| Кратко описание на проекта |
Чрез изпълнение на настоящия проект ще бъде удовлетворена потребността на компанията от намиране на адекватно ИКТ базирано софтуерно решение за организация и оптимизиране на бизнес процесите и управлението, а именно - интегрирана система за управление на процесите в пост-продукционната индустрия.
Целевата група по проекта включва всички служители на компанията.
Общата цел на проекта е да се подобрят ефективността и организацията на работните процеси във Фифт Дигрии ООД и конкурентоспособността му на българския и международни пазари чрез внедряване на интегрирана система за управление на процесите в пост-продукционната индустрия, както и чрез въвеждане на система за управление на околната среда.
По проекта са предвидени дейности за придобиване и въвеждане на ИКТ базиран софтуер за управление на бизнес процесите в предприятието, дейности за инвестиции в ново оборудване, допринасящи за въвеждането на ИКТ базирания софтуер, дейности по въвеждане и сертифициране на система за управление на околната среда - ISO 14001 и дейности за визуализация на проекта.
В резултат от изпълнението на проекта, ще се улесни значително изпълнението на всички работни процеси и ще подобри ефективността и цялостното представяне на компанията. Реализацията на проекта ще допринесе за конкурентоспособното развитие на фирмата в много насоки - повишаване на производителността, подобряване на ефективността и оптимизация на работните процеси, подобряване на качеството на предлаганите услуги, увеличаване на нетните приходи от дейността, включително приходите от износ и респективно нарастване на печалбата на фирмата.
|
| Дейности |
-
Дейност: Дейности за развитие и укрепване на управленския капацитет чрез въвеждане и сертифициране на системи за управление на околната среда (EN ISO 14001): Като част от дейността се предвижда да бъдат извършени следните поддейности:
1. Въвеждане на EN ISO 14001;
Въвеждането на ISO 14001 ще подобри вътрешните процеси на фирмата като позволи идентифицирането и оценката на аспектите по отношение на околната среда и по този начин ни помогне да подобрим резултатността си спрямо нея.
Етапите на въвеждане включват:
І. ПРЕГЛЕД НА СЪСТОЯНИЕТО (GAP анализ)
1. Провеждане на преглед на състоянието за установяване съответствието на действащата Система за управление с изискванията на ISO 14001;
ІІ. РАЗРАБОТВАНЕ НА ДОКУМЕНТИ ОТ СИСТЕМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ
1. Разработване на необходимите документи от Системата за управление: Политика; Процедури; Формуляри, чек-листове и други помощни документи; Инструкции; Наръчник
2. Приемане на документите от съвместни екипи.
ІІІ. ВНЕДРЯВАНЕ
1. Провеждане на обучение по внедряване на Системата за управление (на ръководния персонал и на специалистите, отговорни за внедряванетона системата);
2. Оказване съдействие при внедряване на Системата за управление;
3. Изменения в документацията по време на внедряване на Системата за управление;
ІV. ВЪТРЕШЕН ОДИТ (проверка на готовността за сертификация)
1. Извършване на вътрешен одит на Системата за управление и предаване на доклад от одита.
2. Консултиране за провеждане преглед от ръководството.
2. Сертифициране на въведеното в дружеството EN ISO 14001 - включва следните етапи:
І. Подготовка на одита - организацията получава въпросник за самооценка, чрез който се проверява доколко са изпълнени предпоставките за едно сертифициране. Може да бъде проведен предварителен разговор със служителите на сертифициращата организация, за да се обсъдят някои организационни въпроси. На този етап организацията може да поиска провеждане на предварителен одит.
ІІ. Проверка и оценка на документацията на системата за управление – наръчник, процедури, други документи.
ІІІ. Планиране и провеждане на сертификационния одит. В случай че бъдат констатирани критични отклонения от изискванията на стандартите се налага провеждането на допълнителен одит.
ІV. Работа след одита - оценка на коригиращите мерки, изготвяне на доклад.
V. Сертифициране - оценка и утвърждаване на процедурите, изготвяне и регистриране на сертификатите
Валидността на сертификатите е три години като сертифицираното предприятие се проверява под формата на контролни одити веднъж годишно. За издаване на нови сертификати за следващите три години е необходимо провеждането на повторен сертификационен одит.
Предимствата от въвеждането и сертифицирането съгласно ISO 14001 за нашата организация са следните:
- Повишаване на доверието на нашите клиенти и партньори;
- Повишаване на екологичното съзнание на служителите, промяна в мисленето и навиците им и пренасяне на добрите "зелени" практики извън организацията;
- Осъществяване на ефикасен контрол на потреблението на ресурсите, което ще доведе и до намаляване на разходите;
Чрез ISO 14001, всички служители ще бъдат ангажирани по отношение на управлението на отпадъците и физическото състояние на организацията - в т.ч. чистота, разделност при събиране на отпадъците и др. В допълнение, ще се създаде и вътрешен механизъм за самоконтрол в областта на околната среда.
