани консултантски услуги за реинженеринг на процесите в ТОПСИСТЕМ.
5. Приемане на услугата, вкл. получаване на документ удостоверяващ изпълнението на предписанията от извършения реинженеринг на процесите.
Изпълнението на дейността завършва с получаването на документ, издаден от организацията, извършила реинженеринга, удостоверяващ изпълнението на предписанията от извършения реинженеринг на процесите.,
Договорена стойност: 68 000.00
,
Отчетена стойност: 67 800.00
-
Дейност: Дейност 2: Услуги по разработване и въвеждане на ИКТ базирано софтуерно решение (ERP система) за подобряване на процесите по организацията на ресурсите и организацията на производствения процес (дейността ще бъде изпълнена чрез възлагане на външен изпълнител на 1 бр. услуга): В рамките на дейността ще бъде възложено създаването на ИКТ базирана (ERP) система, чрез която да се осигурява безпрепятствено изпълнение на пре-проектираните процеси по организацията на ресурсите и организацията на производствения процес, които е възможно да бъдат автоматизирани.
За да се гарантира предоставяне на качествена услуга за разработване и въвеждане на системата, която в максимална степен отговаря на предписанията на консултантите по Дейност 1, екип ръководен от Милен Желязков – ръководител на проекта и управител на ТОПСИСТЕМ, ще разработи техническа спецификация, вкл. минимални изисквания за предоставяната услуга. Тя ще трябва да осигурява всички модули, инструменти, бази и др. необходими за безпрепятствено и удобно изпълнение на организационните процеси в компанията. Ще бъдат поставени изисквания за интеграция на системата с разработваната по Дейност 3 система за бизнес интелиджънс. Ще бъде поставено изрично изискване за разработване на модули или инструменти за управление и организация на процесите, пре-проектирани в етап 1 на Дейност 1, вкл.:
- за управление и организация на търговските процеси, с акцент върху разработване на методика за верижни продажби;
- за управление на продажбите към нови клиенти
- за обслужване на клиенти – външни и вътрешни. Включва както проследяване на изпълнение на договори в срок и в рамките на договорените бюджети, така и координация между отделите – поставени срокове и изисквания за материали и качество, бюджети, времеви, човешки, финансови и др. ресурси.
- управление и организация на маркетинговите активности;
Спецификите в дейността на ТОПСИСТЕМ, които обуславят и конкретни изисквания по отношение на ERP системата (вкл. необходими модули за най-добро управление на процесите и интеграция с други системи) е причина компанията да избере да се възползва от възможността за предоставяне на услуга за разработване на ERP система, вместо да закупи стандартна система.
Етапите на изпълнение са следните:
1. Подготовка, съгласуване и одобрение на техническо задание за услугата;
2. Подготовка на документи за провеждане на процедура „избор с публична покана“ съгласно изискванията на Глава четвърта Специални правила за определяне на изпълнител от бенефициенти на безвъзмездна финансова помощ на ЗУСЕСИФ и ПМС 160 от 01.07.2016 г.
3. Провеждане на процедура за избор на изпълнител
4. Предоставяне на услуги по разработване и въвеждане на системата в офис в гр. Враца
5. Приемане на услугата ,
Договорена стойност: 246 000.00
,
Отчетена стойност: 239 800.00
-
Дейност: Дейност 3: Дейност за услуга по използването на софтуер за управленска система като услуга (BI SaaS) (дейността ще бъде изпълнена с възлагане на 1 бр. услуга): В рамките на дейността се предвижда закупуването на софтуер за бизнес интелиджънс под формата на услуга - модел на доставка, при който софтуерът и асоциираните данни са хоствани централно и са достъпни за с използване на уеб браузър през интернет.
Потребността от въвеждането на подобна BI система произтича от идентифицираните нужди за оптимизация и дори фундаментална промяна на управленските процеси в компанията, по-конкретно на тези по взимане на решения и реализация на продуктите/услугите на дружеството, включително и чрез интернационализацията им.