Необходими стъпки за изпълнение на дейността:
1: Избор на изпълнител за консултантските услуги по внедряване и сертифициране на ISO 14001 /месец 1-2 включително/
2. Внедряване на ISO 14001 /месец 3-6 включително/
3. Сертифициране по ISO 14001 /месец 7-8 включително/
,
Договорена стойност: 9 500.00
,
Отчетена стойност: 9 380.00
-
Дейност: Дейности за насърчаване използването на информационни и комуникационни технологии и услуги чрез придобиване и въвеждане на ИКТ базиран софтуер за управление на бизнес процесите в предприятията - интегрирана система за управление на процесите в пост-продукционната индустрия: Като част от дейността ще бъдат извършено придобиване и внедряване на интегрирана система за управление на процесите в пост-продукционната индустрия /ERP система/, отговаряща на нуждите на компанията.
ERP системата ще въведе изцяло нов подход при водене на проектите във Фифт Дигрии ООД чрез автоматизирано управление при създаването на мастър файлове, модерен подход за съхранение на аудио-визуални средства с високо качество, автоматизиран енкодинг на мастър файл в деливъри формат съобразен със строгите изисквания на телевизиите и др. средства за масова информация и реклама, въвеждане и организиране на специфична за индустрията информация свързана с проекта и процеса на създаването му, организация на административни дейности свързани с договори и фактури, създаване на дигитален архив.
Модули на системата:
- Модул за административно управление на проектите чрез потребителски интерфейс;
- Модул за управление на генерирания на мастър файл;
- Модул за паралелен високоскоростен дистрибутиран енкодинг на мастър файл в деливъри файлови формати;
- Модул за административно управление на договори към конкретен проект чрез потребителски интерфейс;
- Модул за административно управление на фактури към конкретен проект чрез потребителски интерфейс.
Инвестицията допринася пряко за изпълнение на целите по проекта, като предимствата на ИКТ базираната система са:
- Автоматизираното създаване на мастър файлове ще доведе до ускоряване на работния процес на всички нива, увеличаване на прецизността и намаляване на грешките
- Автоматизиран енкодинг на мастър файл в деливъри формат ще доведе до многократно ускоряване на работния процес. Клиентите, телевизиите и другите средства за масова информация и реклама имат строги и коренно различни по отношение на техническите параметри изисквания. Неавтоматизираният подход отнема ценно време, както на артистите създаващи тези продукти, така и на екипа занимаващ се с мениджмънта/ управлението на конкретния проект. Това време може да бъде използвано в два основни аспекта. Единият е повишаване на броя на изработваните продукти от екипа, което ще е с положителен ефект по отношение на печалбата на компанията. Другият аспект на въвеждането на автоматизиран енкодинг е спестеното време инвестирано в проверяване на качеството и креативния аспект на създаваните аудио-визуални продукти. Това ще позволи създаване на трайни лоялни взаимоотношения с клиентите, които в дългосрочен план биха могли да доведат до привличане на повече съвместни проекти, нови клиенти или такива с по-големи проекти или проекти с по-голяма печалба.
- Организирането на специфичната за индустрията информация в единна система е изключително важно. Всички данни ще са структурирани и организирани. В краткосрочен план този подход ще доведе до по-добро управление на проектите на тактическо ниво/въведената информация ще помага на мениджърите на проекти да се ориентират по-бързо, да вземат информирани решения и в процеса на водене на преговори и в процеса на изработване и предоставяне на аудио-визуални средства/. В дългосрочен план, събираната информация може да бъде използвана за анализ и стратегическо планиране - за оптимизация на изработваните аудио-визуални продукти и за връзките с клиентите и предлагане на гъвкави взаимно-изгодни модели на сътрудничество.
Вследствие на въвеждането на ИКТ базираната система, ще се въведат редица организационни иновации в дейността и ще се подобрят следните процеси в дружеството:
- процес на планиране и вземане на решения
- процес на организация на ресурсите
- процес на организация на производствения процес/процеса по предоставяне на услуги
- процес на реализация на продуктите/услугите
- процес на интернационализация на продуктите/услугите
Необходими стъпки за изпълнение на дейността:
1: Избор на изпълнител /месец 1-4 включително/
2. Въвеждане на системата /месец 5-18 включително/,
Договорена стойност: 289 000.00
,
Отчетена стойност: 383 365.00
-
Дейност: Дейности за насърчаване използването на информационни и комуникационни технологии и услуги чрез закупуване на ново оборудване, допринасящо за въвеждането на ИКТ базиран софтуер за управление на бизнес процесите в предприятието : За да се обезпечи нормалното функциониране на ERP системата е необходимо наличието на определена ИТ инфраструктура, включваща сървърно оборудване и работни станции. Наличното във фирмата оборудване няма достатъчно свободен капацитет, за да поеме инсталирането и безпроблемно функциониране на системата.
Като част от дейността ще бъде закупено следното оборудване:
- 1 бр. FiberChannel SAN сървър с интегриран софтуер за SAN мениджмънт
Централизираната комуникация на модулите ще се осъществява на този сървър, в него ще се съхраняват мастър файловете от проектите, както и дигиталния архив на системата. Високоскоростен достъп до мастър файловете ще се базира на FiberChannel стандарт, а софтуера за SAN мениджмънт ще позволи паралелен достъп и редактиране от много работни станции и системи едновременно. Тук ще е и централизираната база данни на дигиталния архив и сървърната част на системата.
Наличното сървърно оборудване не е достатъчно като брой и капацитет, за да поеме инсталацията на всички модули и функции на системата. Поради тази причина ще бъде закупено допълнително сървърно оборудване, което да подсигури инсталирането и ефективната работа на цялостната ERP система.
- 2 бр. работни станции за генериране на мастър аудио видео файл
Закупуването на нови работни станции се налага поради високите системни изисквания на системата и необходимостта от включване на софтуерния модул за управление на генерирания мастър файл към самите компютри, което няма как да се осъществи на наличните в компанията компютри. По този начин, работните станции стават високопрофилирани и съобразени със строгите изисквания на клиента.
- 4 бр. аудио видео енкодинг сървъра
Към момента, компанията не разполага с подобен вид сървъри, а те са задължителни при въвеждане на нa ERP системата. С тях многократно ще се подобри процеса на енкодинг; на тях ще се съхранява софтуерния модул за паралелен високоскоростен дистрибутиран енкодинг на мастър файл в деливъри файлови формати.
Необходими стъпки за изпълнение на дейността:
1: Избор на изпълнител /месец 1-4 включително/
2. Доставка и инсталиране /месец 5-7 включително/,
Договорена стойност: 98 411.00
,
Отчетена стойност: 0.00
-
Дейност: Дейности за визуализация на проекта: Фирмата ще предоставя активно информация за проекта, съгласно изискванията за информиране и публичност на програмата. Екипът на проекта ще гарантира прозрачност, достъп до информация и равни възможности за участие в проекта на всички служители. При изпълнение на проекта ще се спазват всички изисквания на Единен наръчник за визуализация 2014-2020, публикуван на интернет страницата на УО. При всички мерки за информация и комуникация, предприети от бенефициента, изрично ще се указва финансирането от фондовете на ЕС на операцията, чрез:
- емблемата на ЕС в съответствие с техническите характеристики, посочени в акта за изпълнение, приет от Европейската комисия, с упоменаване на Европейския съюз; - упоменаване на фонда, който оказва подкрепа на операцията (ЕСФ);
- общото лого за програмния период 2014-2020 г. в съответствие с графичните изисквания и правилата за визуална идентичност.
По време на осъществяването на проекта ще информираме обществеността за получената подкрепа, като:
- включим на уебсайта на фирмата кратко описание на проекта, включително на неговите цели и резултати, като откроим финансовата подкрепа на ЕС; В уебсайта ще бъдат поставени цветни логото на оперативната програма и емблемата на ЕС. На сайта ще бъдат публикувани тръжните документи за провеждане на процедурите за избор на изпълнители по реда на ЗУСЕСИФ и ПМС №160/01.07.2016 г.
- поставим плакат /размер А2/ с информация за проекта, в който се споменава финансовата подкрепа на Европейския съюз. Плакатът ще съдържа: емблемата на ЕС и упоменаването "Европейски съюз"; наименованието на фонда ЕФРР; общото лого на програмен период 2014 - 2020 с наименованието на финансиращата програма ОПИК; наименованието на проекта и главната му цел; общата стойност на проекта, както и размера на европейското и национално съфинансиране; начална и крайна дата на изпълнение на проекта;
- текущо ще информираме медиите за напредъка на проекта и т.н.
На предвидените за закупуване активи ще бъдат поставени информационни стикери на подходящо място на повърхността, с визуализирани емблема на ЕС; упоменаване на „Европейски съюз“; наименованието на съфинансиращия фонд; общото лого за програмен период 2014-2020 г. и номера на договора за безвъзмездна финансова помощ.
Необходими стъпки за изпълнение на дейността:
1: Избор на изпълнител /1-ви месец/
2: Дейности по информиране и публичност /месец 1-18/,
Договорена стойност: 350.00
,
Отчетена стойност: 337.09
|