Най-общо системата следва да осигури достъп до информация, позволяваща анализ и оценка на пазара или съответни сегменти от пазара, анализ и проучвания на корпоративни клиенти, достъп до актуална бизнес информация и данни.
Системата следва да е подходяща за
- Проучвания и анализи – изследване на партньори, анализ на отрасли, региони, идентифициране на възможни доставчици – селекция на компании по определени критерии, управление на доставчиците, анализ на финансовото състояние, управление на риска
- Идентифициране на клиенти – създаване на таргетирани списъци, проследяване на промени при клиенти, управление на отношенията с клиенти, кредитен контрол
- Мониторинг на определени юридически/физически лица – следене на конкуренти, промени по партидата, регулаторни отношения, автоматично известяване
и др.
Информацията следва да се предоставя в удобен за търсене и ползване вид, да съдържа данни от регистри, за съдружници, финансови данни и друга релевантна информация, по възможност с опции за нейното подреждане за специфични бизнес/продажбени цели. Селектираните потенциални клиенти ще трябва да могат да бъдат анализирани по отношение на исторически сведения, медийно отразяване, история на споменавания в регистри с отворени данни и др.
Системата следва да позволява изследване на конкуренцията и постоянна съпоставка спрямо релевантни дружества.
От направеното описание е видно, че предвидената бизнес интелиджънс система би била изключително ценна за подобряване на процесите по продажби, анализ на конкуренцията и възможностите за по-бързо и по-гъвкаво пазарно позициониране за дружеството. Всъщност, най-голямата сила на предвидената за ползване система - актуалността, обхвата и възможността за филтрация на данните, е и основна причина защо е необходимо закупуването ѝ да става под формата на SaaS модел. Противното - например разработка или закупуване на система сама по себе си (без необходимата централизирана поддръжка и постоянно захранване с данни), би редуцирала значително полезността ѝ.,
Договорена стойност: 214 500.00
,
Отчетена стойност: 13 838.70
-
Дейност: Дейност 4: Визуализация на проекта (дейността ще бъде изпълнена от административен персонал и чрез възлагане на изработка на 1 бр. информационна табела): Целта на дейността е да осигури необходимата визуализация и публичност на проекта с цел изпълнение на произтичащите за компанията задължения по силата на Общите условия на договора за безвъзмездна финансова помощ, Насоките за кандидатстване и съответните Регламенти. Дейността ще бъде реализирана чрез предприемането на набор от мерки за информиране и публичност (визуализация), съгласно описанието в „Единния наръчник на бенефициента за прилагане на правилата за информация и комуникация" 2014-2020, с което дружеството и ръководителя на проекта са добре запознати.
В рамките на стандартната дейност на дружеството на сайта http://www.topsystem-bg.com ще бъде поставена новина относно подписания договор и неговите основни условия. Още в първите дни на проекта ще бъдат създадени образци на основни документи с всички необходими реквизити, за да се гарантира че отчетите, документацията, публикациите и др. информационни материали дават информация относно финансовия принос на ЕС и националния бюджет. Също така, в офиса на ТОПСИСТЕМ, в който ще бъде изпълняван проекта ще бъдат поставени информационни табели.
В рамките на тази дейност ще бъде изработена и монтирана по утвърден дизайн от възложителя табела за офиса в гр. София. Така, необходимата информация и публичност ще бъдат осигурени съгласно чл. 8 от Регламент на ЕК №1828/2006 и правилата за визуална идентификация, информиране и публичност (оповестени в актуалното Ръководство за изпълнение на Договори по ОПИК) относно финансовия принос на ЕФРР чрез ОП "Иновации и Конкурентоспособност" 2014-2020.
Дейността ще има три етапа:
Етап 1 – разработване на образци на документи, публикуване на съобщения за изпълнението на проекта на интернет страницата на ТОПСИСТЕМ и др.
Етап 2 - Събиране на три оферти и възлагане на изработка на информационни табели за проекта
Етап 3 - Получаване на материалите за визуализация и поставяне на съответните места - информационни табели в помещенията в гр. София и гр. Враца,
Договорена стойност: 100.00
,
Отчетена стойност: 80.00
|